Zwolnienie małej firmy z VAT — jak pilnować progu i obowiązków w 2026 roku?

Mała firma w Belgii może wybrać zwolnienie VAT dla małych przedsiębiorstw — FR: régime de la franchise de taxei pour les petites entreprises, NL: btw-vrijstellingsregeling kleine ondernemingen. Limit wynosi 25 000 euro obrotu rocznie bez VAT. Zwolnienie upraszcza rozliczenia, ale nie zwalnia z wszystkich obowiązków: nadal masz numer VAT, wystawiasz faktury i co roku składasz listing klientówi — także pusty. Wyjaśniamy, jak liczyć obrót, kiedy próg jest niższy niż 25 000 euro, co grozi po jego przekroczeniu i jakie terminy obowiązują w 2026 r.

Poradnik dotyczy firm z siedzibą w Belgii i zwolnienia w Belgii. Nie omawia zwolnienia w innych państwach UE (tzw. régime SME), dostępnego od 1 stycznia 2025 r.

Co daje zwolnienie, a czego nie zmienia?

Według UCM w ramach zwolnienia:

• nie składasz okresowych deklaracji VAT,
• nie doliczasz VAT do faktur dla klientów,
• nie wpłacasz VAT do skarbu państwa.

Jednocześnie:

• pozostajesz podatnikiem VAT i musisz mieć numer identyfikacyjny VAT,
• składasz zgłoszenie rozpoczęcia, zmiany lub zakończenia działalności (e604A, e604B lub e604C),
• masz określone obowiązki dotyczące faktur i księgowości,
• składasz wykaz transakcji wewnątrzwspólnotowych — FR: relevé intracommunautairei, NL: intracommunautaire opgave — jeśli dostarczasz towary lub świadczysz usługi dla firm w innych krajach UE,
• składasz listing klientów, także wtedy, gdy nie masz w nim czego wpisać (szczegóły niżej),
• nie możesz odliczać VAT zapłaconego przy zakupach.

Na fakturze nie doliczasz VAT, ale wskazujesz, że korzystasz ze zwolnienia. UCM podaje wzmiankę: „Régime particulier de franchisei des petites entreprises”.

Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych (Peppoli) w transakcjach z belgijskimi firmami. Ustal to z księgowym lub dostawcą programu do faktur.

Kto może skorzystać, a kto jest wyłączony?

Zwolnienie możesz wybrać, jeśli roczny obrót firmy nie przekracza 25 000 euro bez VAT. Forma prawna nie ma znaczenia: może to być osoba fizyczna prowadząca działalność albo spółka.

Opracowanie Deg & Partners (Forum for the Future) wymienia jako wyłączone z tego systemu m.in.:

• jednostki VAT (FR: unités TVAi, NL: btw-eenheden),
• podatników z sektora horeca, którzy muszą używać zarejestrowanego systemu kasowego — niezależnie od obrotu,
• działalność polegającą na udostępnianiu umeblowanego zakwaterowania z VAT.

Niektóre rodzaje transakcji są też wyłączone ze zwolnienia, ale firma może wtedy stosować zwolnienie do pozostałych swoich transakcji. Jeśli twoja działalność jest mieszana — albo prowadzisz np. prace budowlane i remontowe lub handel towarami używanymi — ustal z księgowym przed wyborem systemu, czy twoje transakcje mogą być objęte zwolnieniem.

Uwaga: zwolnienie dla małych firm to nie to samo co zwolnienie z art. 44 kodeksu VAT. Artykuł 44 zwalnia określone rodzaje działalności (np. część usług medycznych czy edukacyjnych) bez względu na obrót.

Obrót to nie zysk — co liczysz do limitu?

Częsty błąd to porównywanie z limitem zysku albo kwoty, która została „na rękę”. Do limitu liczy się obrót bez VAT, czyli suma kwot z wystawionych faktur i innych transakcji, bez odejmowania kosztów.

Unijna dyrektywa VAT (art. 288 dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu dyrektywy 2020/285, stosowanym od 1 stycznia 2025 r.) określa, że do obrotu wlicza się m.in.:

• transakcje, które byłyby opodatkowane VAT, gdyby wykonała je firma w normalnym systemie,
• transakcje zwolnione z prawem do odliczenia, np. ze stawką 0% (w Belgii np. prasa), eksport i dostawy wewnątrzwspólnotowe,
• transakcje na nieruchomościach, finansowe i ubezpieczeniowe — chyba że mają charakter pomocniczy.

Nie wliczasz m.in.:

• sprzedaży środków trwałych (FR: biens d’investissement),
• transakcji wyłączonych ze zwolnienia,
• większości transakcji zwolnionych na podstawie art. 44 (np. usługi lekarzy, szkół, domów opieki).

Szczegóły belgijskiego wdrożenia tych zasad w nietypowej sytuacji potwierdź z księgowym.

Przykład: wystawiłeś w roku faktury na 24 000 euro, a koszty wyniosły 10 000 euro. Do limitu liczysz 24 000 euro, a nie 14 000 euro.

Zaczynasz w trakcie roku — jaki masz limit?

Jeśli zaczynasz działalność w trakcie roku i od razu wybierasz zwolnienie w zgłoszeniu e604A, limit 25 000 euro jest zmniejszany proporcjonalnie o liczbę dni kalendarzowych od 1 stycznia do dnia rozpoczęcia działalności (art. 56ter § 1 akapit 2 kodeksu VAT, według Deg & Partners). Deg & Partners podają przykład startu 1 kwietnia 2026 r.: limit wynosi wtedy ok. 18 836 euro (od 1 stycznia do 1 kwietnia upływa 90 dni, więc 25 000 − 25 000 × 90/365 = 25 000 × 275/365).

Przykład wyliczony według tej samej zasady: zaczynasz 1 lipca 2026 r. i szacujesz obrót do końca roku na 15 000 euro.

• Limit: 25 000 − (25 000 × 181/365) = 12 603 euro.
• Szacowany obrót 15 000 euro przekracza ten limit, więc w 2026 r. nie możesz stosować zwolnienia.

Nie zakładaj więc, że po starcie w listopadzie możesz do końca roku wystawić faktury na 25 000 euro bez VAT.

Jak i kiedy wybrać zwolnienie w 2026 r.?

Firma, która już działa, wybiera zwolnienie w aplikacji e604 (dostęp przez MyMinfini, zakładka z przydatnymi linkami). Deg & Partners (Forum for the Future, maj 2026 r.) podają dla zgłoszenia e604B cztery terminy:

Nowa firma wybiera zwolnienie od razu w zgłoszeniu rozpoczęcia działalności (e604A). Sam niski obrót nie przełącza firmy na zwolnienie automatycznie.

Czy zwolnienie się opłaca?

Zwolnienie nie zawsze jest korzystniejsze. Przed wyborem porównaj:

• VAT, którego nie doliczysz klientom — to zaleta głównie przy klientach prywatnych, którzy nie odliczają VAT,
• VAT od zakupów, którego nie odzyskasz — przy dużych zakupach (sprzęt, samochód, materiały) brak odliczenia może kosztować więcej niż zaoszczędzisz,
• mniej formalności — brak okresowych deklaracji, ale listing klientów i inne obowiązki zostają.

UCM zauważa, że zwolnienie częściej opłaca się usługodawcom z niewielkimi kosztami. Firmom z dużymi wydatkami na start warto policzyć oba warianty z księgowym.

Listing klientów — także pusty (néant)

Od rozliczenia za 2025 r. każda firma na zwolnieniu musi co roku złożyć listing klientów — FR: listing clients TVA, NL: btw-klantenlisting — przez aplikację Intervati. Podajesz w nim:

• łączny obrót zrealizowany w Belgii w poprzednim roku (według zasad opisanych wyżej),
• albo „0,00”, jeśli nie było żadnych transakcji.

Musisz go złożyć nawet wtedy, gdy nie masz klientów do wpisania — to tzw. listing pusty (FR: listing clients néant, NL: nihil-klantenlisting). Nowa rubryka dotycząca obrotu małej firmy jest częścią zwykłego listingu klientów, a nie osobnym formularzem.

Terminy

• Standardowy termin: do 31 marca każdego roku, za rok poprzedni.
• Za 2025 r. termin wyjątkowo przedłużono z 31 marca do 30 kwietnia 2026 r. Według UCM przedłużenie dotyczyło wszystkich listingów firm na zwolnieniu, także pustych.
• Za 2026 r. listing złożysz do 31 marca 2027 r.

Nie licz na to, że spóźnienie przejdzie bez konsekwencji. Taryfa ulgowa dotyczyła pierwszego roku stosowania nowego obowiązku. Jeśli nie złożyłeś listingu za 2025 r., skontaktuj się z księgowym i złóż go jak najszybciej.

Przekraczasz limit — co dalej?

Zasady przekroczenia progu wynikają z unijnej dyrektywy VAT (art. 288a) i opisują je m.in. Deg & Partners.

Przekroczenie najwyżej o 10% (do 27 500 euro)

Jeśli obrót w bieżącym roku przekroczy 25 000 euro, ale nie więcej niż o 10%, możesz zachować zwolnienie do końca tego roku. Od 1 stycznia następnego roku przechodzisz na zwykły system VAT.

Przykład: w 2026 r. obrót wynosi 26 750 euro (przekroczenie o 7%). Zwolnienie stosujesz do końca 2026 r., dopóki obrót nie przekroczy 27 500 euro. Od 1 stycznia 2027 r. firma działa w zwykłym systemie VAT.

Przekroczenie o więcej niż 10% (powyżej 27 500 euro)

Wtedy zwykły system VAT obowiązuje od transakcji, która spowodowała przekroczenie — nie od nowego roku. Od tej faktury doliczasz VAT. Wcześniejsze faktury pozostają bez VAT.

Przed dużym zleceniem pod koniec roku sprawdź, czy jedna faktura nie przeniesie cię ponad 27 500 euro. Zmianę systemu zgłaszasz w e604B. Doradcy podatkowi zalecają zgłosić przekroczenie powyżej 10% natychmiast, a przekroczenie do 10% — w terminie pozwalającym przejść na zwykły system od 1 stycznia (czyli przed 15 grudnia). Ustal dokładny termin z księgowym.

Jak pilnować obrotu w praktyce?

1. Prowadź na bieżąco zestawienie obrotu bez VAT, narastająco od 1 stycznia.
2. Jeśli zacząłeś w trakcie roku, porównuj obrót z limitem proporcjonalnym, a nie z 25 000 euro.
3. Ustal sobie próg ostrzegawczy, np. 20 000 euro, i wtedy porozmawiaj z księgowym.
4. Przed dużą fakturą sprawdź, czy nie przekroczysz 27 500 euro.
5. Przygotuj program do faktur na doliczanie VAT, zanim będzie potrzebny.

Czy można wrócić do zwolnienia?

Tak, ale nie od razu. Po wyjściu ze zwolnienia trzeba odczekać jeden pełny rok kalendarzowy, zanim znów wybierzesz zwolnienie (wniosek składasz w e604B). Wrócić możesz więc od 1 stycznia drugiego roku po zmianie systemu, jeśli znów spełniasz warunki.

Przykłady według tej zasady:

• dobrowolnie przeszedłeś na deklaracje kwartalne od 1 lipca 2026 r. — zwolnienie możliwe ponownie od 1 stycznia 2028 r.,
• przekroczyłeś limit w 2026 r. najwyżej o 10% — zwykły VAT w 2027 r., powrót od 1 stycznia 2028 r.,
• przekroczyłeś limit w 2026 r. o ponad 10% — zwykły VAT od transakcji przekraczającej w 2026 r. i przez cały 2027 r., powrót od 1 stycznia 2028 r.

Najczęstsze błędy

• „Liczę limit od zysku” — liczy się obrót bez VAT, bez odejmowania kosztów.
• „Zacząłem w październiku, mam 25 000 euro do wykorzystania” — limit jest proporcjonalnie niższy.
• „Na zwolnieniu nie mam żadnych obowiązków VAT” — zostają numer VAT, faktury, listing klientów (także pusty) i e-faktury B2B.
• „Mogę zostać na zwolnieniu do końca roku bez względu na wszystko” — tylko przy przekroczeniu najwyżej o 10%.
• „Mam mały obrót, więc zwolnienie przysługuje każdej firmie” — niektóre firmy i transakcje są wyłączone, np. horeca z obowiązkową kasą rejestrującą.

Kiedy skontaktować się z księgowym?

Porozmawiaj z księgowym przed wyborem zwolnienia, jeśli:

• prowadzisz prace budowlane lub remontowe albo masz kasę fiskalną,
• sprzedajesz lub kupujesz towary i usługi w innych krajach UE,
• łączysz działalność zwolnioną z art. 44 z inną działalnością,
• planujesz duże zakupy z VAT,
• zbliżasz się do limitu albo jedno zlecenie może go przekroczyć.