Pracujesz z domu w Belgii — kiedy dostaniesz zwrot kosztów telepracy i skąd limit 164,21 €?

Pracujesz regularnie z domu w Belgii? Pracodawca może zwracać koszty biura domowego w formie ryczałtu do 164,21 € miesięcznie od 1 września 2026 r., jeśli spełnione są warunki ONSS/RSZi i fiskusa. To limit zwolnionego zwrotu kosztów, nie automatyczna premia należna każdemu pracownikowi od września. Pracodawca może przyznać taki ryczałt — osobno należy ocenić, jakie wydatki faktycznie musi pokryć na podstawie CCTi i uzgodnień.

Kto może otrzymywać ryczałt?

Warunkiem jest strukturalna i regularna praca z domu w wymiarze odpowiadającym średnio co najmniej jednemu dniowi tygodniowo, ocenianemu w skali miesiąca (tak opisuje to także sekretariat socjalny Liantis). Według ONSS może to być np. jeden pełny dzień tygodniowo, dwa półdniowe okresy albo odpowiednio rozłożone godziny. Sporadyczne sprawdzenie służbowej poczty z mieszkania nie wystarcza.

Zasada dotyczy także niepełnych etatów; ONSS nie wymaga automatycznego proporcjonalnego zmniejszenia dopuszczalnej maksymalnej kwoty. Nie przenoś tych reguł mechanicznie na samozatrudnionych lub dyrektorów spółek.

Ile wynosi limit w 2026 r. i co obejmuje?

Według komunikatu sekretariatu socjalnego Liantis (odczyt 09.10.2026), zgodnego z instrukcjami ONSS 2026/3 cytowanymi w źródłach, maksymalna kwota ryczałtu biurowego wynosiła 160,99 € miesięcznie od 1 marca 2026 r., a od 1 września 2026 r. wynosi 164,21 € miesięcznie. Wcześniejsze kwoty według Liantis:

Ryczałt dotyczy m.in. ogrzewania, energii elektrycznej, wody, ubezpieczenia, korzystania z domowej przestrzeni biurowej i zwykłych materiałów biurowych. Od kwoty mieszczącej się w limicie nie płaci się składek ONSS ani podatku, o ile spełnione są warunki i kwoty maksymalne akceptowane przez ONSS i administrację podatkową.

Pracodawca może płacić mniej. Nie wolno bez uzasadnienia wypłacać drugiego ryczałtu za dokładnie te same koszty. Jeśli wypłata przekracza akceptowany limit, potrzebne mogą być dowody rzeczywistych wydatków i odrębna ocena podatkowa oraz składkowa.

Czy internet i komputer rozlicza się dodatkowo?

Według instrukcji ONSS, przy spełnieniu warunków możliwe są osobne kwoty: do 20 € miesięcznie za korzystanie z prywatnego internetu i do 20 € za własny komputer z urządzeniami peryferyjnymi. Dla prywatnego dodatkowego monitora, drukarki lub skanera używanych bez prywatnego komputera istnieje alternatywny system 5 € za urządzenie miesięcznie, maksymalnie 10 € łącznie, z ograniczeniem czasu. Nie sumuj dwóch alternatywnych metod za ten sam sprzęt.

To również limity akceptowane przy rozliczaniu zwrotu, a nie kwoty należne automatycznie każdemu.

Co musi być w porozumieniu o telepracy?

W sektorze prywatnym regularna telepraca (télétravail / telewerk) zasadniczo podlega CCT nr 85. Pisemne uzgodnienie musi istnieć najpóźniej przy rozpoczęciu regularnej telepracy. Powinno opisywać m.in. jej częstotliwość, okresy dostępności, miejsce wykonywania pracy, sposób finansowania sprzętu i łączności, wsparcie techniczne oraz warunki powrotu do pracy w biurze.

SPF Emploi wyjaśnia, że pracodawca odpowiada za zapewnienie niezbędnego wyposażenia oraz koszty połączeń i komunikacji związane z pracą. Korzystanie z własnego komputera może rodzić obowiązek pokrycia odpowiednich kosztów. Nie myl prawnego obowiązku pokrycia wydatków z kwotą maksymalną zwolnienia składkowo-podatkowego.

Jak sprawdzić swoje rozliczenie?

1. Sprawdź umowę i aneks dotyczący telepracy — dni pracy z domu, narzędzia oraz sposób pokrywania kosztów.
2. Zapisz faktyczną częstotliwość telepracy w miesiącu, szczególnie przy zmiennym grafiku.
3. Na pasku wypłaty (fiche de paiei / loonfiche) rozróżnij wynagrodzenie i osobny zwrot kosztów.
4. Ustal, czy pracodawca już zapewnia internet, komputer lub zwraca określone koszty.
5. Jeśli rozliczenie jest niejasne, poproś HR o obowiązującą politykę wydatków i podstawę zastosowanej stawki.

Co zrobić, jeśli…

…pracodawca zapewnia, że każdemu przysługuje 164,21 €?

Wyjaśnij, że to maksymalna kwota ryczałtowa akceptowana przez ONSS, nie jednolite prawo do premii. Indywidualne roszczenie i wysokość zwrotu ocenia się osobno.

…pracujesz z domu jedynie okazjonalnie?

Możesz nie spełniać warunku regularności dla standardowego ryczałtu; konkretne uzasadnione koszty nadal mogą podlegać innym zasadom.

…pracujesz z Polski dla belgijskiej firmy?

Oprócz kosztów telepracy musisz ocenić transgraniczne zasady podatków i składek, możliwy dokument A1i oraz obowiązujące prawo pracy. Ten poradnik dotyczy pracy wykonywanej w Belgii.

Kwoty mogą się zmieniać przez indeksację. Przed rozliczeniem kolejnego roku sprawdź nową tabelę ONSS.