Obowiązki pracodawcy

Pamiętaj! Prawo pracy zmienia się regularnie, a niektóre zasady mogą być już częściowo lub całkowicie nieaktualne.

Pracodawca ma w Belgii szereg obowiązków wynikających zarówno z umowy o pracę, jak i z przepisów dotyczących bezpieczeństwa, zdrowia oraz organizacji pracy. Obowiązki te obejmują zarówno codzienne relacje z pracownikiem, jak i kwestie formalne, administracyjne czy związane z warunkami pracy.

Podstawowe obowiązki pracodawcy

Pracodawca musi zapewnić pracownikowi warunki zgodne z ustaleniami umowy oraz przepisami prawa pracy. Obejmuje to kilka kluczowych obszarów:

wykonywanie pracy w ustalonych warunkach, w odpowiednim miejscu, czasie i zgodnie z ustaloną funkcją
zapewnienie narzędzi, materiałów i środków niezbędnych do wykonywania pracy
wypłacanie wynagrodzenia zgodnie z umową i w ustalonym terminie
dbanie o bezpieczeństwo i zdrowie pracowników oraz organizacja pierwszej pomocy
umożliwienie wykonywania praktyk religijnych i obowiązków obywatelskich wynikających z prawa
zapewnienie właściwego przyjęcia nowych pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem młodych pracowników
przekazywanie wymaganych dokumentów, w tym co miesiąc paska wypłaty oraz dokumentów związanych z misjami zagranicznymi czy zakończeniem umowy
dbanie o narzędzia pracy należące do pracownika oraz jego rzeczy osobiste
w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia zakwaterowanie lub wyżywienie, musi ono być odpowiedniej jakości
udzielanie niezbędnych szkoleń wymaganych przepisami lub układami zbiorowymi
udzielanie pracownikowi uzasadnionej odpowiedzi na prośbę o zmianę formy zatrudnienia na bardziej przewidywalną lub bezpieczną

W niektórych sektorach pracodawca ma dodatkowe, specyficzne obowiązki. Powinny być one wskazane w umowie o pracę lub regulaminie pracy.

Zmiana warunków umowy – kiedy potrzebna jest zgoda pracownika

Umowa o pracę musi być wykonywana zgodnie z ustaleniami stron. Zmiana jej warunków wymaga zgody zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

pracodawca nie może jednostronnie zmieniać istotnych elementów umowy, takich jak stanowisko czy wynagrodzenie
dopuszczalne są jedynie zmiany w elementach dodatkowych, jeśli przewiduje to wyraźnie odpowiednia klauzula umowna
jednostronna istotna zmiana warunków może być traktowana jako nieprawidłowe rozwiązanie umowy przez pracodawcę

Obowiązki administracyjne pracodawcy

Pracodawca musi również spełnić szereg obowiązków administracyjnych i formalnych. Obejmują one m.in.:

Rejestracja w ONSS/RSZ

Każdy pracodawca musi być zarejestrowany w ONSS/RSZ – belgijskim odpowiedniku ZUS – oraz posiadać numer identyfikacyjny. Rejestracja umożliwia zgłaszanie pracowników i opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne.

Współpraca z sekretariatem społecznym

Choć nie jest to obowiązkowe, współpraca z sekretariatem społecznym (secrétariat social po francusku / sociaal secretariaat po niderlandzku) jest powszechną i zalecaną praktyką. Ułatwia to prowadzenie płac oraz formalności administracyjnych.

Sekretariat socjalny to wyspecjalizowane biuro, które w imieniu pracodawcy zajmuje się rozliczaniem wynagrodzeń oraz administracją kadr. Taki podmiot oblicza pensje, potrącenia i składki, przygotowuje dokumenty do ONSS/RSZ, pilnuje zgodności z aktualnymi przepisami prawa pracy i informuje pracodawcę o zmianach w przepisach. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi samodzielnie śledzić złożonych regulacji i może skupić się na prowadzeniu działalności.

Często sekretariat socjalny działa pod tą samą nazwą co okienko przedsiębiorczości oraz kasa ubezpieczeń społecznych dla samozatrudnionych, dlatego możesz kojarzyć tę nazwę z różnych usług. W rzeczywistości wspólna jest tylko marka – każdy z tych działów jest odrębnym podmiotem (również prawnie) i nie ma dostępu do informacji, danych itp. pozostałych działów.

Największe z nich to Partena Professional, Securex, Group S, Liantis oraz UCM, a także m.in. SD Worx, Acerta, Xerius, Attentia czy Easypay Group.

Sporządzenie umowy o pracę

Pracodawca musi przygotować prawidłową umowę określającą warunki zatrudnienia, wynagrodzenie oraz prawa i obowiązki stron. Więcej na ten temat dowiesz się z artykułu Jakie są rodzaje umów o pracę w Belgii? (CDI-AOD, CDD-AODT, zastępstwo, studencka)

Regulamin pracy

Każdy pracodawca (nawet zatrudniający jedną osobę!) musi posiadać regulamin pracy określający organizację pracy, harmonogramy, procedury urlopowe oraz zasady obowiązujące w przedsiębiorstwie.

Obowiązkowe ubezpieczenie wypadkowe

Pracodawca musi wykupić obowiązkową polisę ubezpieczenia od wypadków przy pracy, obejmującą zarówno miejsce pracy, jak i drogę do pracy.

Deklaracja DIMONA

Każde zatrudnienie i jego zakończenie musi zostać zgłoszone do ONSS/RSZ za pomocą systemu DIMONA. Ten obowiązek jest w praktyce ważniejszy niż samo sporządzenie umowy o pracę – nawet jeśli umowa została podpisana, ale brak jest zgłoszenia DIMONA, pracownik jest traktowany jak zatrudniony „na czarno”.

BHP – prewencja i ochrona w pracy

Pracodawca musi współpracować z zewnętrzną firmą BHP (prewencji i ochrony w pracy), która często odpowiada również za medycynę pracy, oraz wyznaczyć w firmie osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo i ochronę zdrowia pracowników.

Wakacyjne

W przypadku pracowników fizycznych pracodawca musi zgłosić ich do Kasy Urlopowej ONVA/RVJ. W przypadku pracowników umysłowych pracodawca sam wypłaca pécule de vacances. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Wakacyjne w Belgii: zasady, kwoty i terminy wypłat