Polski dokument w belgijskim urzędzie — kiedy apostille i tłumaczenie są zbędne?

Gmina, sąd albo inny belgijski urząd prosi cię o polski akt urodzenia, akt małżeństwa lub zaświadczenie o niekaralności? Od 16 lutego 2019 r. w wielu takich sprawach nie potrzebujesz apostille, a tłumaczenia możesz uniknąć dzięki wielojęzycznemu standardowemu formularzowi — FR: formulaire type multilingue, NL: meertalig modelformulier. Zasady wynikają z rozporządzenia UE 2016/1191 i dotyczą dokumentów urzędowych wydanych w jednym państwie UE i przedstawianych urzędowi innego państwa UE.

Poradnik dotyczy polskich dokumentów urzędowych składanych w belgijskich urzędach. Nie obejmuje dyplomów, pełnomocnictw notarialnych ani dokumentów firmowych i nie rozstrzyga indywidualnych spraw.

Czy belgijski urząd może żądać apostille na polskim dokumencie?

W dziedzinach objętych rozporządzeniem — nie. Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP pisze wprost: „Organy państw członkowskich UE nie mogą wymagać apostille na niektórych dokumentach wydanych w innym państwie UE”.

Apostille (FR i NL: apostille) to poświadczenie, że podpis i pieczęć na dokumencie pochodzą od właściwego urzędu. W relacjach Polska–Belgia zastępuje go mechanizm unijny: urząd przyjmujący dokument nie żąda apostille, a gdy ma uzasadnione wątpliwości co do autentyczności, może je sprawdzić u polskiego urzędu przez unijny system wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI).

Jakich dokumentów to dotyczy?

Zwolnienie z apostille obejmuje dokumenty urzędowe dotyczące:

• urodzenia, zgonu i pozostawania przy życiu;
• imienia i nazwiska;
• małżeństwa, w tym zdolności do zawarcia małżeństwa i stanu cywilnego;
• rozwodu, separacji i unieważnienia małżeństwa;
• zarejestrowanego związku partnerskiego (zdolność do zawarcia, status, rozwiązanie);
• pochodzenia dziecka i przysposobienia (adopcji);
• miejsca zamieszkania lub pobytu;
• obywatelstwa;
• braku wpisu w rejestrze karnym (zaświadczenie o niekaralności);
• prawa do głosowania i kandydowania w wyborach lokalnych i do Parlamentu Europejskiego.

Możesz przedstawić oryginał albo uwierzytelniony odpis — jeśli belgijska procedura dopuszcza kopię zamiast oryginału, urząd musi przyjąć kopię uwierzytelnioną w państwie, które wydało dokument, czyli w Polsce.

Czego zwolnienie nie obejmuje?

Rozporządzenie nie wymienia m.in. dyplomów i świadectw szkolnych, aktów notarialnych, pełnomocnictw ani dokumentów handlowych. Do takich dokumentów zasady unijne opisane w tym poradniku się nie stosują. MSZ RP wyjaśnia na przykład, że:

• apostille na dokumentach ze studiów nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA);
• na świadectwach szkolnych — kurator oświaty, a na świadectwach dojrzałości — dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej;
• dokument notarialny trzeba najpierw poświadczyć we właściwym sądzie okręgowym, a dokument sądowy — u prezesa właściwego sądu okręgowego; dopiero potem składasz wniosek o apostille w MSZ;
• dokumenty dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych w ogóle nie podlegają apostille.

Czy belgijski urząd wymaga apostille na takim dokumencie, sprawdź u tego urzędu. Opłata skarbowa za apostille w MSZ wynosi 60 zł za każdy dokument.

Czy polski dokument trzeba przetłumaczyć?

Tłumaczenie nie jest potrzebne, jeśli dokument jest w języku, który belgijski urząd przyjmuje. Polski akt czy zaświadczenie jest jednak po polsku, więc masz dwie możliwości:

1. Dołącz wielojęzyczny standardowy formularz — wtedy urząd może zażądać tłumaczenia tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy nie jest w stanie zrozumieć treści dokumentu.
2. Przedstaw tłumaczenie poświadczone — jeśli urząd go wymaga, musi przyjąć tłumaczenie poświadczone wykonane w dowolnym państwie UE, a więc także przez polskiego tłumacza przysięgłego.

Uwaga: urząd nie może żądać apostille na samym dokumencie objętym rozporządzeniem, ale w wyjątkowej sytuacji może poprosić o tłumaczenie mimo formularza. Formularz nie jest więc gwarancją, że tłumaczenie nigdy nie będzie potrzebne.

W jakim języku musi być tłumaczenie?

To zależy od tego, gdzie leży urząd. Według informacji, które Belgia przekazała Komisji Europejskiej:

Nie zakładaj więc, że każdy urząd w Belgii przyjmie dokument po francusku albo po niderlandzku. Przed zamówieniem tłumaczenia zapytaj urząd, w jakim języku go potrzebuje.

Czym jest wielojęzyczny standardowy formularz?

To urzędowy załącznik do dokumentu, który pełni rolę tłumaczenia pomocniczego. Ma ustandaryzowane pola w językach UE, dzięki czemu belgijski urzędnik odczyta najważniejsze dane bez tłumacza.

Pamiętaj, że:

• formularz nie jest samodzielnym dokumentem — przedstawiasz go zawsze razem z dokumentem, do którego go wydano;
• wydaje go urząd, który wydaje dokument — o formularz prosisz w Polsce, nie w Belgii;
• formularz nie istnieje do każdego dokumentu; portal Your Europe udostępnia bazę, w której sprawdzisz, kiedy w danym kraju można o niego wnioskować.

Jak go zamówić w Polsce?

W przypadku aktów stanu cywilnego wniosek składasz w urzędzie stanu cywilnego (USC). Przykład Warszawy:

• formularz wydaje się do odpisów skróconych aktów stanu cywilnego;
• opłata za formularz wynosi 17 zł, a za odpis skrócony 22 zł (odpis zupełny: 33 zł; w wymienionych w karcie sprawach odpis jest bezpłatny);
• wniosek o odpis złożysz w dowolnym USC w Polsce, pocztą albo elektronicznie (profil zaufany lub podpis kwalifikowany);
• formularza wielojęzycznego nie zamówisz przez internet — według karty warszawskiego USC o odpis z formularzem trzeba wnioskować osobiście w urzędzie albo pocztą;
• wniosek mogą złożyć m.in. osoba, której dotyczy akt, małżonek, rodzice, dzieci, rodzeństwo i przedstawiciel ustawowy; inne osoby muszą wykazać interes prawny.

Zamawiając odpis, od razu poproś o odpis skrócony z wielojęzycznym standardowym formularzem. Przy innych dokumentach, np. zaświadczeniu o niekaralności, zapytaj instytucję wydającą, czy może dołączyć formularz.

Czy belgijski urząd musi uznać skutki dokumentu?

Nie zawsze. Zasady unijne dotyczą tylko autentyczności dokumentu, a nie uznania jego skutków prawnych. Komisja Europejska podaje przykład: urząd nie może żądać apostille na akcie małżeństwa osób tej samej płci, ale państwo, które takich małżeństw nie uznaje, nie musi uznać skutków tego małżeństwa.

W praktyce oznacza to, że urząd nie może kwestionować dokumentu tylko z powodu braku apostille, ale o skutkach — np. czy dane z aktu zostaną wpisane do belgijskich rejestrów — decyduje według prawa właściwego dla sprawy.

Krok po kroku: jak przygotować polski dokument dla belgijskiego urzędu

1. Zapytaj urząd, jakiego dokumentu potrzebuje (np. odpis skrócony czy zupełny) i czy ma wymagania co do daty jego wydania.
2. Sprawdź, czy dokument mieści się w dziedzinach z listy powyżej.
3. Zamów w Polsce dokument i — gdy to możliwe — wielojęzyczny standardowy formularz.
4. Jeśli formularza nie ma albo urząd w wyjątkowej sytuacji żąda tłumaczenia, zamów tłumaczenie poświadczone na język właściwy dla urzędu. Może je wykonać tłumacz przysięgły z Polski, z Belgii lub z innego państwa UE.
5. Złóż oryginał (albo kopię uwierzytelnioną w Polsce, jeśli procedura dopuszcza kopię) razem z formularzem lub tłumaczeniem.

Przykład: polski akt urodzenia do ślubu w Belgii

Belgijska gmina prosi o polski akt urodzenia do procedury zawarcia małżeństwa. Akt urodzenia należy do dokumentów objętych rozporządzeniem, więc apostille nie jest potrzebna. Zanim zamówisz dokumenty, zapytaj urząd stanu cywilnego w gminie:

1. czy przyjmie odpis z wielojęzycznym standardowym formularzem;
2. w jakim języku ma być ewentualne tłumaczenie;
3. czy potrzebuje odpisu zupełnego czy skróconego;
4. czy dokument nie może być starszy niż określona liczba miesięcy.

Pamiętaj, że apostille, legalizacja i tłumaczenie poświadczone to trzy różne formalności. Zwolnienie z apostille nie oznacza automatycznie zwolnienia z tłumaczenia.

Co zrobić, gdy urząd mimo to żąda apostille?

• Zapytaj spokojnie, czy urzędnik zna rozporządzenie (UE) 2016/1191, stosowane od 16 lutego 2019 r.
• Wskaż, że chodzi o dokument z listy dziedzin objętych rozporządzeniem, i pokaż informację Komisji Europejskiej ze strony Your Europe (dostępna m.in. po francusku i niderlandzku — linki w źródłach).
• Przypomnij, że przy wątpliwościach co do autentyczności urząd może sprawdzić dokument przez system IMI.
• Jeśli urząd podtrzymuje żądanie, poproś o informację na piśmie i skorzystaj z pomocy, którą wskazuje portal Your Europe.

Uwaga: jeżeli dokument nie jest objęty rozporządzeniem (np. dyplom lub pełnomocnictwo), żądanie apostille może być uzasadnione.

Gdzie te zasady przydadzą się najczęściej?

• Przy pierwszej rejestracji w gminie — zobacz Pierwsza rejestracja po przyjeździe do Belgii – krok po kroku.
• Przy zameldowaniu małżonka lub dzieci — zobacz Zameldowanie członków rodziny dołączających później do osoby już mieszkającej w Belgii.
• Przy wniosku o obywatelstwo — zobacz Nabycie obywatelstwa belgijskiego – osoba pełnoletnia mieszkająca w Belgii co najmniej 5 lat.
• Gdy potrzebujesz dokumentu w odwrotnym kierunku — zobacz Belgijskie zaświadczenie o niekaralności — model 595, 596-1 czy 596-2?.