Sprowadzenie ciała lub urny z Belgii do Polski — dokumenty, kolejność i konsulat

Zakres terytorialny: ten poradnik dotyczy formalności przy zgonie i wywozie z całej Belgii. Bruksela pojawia się dlatego, że mieści się tam właściwy Wydział Konsularny Ambasady RP, a nie dlatego, że procedura jest ograniczona do Regionu Brukselskiego.

Jeżeli bliska osoba zmarła w Belgii i ma zostać pochowana w Polsce, formalności najlepiej prowadzić w tej kolejności: najpierw uzyskać zezwolenie właściwego starosty lub prezydenta miasta w Polsce, potem skompletować belgijskie dokumenty i złożyć wniosek o zaświadczenie w Wydziale Konsularnym Ambasady RP w Brukseli.

Procedura dla trumny i dla urny nie jest identyczna. Nie wysyłaj dokumentów „na próbę” — brak jednego z wymaganych zaświadczeń może zatrzymać transport.

Od czego zacząć po zgonie w Belgii?

Najpierw ustal trzy rzeczy:

• gdzie w Polsce odbędzie się pochówek;
• czy do Polski będzie przewożone ciało w trumnie, czy urna z prochami;
• kto zajmie się transportem — rodzina czy upoważniony zakład pogrzebowy.

Miejsce planowanego pochówku w Polsce jest ważne, bo wskazuje urząd właściwy do wydania zezwolenia.

Krok 1: uzyskaj zezwolenie w Polsce

Na sprowadzenie zwłok lub szczątków z zagranicy do Polski potrzebne jest zezwolenie starosty właściwego dla miejsca pochówku. W określonych miastach zadanie wykonuje prezydent miasta.

Z wnioskiem może wystąpić rodzina osoby zmarłej albo upoważniony zakład pogrzebowy.

Organ wydaje zezwolenie po porozumieniu z właściwym państwowym powiatowym inspektorem sanitarnym.

Nie wybieraj urzędu według ostatniego adresu zmarłego w Polsce, jeżeli pogrzeb będzie w innym miejscu. Liczy się planowane miejsce pochówku.

Krok 2: przygotuj dokumenty z Belgii

Po uzyskaniu polskiego zezwolenia trzeba przygotować dokumenty wymagane przez konsulat. Ich lista zależy od tego, czy przewożone jest ciało, czy urna.

Jeśli przewożone jest ciało

Wydział Konsularny Ambasady RP w Brukseli wymaga m.in.:

• zezwolenia na pochówek wydanego w Polsce;
• odpisu aktu zgonu;
• belgijskiej zgody na wywiezienie zwłok — Laisser-passer mortuaire;
• Certificat de mise en bière, czyli zaświadczenia dotyczącego prawidłowego umieszczenia i zabezpieczenia ciała w trumnie zgodnie z wymaganiami transportowymi.

Belgijski laisser-passer mortuaire jest obsługiwany przez system wskazany przez Ambasadę RP.

W praktyce profesjonalny zakład pogrzebowy zwykle pomaga uzyskać dokumenty techniczne dotyczące trumny i transportu. Rodzina powinna jednak sprawdzić, czy wszystkie dokumenty są gotowe przed wyjazdem.

Jeśli przewożona jest urna

Dla urny konsulat wymienia:

• zezwolenie na pochówek wydane w Polsce;
• odpis aktu zgonu;
• zaświadczenie o kremacji;
• zgodę władz miejscowych na transport urny.

Zaświadczenie o kremacji może być przedstawione w języku francuskim, niderlandzkim lub niemieckim zgodnie z instrukcją placówki w Belgii.

Nie używaj checklisty dla trumny jako checklisty dla urny i odwrotnie.

Krok 3: złóż wniosek w polskim konsulacie w Brukseli

Zaświadczenie potrzebne do sprowadzenia zwłok lub prochów do Polski wydaje właściwy urząd konsularny RP.

W Belgii sprawę prowadzi Wydział Konsularny Ambasady RP w Brukseli.

Dokumenty można złożyć:

• osobiście;
• listownie.

Jeżeli formalności prowadzi zakład pogrzebowy, upewnij się, że posiada odpowiednie upoważnienie i dokładnie ustal, które dokumenty składa za rodzinę.

Ile kosztuje zaświadczenie konsularne?

Według aktualnej instrukcji Ambasady RP w Belgii opłata za wydanie zaświadczenia wynosi 60 euro.

Jeżeli dokument ma zostać odesłany pocztą, pobierana jest dodatkowa opłata 10 euro.

To wyłącznie opłata konsularna. Nie obejmuje kosztu:

• zakładu pogrzebowego;
• trumny lub urny;
• transportu drogowego lub lotniczego;
• tłumaczeń, jeżeli są potrzebne w innych etapach sprawy;
• dodatkowych usług lokalnych w Belgii.

Ile trwa wydanie zaświadczenia?

Konsul ma wydać zaświadczenie niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od złożenia wniosku.

Termin ten dotyczy czynności konsularnej po złożeniu kompletnego wniosku. Nie oznacza, że cała organizacja transportu z Belgii do Polski potrwa trzy dni.

Najwięcej czasu może zająć wcześniejsze uzyskanie dokumentów po stronie polskiej i belgijskiej.

Jakie dokumenty zachować?

Zrób kopię lub skan co najmniej:

• aktu zgonu;
• polskiego zezwolenia na sprowadzenie i pochówek;
• dokumentów belgijskich;
• zaświadczenia konsularnego;
• pełnomocnictwa dla zakładu pogrzebowego;
• faktur za transport i usługi;
• korespondencji z ubezpieczycielem.

Oryginałów wymaganych do przewozu nie oddawaj bez potwierdzenia, kto będzie je posiadał podczas transportu.

Czy konsulat organizuje i opłaca transport?

Nie.

Konsulat wydaje wymagane zaświadczenie i informuje o procedurze, ale nie finansuje transportu i nie wybiera za rodzinę zakładu pogrzebowego ani miejsca pochówku.

Jeżeli zmarły miał:

• polisę turystyczną;
• ubezpieczenie pracownicze;
• prywatne ubezpieczenie obejmujące repatriację;
• pakiet assistance,

skontaktuj się z ubezpieczycielem przed zamówieniem transportu. Polisa może przewidywać własną procedurę, operatora lub wcześniejszą zgodę na koszty.

Czy potrzebne jest tłumaczenie wszystkich dokumentów?

Nie zakładaj automatycznie, że każdy belgijski dokument musi być tłumaczony na polski.

Ambasada RP w Belgii wskazuje wprost, że zaświadczenie o kremacji może być przedstawione w języku francuskim, niderlandzkim lub niemieckim.

Inny urząd w Polsce może natomiast wymagać określonego dokumentu lub tłumaczenia w swoim postępowaniu. Dlatego przed zleceniem tłumaczeń sprawdź wymagania starostwa właściwego dla miejsca pochówku.

Co zrobić, jeśli dokumenty prowadzi zakład pogrzebowy?

Poproś o pisemną listę:

• dokumentów, które zakład uzyska w Belgii;
• dokumentów, które musi dostarczyć rodzina;
• czynności po stronie polskiej;
• opłat urzędowych;
• ceny transportu;
• tego, czy cena obejmuje wszystkie wymagane dokumenty i zabezpieczenie trumny lub urny.

Nie zgadzaj się na niejasne określenie „pełna obsługa” bez wykazu czynności.

Co zrobić, jeśli konsul odmówi wydania zaświadczenia?

W przypadku odmowy konsul wydaje postanowienie. Zgodnie z instrukcją placówki można wnieść zażalenie do Ministra Spraw Zagranicznych w ciągu 7 dni, za pośrednictwem konsula, który wydał postanowienie.

Przy pilnym transporcie najpierw ustal, czy problem wynika z brakującego dokumentu możliwego do szybkiego uzupełnienia.

Ciało i urna — krótka checklista

Trumna

1. Ustal miejsce pochówku w Polsce.
2. Uzyskaj zezwolenie właściwego starosty lub prezydenta miasta.
3. Zdobądź akt zgonu.
4. Uzyskaj belgijski Laisser-passer mortuaire.
5. Uzyskaj Certificat de mise en bière.
6. Złóż komplet do konsulatu RP w Brukseli.
7. Po otrzymaniu zaświadczenia zorganizuj transport zgodnie z dokumentami.

Urna

1. Ustal miejsce pochówku w Polsce.
2. Uzyskaj polskie zezwolenie.
3. Przygotuj akt zgonu.
4. Przygotuj zaświadczenie o kremacji.
5. Uzyskaj wymaganą lokalną zgodę na transport urny.
6. Złóż dokumenty do konsulatu.
7. Odbierz zaświadczenie i dopiero wtedy finalizuj przewóz.

Najważniejsze

Przy sprowadzeniu ciała lub urny z Belgii do Polski kluczowa jest właściwa kolejność dokumentów. Najpierw potrzebne jest polskie zezwolenie na sprowadzenie i pochówek, następnie dokumenty belgijskie, a na ich podstawie konsulat RP wydaje zaświadczenie wymagane do przewozu.

Jeżeli sprawa jest pilna, równolegle kontaktuj właściwy urząd w Polsce, konsulat i zakład pogrzebowy, ale nie rozpoczynaj transportu bez kompletu wymaganych dokumentów.