Kto zajmie się moimi rachunkami, gdy nie będę mógł decydować — jak działa mandat extrajudiciaire?

Wiele osób zakłada, że po ciężkiej chorobie albo wypadku małżonek, partner czy dorosłe dziecko „z automatu” przejmie opłacanie rachunków i decyzje o majątku. Tak nie jest. Jeśli chcesz sam wskazać, kto ma się tym zająć, gdy nie będziesz w stanie wyrazić swojej woli, możesz wcześniej ustanowić mandat ochronnyi — FR: mandat de protection extrajudiciaire (potocznie mandat extrajudiciaire), NL: zorgvolmacht. Trzeba to zrobić, póki samodzielnie i świadomie podejmujesz decyzje.

Poradnik jest dla pełnoletnich osób mieszkających w Belgii i ich rodzin. Zasady są federalne, więc obowiązują tak samo w Brukseli, Flandrii i Walonii. Poradnik nie zawiera wzoru umowy i nie zastępuje rozmowy z notariuszem lub prawnikiem.

Czy partner albo dziecko mogą automatycznie działać w moim imieniu?

Nie. Małżeństwo, kohabitacja legalna ani pokrewieństwo nie dają ogólnego prawa do zarządzania twoim kontem, emeryturą czy mieszkaniem. Jeśli ktoś traci samodzielność i nie przygotował wcześniej mandatu, bliscy mogą złożyć wniosek o ochronę sądową — FR: administration de biens et/ou de la personnei, NL: bewindvoering. Wniosek do sędziego pokoju (FR: juge de paixi, NL: vrederechter) składa się przez internet, na portalu centralnego rejestru ochrony osób (FR: Registre central de protection des personnes), który sam wskazuje właściwego sędziego według miejsca zamieszkania osoby chronionej. Jeśli masz trudność z platformą, pomoże kancelaria sądu pokoju. Sędzia wyznacza wtedy administratora (FR: administrateur, NL: bewindvoerder), który działa pod jego nadzorem.

Mandat ochronny to rozwiązanie, które wybierasz sam, zawczasu:

Z tej możliwości korzysta coraz więcej osób. Według federacji notariuszy Fednot w pierwszej połowie 2026 r. sporządzono w Belgii ponad 92 tys. mandatów ochronnych.

Co można powierzyć pełnomocnikowi?

Osoba, która udziela mandatu, to mocodawca (FR: mandant, NL: lastgever). Wybrana osoba to pełnomocnik (FR: mandataire, NL: lasthebber). Możesz wskazać jednego albo kilku pełnomocników do wszystkich lub tylko wybranych spraw.

Od 1 marca 2019 r. mandat może dotyczyć nie tylko majątku, ale także spraw osobistych. Może obejmować na przykład:

• operacje bankowe, opłacanie rachunków, odbiór emerytury i innych dochodów,
• odbiór listów poleconych,
• zarządzanie nieruchomościami, także ich sprzedaż (wtedy potrzebny jest notariusz),
• przyszłe darowizny (również tylko u notariusza),
• decyzje osobiste, np. wybór domu opieki albo to, kto może wchodzić do twojego mieszkania,
• wskazanie osoby zaufania lub przedstawiciela w sprawach praw pacjenta.

W mandacie możesz też zapisać zasady, którymi pełnomocnik ma się kierować, gdy nie będziesz już mógł wyrazić swojej woli. Fednot zwraca uwagę, że im dokładniej opiszesz swoje życzenia, tym mniejsze ryzyko późniejszych sporów.

Czego mandat nie obejmie? Testamentu pełnomocnik nigdy nie sporządzi za ciebie, bo to czynność ściśle osobista. Mandat przestaje też działać z chwilą śmierci mocodawcy; dalej obowiązują przepisy spadkowe.

Uwaga: mandat nie odbiera ci prawa do działania. Dopóki możesz, nadal sam załatwiasz swoje sprawy.

Czy muszę iść do notariusza?

Nie zawsze. Mandat możesz napisać sam. Akt notarialny jest obowiązkowy, gdy mandat ma obejmować sprzedaż nieruchomości albo przyszłą darowiznę.

W pozostałych sprawach notariusz nie jest wymagany, ale Fednot go zdecydowanie zaleca. Fednot przypomina też, że sporządzając mandat, musisz być w pełni świadomy czynności, które wykonujesz we własnym interesie. Banki często mają własne gotowe formularze pełnomocnictw. Jeśli korzystasz z takiego formularza, zapytaj, czy ma działać także po utracie samodzielności i kto go zarejestruje.

Według serwisu Droits Quotidiens mandat musi zawierać:

• twoje imię, nazwisko i dane kontaktowe,
• imię, nazwisko i dane kontaktowe pełnomocnika lub pełnomocników,
• uprawnienia dotyczące twojej osoby, majątku albo obu,
• moment, od którego mandat zaczyna działać.

Warto też dopisać, jak pełnomocnik ma zarządzać majątkiem, twoje życzenia w sprawach osobistych, pełnomocnika zastępczego oraz pełnomocnika ad hoc na wypadek konfliktu interesów.

Dlaczego rejestracja jest obowiązkowa?

Mandat trzeba wpisać do centralnego rejestru umów pełnomocnictwa — FR: registre central des contrats de mandati, NL: Centraal Register van Lastgevingen — który prowadzi Fednot. Bez wpisu mandat przestaje działać w chwili, gdy nie jesteś już w stanie wyrazić swojej woli, czyli wtedy, gdy jest najbardziej potrzebny.

Rejestracja wygląda tak:

• mandat u notariusza — wpis załatwia notariusz,
• mandat napisany samodzielnie — złóż go w kancelarii sądu pokoju (FR: greffei, NL: griffie) właściwego dla miejsca, w którym mieszkasz; wpisu dokonuje urzędnik kancelarii.

Poproś o potwierdzenie wpisu i przechowuj je razem z kopią mandatu.

Ile to kosztuje?

• Bez notariusza — według Droits Quotidiens płacisz tylko za wpis do rejestru: 19,40 euro z VAT.
• U notariusza — Fednot wymienia takie składniki: opłatę droit d'écriture 50 euro, wpis do rejestru 19,40 euro za każdego mocodawcę, koszty administracyjne, opłatę rejestrową (droit d'enregistrement) 50 euro i stałe honorarium 222 euro. Do całości dolicza się VAT 21%. Za rejestrację deklaracji preferencji (opis niżej) Fednot podaje 15 euro bez VAT, a jeśli w deklaracji wskazujesz administratora — dodatkowo 57 euro.

Droits Quotidiens szacuje całkowity koszt mandatu u notariusza na „od 600 euro”. Cena zależy od liczby spotkań, objętości dokumentu, liczby mocodawców i pełnomocników oraz stopnia skomplikowania sprawy. Przed pierwszym spotkaniem poproś notariusza o kosztorys.

Od kiedy mandat działa?

Sam decydujesz. Według Fednot mandat może zacząć działać od razu albo dopiero od chwili, gdy nie będziesz w stanie podejmować decyzji. Ochrona pozasądowa wchodzi w życie bez udziału sędziego, więc do uruchomienia mandatu nie jest potrzebna decyzja sądu.

Fednot podkreśla, że nie ma stałych kryteriów utraty samodzielności: to ocena faktyczna. Dlatego warto zapisać w mandacie, jak ma zostać stwierdzona, np. przez dwóch niezależnych lekarzy. Możesz też pozostawić tę ocenę pełnomocnikowi. Notariusz może poprosić o jedno lub kilka zaświadczeń lekarskich.

Jak zabezpieczyć się przed nadużyciami?

Przed podpisaniem omów z pełnomocnikiem i zapisz w dokumencie:

1. Kto jest głównym pełnomocnikiem, a kto go zastąpi, jeśli odmówi, zachoruje albo umrze?
2. Czy kilku pełnomocników działa razem, czy każdy osobno?
3. Komu pełnomocnik ma okresowo przedstawiać rozliczenie? Fednot radzi wskazać osobę trzecią.
4. Kto przejmie sprawę przy konflikcie interesów, np. gdy pełnomocnik sam jest stroną transakcji?
5. Jakimi twoimi zasadami i życzeniami ma się kierować?
6. Gdzie przechowujesz mandat i potwierdzenie wpisu?

Nie przekazuj „na wszelki wypadek” swoich haseł, kodów PIN ani dostępu do itsmei. Sposób, w jaki pełnomocnik będzie działał na twoim koncie, uzgodnij z bankiem.

Co zrobić, jeśli pełnomocnik działa źle?

Ty, pełnomocnik albo każda zainteresowana osoba, np. dziecko lub ktoś bliski, może w każdej chwili zwrócić się do sędziego pokoju. Sędzia sprawdza, czy pełnomocnik prawidłowo wykonuje mandat i działa w twoim interesie. Może:

• nałożyć warunki albo wymagać uprzedniej zgody na niektóre czynności,
• zastąpić pełnomocnika inną osobą,
• zastąpić mandat w całości lub części ochroną sądową i wyznaczyć administratora (może nim zostać dotychczasowy pełnomocnik albo ktoś inny).

Jak zmienić lub odwołać mandat?

Dopóki możesz wyrazić swoją wolę, w każdej chwili możesz zmienić mandat, wymienić pełnomocnika albo odwołać mandat. Pełnomocnik także może zrezygnować. Zmianę lub odwołanie zgłoś notariuszowi, u którego sporządzono mandat. Jeśli pisałeś go sam, zgłoś to w kancelarii sądu pokoju w miejscu zamieszkania. Zmiany muszą zostać wpisane do centralnego rejestru.

Według Droits Quotidiens mandat wygasa, gdy:

• Ty albo pełnomocnik go zakończycie,
• sędzia pokoju zastąpi go ochroną sądową,
• odzyskasz zdolność samodzielnego decydowania,
• umrzesz,
• umrze pełnomocnik, a nie wskazano zastępcy.

Co zmieni się od 1 września 2027 r.?

Fednot (czerwiec i wrzesień 2026 r.) i organizacja konsumencka Test-Achats / Test-Aankoop (lipiec 2026 r.) opisują nowe zasady, według których od 1 września 2027 r. pełnomocnikiem w mandacie ochronnym, tak jak administratorem, może być tylko:

• ktoś z rodziny lub bliskiego otoczenia — rodzic, małżonek, partner w kohabitacji legalnej, partner, z którym faktycznie mieszkasz, bliski krewny, osoba, z którą łączy cię bliska więź osobista, albo osoba, która na co dzień się tobą opiekuje,
• profesjonalista wpisany do nowego krajowego rejestru administratorów zawodowych (FR: registre nationali des administrateurs professionnels); musi m.in. ukończyć uznane szkolenie teoretyczne i praktyczne. Według Fednot profesjonaliści muszą zostać wpisani do tego rejestru najpóźniej do 1 lipca 2028 r. Test-Achats pisze, że w większości będą to adwokaci.

Według Test-Achats od 1 września 2027 r. nowe zasady obejmą także mandaty już zarejestrowane. Co zrobić?

• Pełnomocnikiem jest członek rodziny lub partner — według Fednot co do zasady nic nie musisz robić.
• Pełnomocnikiem jest bliska osoba spoza rodziny, np. przyjaciel — Fednot radzi opisać w mandacie, jaka relacja was łączy.
• Pełnomocnikiem jest profesjonalista bez szczególnej więzi z tobą — musi być wpisany do rejestru. Według Test-Achats mandat, w którym pełnomocnik nie należy do żadnej z tych kategorii, wygaśnie od tej daty z mocy prawa.

Jeśli masz już mandat, sprawdź przed wrześniem 2027 r., kogo w nim wskazałeś, i w razie wątpliwości zapytaj notariusza.

Mandat a prawa pacjenta i deklaracja preferencji

Mandat dotyczy majątku i spraw osobistych. Decyzje o leczeniu regulują przepisy o prawach pacjenta: możesz w nich wyznaczyć przedstawiciela pacjenta i spisać deklarację woli na przyszłość (FR: déclaration anticipéei, NL: voorafgaande wilsverklaring).

Osobnym dokumentem jest deklaracja preferencji (FR: déclaration de préférence). Wskazujesz w niej, kogo sędzia pokoju ma wyznaczyć na administratora, gdyby mimo wszystko potrzebna była ochrona sądowa. Sędzia bierze ją pod uwagę. Deklarację możesz zawrzeć w mandacie ochronnym.

Mieszkam w Belgii, a mam konto lub mieszkanie w Polsce — co wtedy?

Belgijski mandat nie zostanie automatycznie uznany przez każdy polski bank, urząd czy sąd.

• Od 1 stycznia 2021 r. Belgia stosuje konwencję haską z 13 stycznia 2000 r. o międzynarodowej ochronie osób dorosłych. Polska podpisała ją w 2008 r., ale według tabeli statusu Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego (HCCH) jej nie ratyfikowała.
• Zgodnie z art. 15 konwencji istnienie, zakres, zmianę i wygaśnięcie takiego pełnomocnictwa ocenia się według prawa państwa, w którym miałeś zwykły pobyt w chwili jego udzielenia. Na piśmie możesz wyraźnie wybrać inne prawo: państwa obywatelstwa, poprzedniego zwykłego pobytu albo państwa, w którym masz majątek (dla tego majątku). Sposób wykonywania uprawnień podlega prawu państwa, w którym pełnomocnik działa.
• Belgia stosuje te reguły także wtedy, gdy wskazują prawo państwa spoza konwencji. Polska konwencją nie jest związana, więc uznanie belgijskiego mandatu w Polsce zależy od polskiego prawa i praktyki danej instytucji.

W praktyce:

1. Spisz majątek i sprawy w Polsce: konta, nieruchomości, świadczenia, umowy.
2. Zapytaj belgijskiego notariusza, czy mandat ma objąć majątek w Polsce i czy warto dokonać wyboru prawai.
3. Zapytaj polski bank lub polskiego notariusza, jakiego dokumentu wymagają. Może się okazać, że potrzebne jest osobne pełnomocnictwo sporządzone według prawa polskiego.
4. Jeśli belgijski dokument ma być użyty w Polsce, zapytaj instytucję o tłumaczenie przysięgłe na język polski i ewentualne apostillei.

Mandat sporządzony w Belgii będzie zwykle po francusku albo po niderlandzku. Podpisuj tylko taki dokument, który w pełni rozumiesz. Jeśli nie znasz dobrze języka, poproś notariusza o wyjaśnienie albo przyjdź z tłumaczem.

Krok po kroku

1. Spisz rachunki, regularne płatności, umowy, nieruchomości i instytucje, z którymi masz sprawy, także w Polsce.
2. Wybierz pełnomocnika i zastępcę. Porozmawiaj z nimi, zanim cokolwiek podpiszesz.
3. Zdecyduj, czy piszesz mandat sam, czy u notariusza. Przy sprzedaży nieruchomości lub darowiźnie notariusz jest obowiązkowy.
4. Ustal zakres, moment rozpoczęcia, sposób stwierdzenia utraty samodzielności i kontrolę rozliczeń.
5. Podpisz mandat i dopilnuj wpisu do centralnego rejestru: przez notariusza albo w kancelarii sądu pokoju.
6. Zachowaj potwierdzenie wpisu i poinformuj bliskich, gdzie znajdą dokumenty.
7. Jeśli masz starszy mandat, sprawdź przed 1 września 2027 r., czy twój pełnomocnik spełnia nowe warunki.

Gdzie szukać pomocy?

• Notariusz — sporządzenie mandatu, rejestracja, kosztorys, sprawy z nieruchomościami i darowiznami.
• Kancelaria sądu pokoju w miejscu zamieszkania — złożenie samodzielnie napisanego mandatu do rejestracji, zgłoszenie zmian i odwołania.
• Sędzia pokoju — gdy pełnomocnik działa nieprawidłowo albo mandat nie wystarcza.
• Adwokat — gdy sytuacja rodzinna lub majątkowa jest skomplikowana, także w sprawach polsko-belgijskich.