Obowiązki pracodawcy

Pracodawca ma w Belgii szereg obowiązków wynikających zarówno z umowy o pracę, jak i z przepisów dotyczących bezpieczeństwa, zdrowia oraz organizacji pracy. Obowiązki te obejmują zarówno codzienne relacje z pracownikiem, jak i kwestie formalne, administracyjne czy związane z warunkami pracy.

Zobacz też: Obowiązki pracownika.

Podstawowe obowiązki pracodawcy

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki zgodne z ustaleniami umowy oraz przepisami prawa pracy. Obejmuje to kilka kluczowych obszarów:

• wykonywanie pracy w ustalonych warunkach, w odpowiednim miejscu, czasie i zgodnie z ustaloną funkcją
• zapewnienie narzędzi, materiałów i środków niezbędnych do wykonywania pracy
• wypłacanie wynagrodzenia zgodnie z umową i w ustalonym terminie
• dbanie o bezpieczeństwo i zdrowie pracowników oraz organizacja pierwszej pomocy
• umożliwienie wykonywania praktyk religijnych i obowiązków obywatelskich wynikających z prawa
• zapewnienie właściwego przyjęcia nowych pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem młodych pracowników
• przekazywanie wymaganych dokumentów, w tym co miesiąc paska wypłatyi oraz dokumentów związanych z misjami zagranicznymi czy zakończeniem umowy
• dbanie o narzędzia pracy należące do pracownika oraz jego rzeczy osobiste
• w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia zakwaterowanie lub wyżywienie, musi ono być odpowiedniej jakości
• udzielanie niezbędnych szkoleń wymaganych przepisami lub układami zbiorowymii
• udzielanie pracownikowi uzasadnionej, pisemnej odpowiedzi na prośbę o zmianę formy zatrudnienia na bardziej przewidywalną lub bezpieczną

W niektórych sektorach pracodawca ma dodatkowe, specyficzne obowiązki. Powinny być one wskazane w umowie o pracę lub regulaminie pracy.

Zmiana warunków umowy – kiedy potrzebna jest zgoda pracownika

Umowa o pracę musi być wykonywana zgodnie z ustaleniami stron. Zmiana jej warunków wymaga zgody zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

• pracodawca nie może jednostronnie zmieniać istotnych elementów umowy, takich jak stanowisko czy wynagrodzenie
• dopuszczalne są jedynie zmiany w elementach dodatkowych, jeśli przewiduje to wyraźnie odpowiednia klauzula umowna
• jednostronna istotna zmiana warunków może być traktowana jako nieprawidłowe rozwiązanie umowy przez pracodawcę

Obowiązki administracyjne pracodawcy

Pracodawca musi również spełnić szereg obowiązków administracyjnych i formalnych. Obejmują one m.in.:

Rejestracja w ONSS/RSZ

Każdy pracodawca musi być zarejestrowany w ONSS/RSZi – belgijskim odpowiedniku ZUS – oraz posiadać numer identyfikacyjny. Rejestracja umożliwia zgłaszanie pracowników i opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne.

Współpraca z sekretariatem społecznym

Choć nie jest to obowiązkowe, współpraca z sekretariatem społecznym (secrétariat social po francusku / sociaal secretariaat po niderlandzku) jest powszechną i zalecaną praktyką. Ułatwia to prowadzenie płac oraz formalności administracyjnych.

Sekretariat socjalny to wyspecjalizowane biuro, które w imieniu pracodawcy zajmuje się rozliczaniem wynagrodzeń oraz administracją kadr. Taki podmiot oblicza pensje, potrącenia i składki, przygotowuje dokumenty do ONSS/RSZ, pilnuje zgodności z aktualnymi przepisami prawa pracy i informuje pracodawcę o zmianach w przepisach. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie śledzić złożonych regulacji i może skupić się na prowadzeniu działalności.

Często sekretariat socjalny działa pod tą samą nazwą co okienko przedsiębiorczości oraz kasa ubezpieczeń społecznych dla samozatrudnionych, dlatego możesz kojarzyć tę nazwę z różnych usług. W rzeczywistości wspólna jest tylko marka – każdy z tych działów jest odrębnym podmiotem (również prawnie) i nie ma dostępu do informacji, danych itp. pozostałych działów.

Największe z nich to Partena Professional, Securex, Group S, Liantis oraz UCM, a także m.in. SD Worx, Acerta, Xerius, Attentia czy Easypay Group.

Sporządzenie umowy o pracę

Pracodawca musi przygotować prawidłową umowę określającą warunki zatrudnienia, wynagrodzenie oraz prawa i obowiązki stron. Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu Jakie są rodzaje umów o pracę w Belgii? (CDI-AOD, CDD-AODT, zastępstwo, studencka)

Regulamin pracy

Każdy pracodawca (nawet zatrudniający jedną osobę!) musi posiadać regulamin pracy określający organizację pracy, harmonogramy, procedury urlopowe oraz zasady obowiązujące w przedsiębiorstwie.

Obowiązkowe ubezpieczenie wypadkowe

Pracodawca musi wykupić obowiązkową polisę ubezpieczenia od wypadków przy pracy, obejmującą zarówno miejsce pracy, jak i drogę do pracy.

Deklaracja DIMONA

Każde zatrudnienie i jego zakończenie musi zostać zgłoszone do ONSS/RSZ za pomocą systemu DIMONAi. Ten obowiązek jest w praktyce ważniejszy niż samo sporządzenie umowy o pracę – nawet jeśli umowa została podpisana, ale brak jest zgłoszenia DIMONA, pracownik jest traktowany jak zatrudniony „na czarno”.

BHP – prewencja i ochrona w pracy

Pracodawca musi współpracować z zewnętrzną firmą BHP (prewencji i ochrony w pracy), która często odpowiada również za medycynę pracy, oraz wyznaczyć w firmie osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo i ochronę zdrowia pracowników.

Wakacyjne

W przypadku pracowników fizycznych pracodawca musi zgłosić ich do Kasy Urlopowej ONVA/RJVi (lub sektorowej kasy urlopowej, do której jest przypisany) – to ona wypłaca im wakacyjne. W przypadku pracowników umysłowych pracodawca sam wypłaca pécule de vacancesi. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Wakacyjne w Belgii: zasady, kwoty i terminy wypłat

Obowiązki pracodawcy w kontekście powrotu do pracy po długiej nieobecności

W ramach przepisów dotyczących dobrostanu w pracy pracodawca ma obowiązek:

• prowadzenia polityki powrotu do pracy
• organizowania indywidualnych ścieżek reintegracji
• przygotowywania planów reintegracji

Dotyczy to sytuacji takich jak długotrwała choroba, trwała lub czasowa niezdolność do wykonywania dotychczasowej pracy.

W przypadku chorób zawodowych i wypadków przy pracy właściwą instytucją jest federalny urząd FEDRISi.