Nowy polski paszport lub dowód osobisty, gdy mieszkasz w Belgii — gdzie złożyć wniosek i ile zapłacisz?

Jeżeli mieszkasz w Belgii i potrzebujesz nowego polskiego paszportu, złożysz wniosek osobiście w Wydziale Konsularnym i Polonii Ambasady RP w Brukseli, po wcześniejszej rezerwacji wizyty w systemie e-Konsulat. Paszport dla dorosłego kosztuje tam od 1 stycznia 2026 r. 140 euro, a odbierasz go w tym samym urzędzie. Dowodu osobistego konsul nie wydaje — wniosek o dowód złożysz tylko w Polsce, w dowolnym urzędzie gminy, i tam też go odbierzesz.

Poradnik jest dla polskich obywateli mieszkających w Belgii, w tym rodziców, którzy chcą wyrobić dokument dziecku.

Gdzie złożyć wniosek o paszport w Belgii?

Okręg konsularny obejmujący całe Królestwo Belgii obsługuje:

• Wydział Konsularny i Polonii Ambasady RP w Brukseli
• adres: Rue des Francs 28 / Frankenstraat 28, 1040 Bruksela
• e-mail: [email protected]

Ustawa pozwala złożyć wniosek o paszport u dowolnego konsula albo dowolnego wojewody w Polsce. Możesz więc złożyć wniosek także w punkcie paszportowym w Polsce, ale wtedy odbierzesz paszport w Polsce — urząd w kraju nie wysyła paszportów za granicę. W Polsce obowiązują też inne opłaty (w złotych) niż w konsulacie.

Konsul honorowy nie wydaje paszportów. Na stronie ambasady nie znaleźliśmy informacji o dyżurach paszportowych poza Brukselą.

Jak umówić wizytę?

Wizyta w sprawie paszportu wymaga wcześniejszej rezerwacji w systemie e-Konsulat. Wnioski przyjmowane są w godzinach wizyt zarezerwowanych:

Wydział jest nieczynny w dni wolne od pracy — ich listę na 2026 r. podaje strona ambasady. Ogólne pytania o paszporty możesz zadać w Centrum Informacji Konsularnej: +32 2 789 36 00 (dni robocze, 9:00–17:00). W sprawie już rozpoczętej w konsulacie dzwoń pod +32 2 780 45 02 (dni robocze, 14:00–16:00).

Co zabrać na wizytę?

Wniosek wypełnia pracownik konsulatu w systemie elektronicznym, a ty podpisujesz go na tablecie. Nie przygotowujesz papierowego formularza. Przynieś:

• kolorowe zdjęcie biometryczne — bez niego albo ze zdjęciem niezgodnym z wymogami wniosek nie zostanie przyjęty;
• ważny paszport lub ważny dowód osobisty (jeśli masz), który potwierdza tożsamość i polskie obywatelstwo;
• dokument uprawniający do zniżki — jeśli chcesz zapłacić obniżoną opłatę (np. legitymacja ucznia lub studenta, dokument emeryta albo rencisty, Karta Dużej Rodziny);
• kartę płatniczą albo gotówkę na opłatę.

Przy wątpliwościach co do tożsamości lub obywatelstwa konsul może poprosić o dodatkowe dokumenty. Od osób, które ukończyły 12 lat, pobiera się podczas wizyty odciski palców.

Jakie zdjęcie?

Zdjęcie ma mieć wymiary 35 × 45 mm, być wykonane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku, na jednolitym jasnym tle. Patrzysz na wprost, z zamkniętymi ustami, bez nakrycia głowy i bez ciemnych okularów. Twarz ma zajmować 70–80% zdjęcia. Wyjątki (np. nakrycie głowy ze względów religijnych, ciemne okulary przy wadzie wzroku) wymagają dodatkowego dokumentu. Zdjęcie małego dziecka (do 5 lat) nie musi spełniać wszystkich wymogów dotyczących wyrazu twarzy i spojrzenia. Szczegóły pokazuje strona Zdjęcie do dowodu lub paszportu.

Ile kosztuje paszport w konsulacie w 2026 r.?

Opłaty konsularne ustala rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych. Nowa taryfa obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Płacisz w konsulacie przy składaniu wniosku, kartą albo gotówką.

Ważne zasady:

• Zniżka przysługuje tylko wtedy, gdy pokażesz dokument potwierdzający uprawnienie przy składaniu wniosku. Jeśli masz kilka uprawnień, korzystasz tylko z jednego.
• Prawo do zniżki dla emerytów, rencistów i osób z niepełnosprawnością ustawa odnosi do polskich przepisów. Jeśli masz tylko dokument belgijski (np. belgijską emeryturę albo belgijską legitymację studencką), zapytaj w Centrum Informacji Konsularnej przed wizytą, czy konsul go uzna.
• Nie płacisz m.in. przy wymianie paszportu z powodu wady technicznej lub błędnej personalizacji stwierdzonej przez urząd albo w związku z usunięciem niezgodności danych w rejestrze PESEL przed upływem ważności paszportu.
• Po złożeniu wniosku opłata nie podlega zwrotowi.

Jak długo czeka się na paszport i jak go odebrać?

Termin nie jest stały. Przy składaniu wniosku pracownik konsulatu poda ci przewidywaną datę odbioru i wyda potwierdzenie z numerem wniosku. Tym numerem sprawdzisz online, czy paszport jest gotowy. Dla wniosków składanych przez internet dla dzieci konsulat podaje orientacyjnie około 4–6 tygodni.

Odbiór:

1. Przyjdź osobiście do urzędu, w którym złożyłeś wniosek — w godzinach odbioru, bez rezerwacji.
2. Przynieś dotychczasowy paszport (albo paszport tymczasowy). Zostanie unieważniony i fizycznie anulowany; strony z ważnymi wizami zostają, a dokument dostajesz z powrotem.
3. Sprawdź dane w nowym paszporcie przy odbiorze.

Konsul może na twoją prośbę odstąpić od osobistego odbioru i wysłać paszport pocztą lub kurierem — w uzasadnionych przypadkach, zwłaszcza gdy dojazd do urzędu jest szczególnie utrudniony. Poproś o to przy składaniu wniosku. Koszt przesyłki pokrywasz ty, a stary paszport zostanie unieważniony przed wysyłką. Paszport otrzymany przesyłką musisz sam aktywować online, podając serię i numer paszportu oraz 16-cyfrowy numer wniosku.

Paszport osoby, która ukończyła 12 lat, jest ważny 10 lat, a dziecka poniżej 12 lat — 5 lat.

Gdy potrzebujesz dokumentu wcześniej

Jeżeli przed odbiorem paszportu musisz wyjechać, możesz złożyć dodatkowy wniosek o paszport tymczasowy na czas oczekiwania (opłata 20 €). Jest ważny najwyżej 365 dni. Przed podróżą sprawdź, czy kraj docelowy wpuszcza na paszport tymczasowy. Utratę i kradzież dokumentów opisujemy osobno.

Paszport dla dziecka

Zgoda obojga rodziców

Na paszport dla dziecka potrzebna jest zgoda matki i ojca (albo opiekuna prawnego lub kuratora). Najprościej, gdy oboje rodzice przychodzą na wizytę i podpisują wniosek na tablecie. Jeśli przychodzi tylko jeden rodzic, drugi może wyrazić zgodę:

• na piśmie z podpisem poświadczonym przez notariusza — oryginał trzeba dostarczyć do konsulatu (np. pocztą); skan wysłany e-mailem nie wystarczy;
• elektronicznie — pismem z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym;
• przez e-usługę Wyraź zgodę na wydanie paszportu;
• osobiście u dowolnego konsula albo w dowolnym urzędzie paszportowym w Polsce.

Zgoda nie jest potrzebna od rodzica pozbawionego władzy rodzicielskiej albo gdy sąd ją zawiesił lub ograniczył w tym zakresie — wtedy przynosisz orzeczenie sądu. Gdy rodzice się nie zgadzają albo nie da się uzyskać zgody jednego z nich, potrzebne jest orzeczenie sądu rodzinnego zastępujące zgodę. Konsulat zaznacza, że nie wystarczy orzeczenie, że dziecko mieszka z jednym z rodziców. Zgoda albo orzeczenie są podstawą wydania jednego paszportu.

Dziecko urodzone w Belgii — najpierw PESEL

Dziecko nie dostanie paszportu bez numeru PESEL, a PESEL nadaje się na podstawie polskiego aktu urodzenia. Jeśli dziecko urodziło się w Belgii i nie ma jeszcze polskiego aktu, najpierw przeprowadź transkrypcję belgijskiego aktu urodzenia (w urzędzie stanu cywilnego w Polsce albo za pośrednictwem konsula). O nadanie PESEL występuje konsul przy składaniu wniosku paszportowego w urzędzie — dlatego pierwszy paszport takiego dziecka złożysz osobiście, a nie przez internet.

Wizyta i obecność dziecka

• Rodzic przynosi zdjęcie dziecka, dokument dziecka (jeśli ma) oraz własny ważny paszport lub dowód osobisty.
• Dziecko, które nie ukończyło 5 lat, nie musi być obecne przy składaniu wniosku.
• Paszport dziecka odbiera jeden z rodziców. Obecność dziecka przy odbiorze nie jest wymagana, jeśli nie ukończyło 5 lat albo było obecne przy składaniu wniosku.

Wniosek przez internet dla dziecka do 12 lat

Jeśli dziecko ma już PESEL i nie ukończyło 12 lat, rodzic może złożyć wniosek bez wizyty, przez e-usługę Uzyskaj paszport dla dziecka. Potrzebujesz profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego albo podpisu osobistego z e-dowodu, cyfrowego zdjęcia dziecka i zgody drugiego rodzica. Opłatę 45 € wpłacasz przelewem na konto ambasady podane na stronie konsulatu, z imieniem i nazwiskiem dziecka w tytule. Paszport odbierasz w Brukseli. Dziecko w wieku 5–12 lat musi przyjść na odbiór razem z rodzicem.

Dowód osobisty, gdy mieszkasz w Belgii

Konsul nie przyjmuje wniosków o dowód osobisty i go nie wydaje. Dowody wydają wyłącznie urzędy gmin w Polsce. Wszystkie dowody wydawane od 4 marca 2019 r. to e-dowody z warstwą elektroniczną — nie ma osobnej procedury dla „zwykłego” dowodu za granicą.

Jak to załatwić:

• W urzędzie: złóż wniosek osobiście w dowolnym urzędzie gminy w Polsce, niezależnie od adresu zameldowania.
• Przez internet (gov.pl z profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-dowodem, albo w aplikacji mObywatel): wybierasz urząd gminy, a potem w ciągu 30 dni musisz się tam zgłosić, by złożyć odciski palców i podpis (nie dotyczy wniosku dla dziecka do 12 lat). Bez tej wizyty wniosek pozostaje bez rozpoznania. Według gov.pl od 1 stycznia 2026 r. tę sprawę przez internet załatwisz tylko za pośrednictwem e-Doręczeń, więc przygotuj wcześniej adres do e-Doręczeń.
• Termin: dowód wydaje się nie później niż w ciągu 30 dni od złożenia wniosku w urzędzie (przy wniosku internetowym — od wizyty, na której złożysz odciski palców), z możliwością przedłużenia w szczególnych przypadkach.
• Odbiór: osobiście w tym samym urzędzie gminy. Dowodu nie odbierzesz w konsulacie, a sam pobyt za granicą nie uzasadnia odbioru przez pełnomocnika.
• Opłata: dowód osobisty jest bezpłatny.

W praktyce potrzebujesz co najmniej dwóch wizyt w tym samym urzędzie gminy w Polsce: przy składaniu wniosku (albo odcisków palców) i przy odbiorze — najpóźniej po 30 dniach, jeśli termin nie zostanie przedłużony. Zaplanuj je pod dłuższy pobyt w Polsce.

Obowiązek posiadania dowodu dotyczy pełnoletnich obywateli mieszkających w Polsce. Mieszkając w Belgii, możesz mieć dowód, ale nie musisz. Polski dowód potwierdza tożsamość i uprawnia do przekraczania granic państw UE i EOG oraz państw, które uznają go za wystarczający dokument podróży. Do pozostałych krajów potrzebny jest paszport.

Utratę lub uszkodzenie dowodu możesz za granicą zgłosić w konsulacie (bez rezerwacji), ale nowy dowód i tak wyrobisz w Polsce.

Zmiana nazwiska lub innych danych

Jeżeli zmieniły się twoje dane, np. nazwisko po ślubie zawartym w Belgii, musisz niezwłocznie wymienić paszport. Dotychczasowy paszport traci ważność po 120 dniach od wpisania zmiany do rejestru PESEL. Zanim złożysz wniosek o polski dokument z nowymi danymi, zarejestruj w Polsce zagraniczne zdarzenie stanu cywilnego (np. transkrypcja belgijskiego aktu małżeństwa).

Ważny polski dokument tożsamości przyda się też w sprawach w belgijskiej gminie. Zobacz: pierwsza rejestracja po przyjeździe do Belgii oraz karta pobytu EU i EU+.

Co sprawdzić przed wizytą w konsulacie?

• Czy masz rezerwację w e-Konsulacie na sprawę paszportową.
• Czy zdjęcie ma nie więcej niż 6 miesięcy i spełnia wymogi.
• Czy masz ważny dokument tożsamości i dokument uprawniający do zniżki.
• Przy paszporcie dziecka: PESEL dziecka, obecność obojga rodziców albo zgoda drugiego rodzica w wymaganej formie.
• Czy planujesz podróż przed odbiorem — wtedy rozważ paszport tymczasowy.