Pamiętaj! Prawo pracy zmienia się regularnie, a niektóre zasady mogą być już częściowo lub całkowicie nieaktualne.
Pracownicy w Belgii mogą otrzymywać różne formy zwrotu kosztów związanych z dojazdem do pracy oraz wykonywaniem obowiązków służbowych poza stałym miejscem zatrudnienia. Zakres i wysokość tych zwrotów zależą od środków transportu, układów zbiorowych oraz regulacji obowiązujących u pracodawcy.
Warto odróżnić dojazdy z domu do pracy (i z powrotem) od przejazdów wykonywanych w trakcie pracy, np. między klientami, budowami lub różnymi miejscami zleceń – ponieważ obowiązują dla nich inne zasady zwrotu kosztów.
Zwrot kosztów dojazdu z domu do pracy
Zasady zwrotu kosztów dojazdu różnią się w zależności od środka transportu oraz sektora. Niektóre sektory mają układy zbiorowe pracy (CCT po francusku / CAO’s po niderlandzku) przewidujące korzystniejsze warunki. Poniżej opisane są reguły ogólne.
Dojazd transportem publicznym
Jeżeli pracownik korzysta z transportu publicznego, pracodawca musi uczestniczyć w pokryciu kosztów dojazdu. Zwrot nie zawsze obejmuje całość kwoty — wysokość zależy od rodzaju transportu.
Pociąg (SNCB/NMBS)
Istnieją dwa systemy:
- Umowa z SNCB/NMBS – System dopłat (tiers-payant / derde-betaler)
– pracodawca pokrywa co najmniej 80% kosztu abonamentu,
– pracownik nie płaci przy zakupie biletu,
– pozostałą część dopłaca państwo. - Bez umowy z SNCB/NMBS
– pracodawca zwraca część kosztów wg stałej tabeli ryczałtowej,
– zwrot zależy od liczby kilometrów.
Transport miejski – autobus, tramwaj, metro
Wyliczenia zwrotu kosztów zależą od rodzaju biletu, z którego korzystasz:
1. Bilet, którego cena rośnie wraz z dystansem (np. autobus, który ma taryfę kilometrową)
W takim przypadku obowiązuje zasada podobna jak przy pociągu.
Pracodawca zwraca część kosztów, ale maksymalnie do 75% ceny biletu.
Przykład:
– bilet miesięczny kosztuje 60 euro,
– pracodawca może zwrócić do 45 euro.
2. Bilet o stałej cenie, niezależnie od przejechanych kilometrów
Niektóre rodzaje biletów mają jedną cenę dla wszystkich odległości.
Wtedy pracodawca zwraca minimum 71,80% ceny.
Przykład:
– bilet kosztuje 50 euro,
– pracodawca zwróci 35,90 euro,
– ale jeśli limit dla danego biletu wynosi np. 32 euro, pracodawca zwróci 32 euro.
3. Dojazdy łączone (pociąg + metro, pociąg + autobus itp.)
Jeśli istnieje jeden wspólny abonament na oba środki transportu, pracodawca rozlicza zwrot tak jak przy pociągu.
Jeśli nie ma wspólnego biletu i trzeba kupić dwa oddzielne, zwrot ustala się według zasad z układu zbiorowego pracy (CCT/CAO’s) — zwykle osobno dla każdego środka transportu.
Dojazd rowerem
Każdy pracownik sektora prywatnego, który regularnie dojeżdża rowerem, ma prawo do dodatku rowerowego indemnité vélo po francusku / fietsvergoeding po niderlandzku.
– stawka ogólna: 0,29 €/km (2025),
– sektor może przewidzieć inną stawkę,
– przysługuje wyłącznie za faktycznie przejechane kilometry,
– pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie, że pokonuje trasę rowerem.
Dojazd samochodem prywatnym
Zwrot kosztów dojazdu prywatnym autem nie jest obowiązkowy, chyba że:
– przewiduje to układ zbiorowy (CCT/CAO’s) sektorowa,
– przewiduje to układ zbiorowy (CCT/CAO’s) w firmie,
– umowa o pracę lub regulamin.
Wysokość zwrotu zależy od ustaleń w danej firmie lub sektorze.
Auto służbowe
W przypadku auta służbowego zasady zwrotów zależą od umowy o pracę i car policy. Zazwyczaj pracodawca pokrywa wszystkie koszty dojazdów związanych z pracą.
Zwrot kosztów podróży służbowych
Zwroty kosztów podróży służbowych obejmują wyjazdy wykonywane w ramach obowiązków służbowych: wizyty u klientów (pomiędzy klientami), wyjazdy na montaż, prace w terenie itp.
Zasady zwrotu zależą od układu zbiorowego (CCT/CAO’s) w danym sektorze oraz regulacji firmowych.
Transport publiczny
– pracodawca zwraca pełną cenę biletu,
– najczęściej pracownik przedstawia bilet lub fakturę,
– możliwe są systemy ryczałtowe przewidziane w regulaminie.
Podróż prywatnym pojazdem
Jeśli pracownik używa własnego samochodu do wykonywania obowiązków służbowych (np. wizyty u klientów, przejazdy między miejscami pracy), pracodawca może wypłacić kilometrówkę, czyli zwrot za każdy przejechany kilometr.
Stawka kilometrówki jest ustalana na poziomie krajowym i regularnie indeksowana.
– w części sektorów aktualizuje się ją co kwartał,
– w pozostałych raz w roku (1 lipca).
W praktyce stawka wynosi około 0,43 EUR za kilometr, niezależnie od rodzaju prywatnego pojazdu.
Dokładną stawkę obowiązującą w danym momencie określają układy zbiorowe (CCT/CAO’s) właściwe dla sektora lub firmy.
Podróż autem służbowym
Jeśli pracownik korzysta z auta służbowego, to pracodawca pokrywa koszty przejazdów.
Podróż służbowa w sektorach z dodatkowymi regulacjami
Niektóre sektory (np. budowlany) posiadają szczegółowe zasady dotyczące:
– ryczałt mobilnościowy (indemnité de mobilité po francusku / mobiliteitsvergoeding po niderlandzku),
– ryczałtów za dojazdy na plac budowy,
– zwrotów za przemieszczanie się między kilkoma miejscami pracy jednego dnia.
W takich przypadkach obowiązują reguły z CCT/CAO’s właściwej komisji parytetowej.
Czym jest ryczałt mobilnościowy?
Ryczałt mobilnościowy (indemnité de mobilité po francusku / mobiliteitsvergoeding po niderlandzku) to dodatkowe, ryczałtowe świadczenie, przyznawane w niektórych sektorach (np. budowlanka, sprzątanie) pracownikom, którzy nie mają stałego miejsca pracy i codziennie dojeżdżają na różne, często odległe lokalizacje.
Nie jest to zwrot kosztów transportu, ale rekompensata za czas spędzony w długiej, zmiennej podróży na miejsce pracy — niezależnie od tego, czy pracownik jedzie własnym autem, firmowym pojazdem czy jedzie z kolegą.
Dodatek ten:
– jest możliwy tylko wtedy, gdy przewiduje go układ zbiorowy danego sektora,
– ma ustawowy limit (od 1 lipca 2024 r. maksymalnie 0,1929 EUR/km),
– jest częściowo zwolniony z podatku i składek, jeśli spełnione są warunki CCT/CAO’s.
To osobne świadczenie — wypłacane obok standardowych zwrotów za dojazdy z domu do pracy.
Praktyczne zasady i różnice między środkami transportu
Transport publiczny (pociąg, autobus, tramwaj, metro)
– zwrot kosztów jest obowiązkowy,
– obejmuje wszystkie formy transportu publicznego,
– sposób obliczania zależy od rodzaju biletu (taryfa kilometrowa, stała cena, bilet łączony),
– przy podróżach służbowych zwracane jest 100% kosztów.
Rower
– dodatek rowerowy jest obowiązkowy dla każdego pracownika sektora prywatnego,
– podstawowa stawka to 0,29 €/km (2025), ale sektor może ustalić wyższą,
– dotyczy wyłącznie faktycznie przejechanych kilometrów.
Samochód prywatny
– zwrot nie jest automatyczny — musi wynikać z CCT, umowy lub regulaminu,
– przy podróżach służbowych stosuje się krajową stawkę kilometrówki (ok. 0,43 €/km),
– stawki są indeksowane kwartalnie lub rocznie w zależności od sektora.
Auto służbowe
– zasady zależą od umowy o pracę i car policy,
– zazwyczaj pracodawca pokrywa pełne koszty przejazdów związanych z pracą,
– nie dotyczy to dojazdów z domu do pracy, jeśli car policy stanowi inaczej.
Sektory z dodatkowymi zasadami mobilności
– w niektórych branżach (np. budowlanej) obowiązują dodatkowe ryczałty, takie jak ryczałt mobilnościowy,
– świadczenia te nie są zwrotem kosztów, lecz rekompensatą za długie i zmienne dojazdy na różne lokalizacje,
– warunki i wysokość są zawsze określane w CCT/CAO’s.