Budownictwo i sprzątanie — kiedy od 30 października 2026 trzeba zatrzymać 15% faktury?

Od 30 października 2026 w belgijskim budownictwie i sektorze sprzątania zacznie działać rozszerzona obligation de retenue / inhoudingsplicht dotycząca długów społecznych w systemie samozatrudnionych. Przed zapłatą faktury za objęte prace zleceniodawca, wykonawca lub podwykonawca powinien sprawdzić status kontrahenta w oficjalnym systemie.

Jeżeli system wskaże obowiązek związany z długami społecznymi samozatrudnionego, trzeba co do zasady zatrzymać 15% kwoty faktury bez VAT i przekazać ją do INASTI/RSVZ zgodnie z instrukcją systemu.

Od kiedy obowiązuje nowa retencja?

INASTI wskazuje datę 30 października 2026 jako wejście obowiązku w życie.

Od 1 października rozpoczęła się faza informowania przedsiębiorstw, które mogą być objęte systemem, ale same potrącenia z tego nowego tytułu mają być stosowane od 30 października.

Kogo dotyczy obowiązek?

System dotyczy określonych podmiotów wykonujących lub zlecających prace w sektorze budowlanym i sprzątania, w szczególności w ramach travaux immobiliers / werken in onroerende staat.

Może dotyczyć m.in.:

• zleceniodawcy,
• głównego wykonawcy,
• podwykonawcy płacącego kolejnemu podwykonawcy.

Nie należy jednak automatycznie stosować tej zasady do każdej faktury wystawionej przez firmę budowlaną albo sprzątającą. Trzeba sprawdzić, czy konkretne prace wchodzą w ustawowy zakres.

Ważny wyjątek dla osoby prywatnej

Osoba fizyczna zlecająca prace nieruchomościowe wyłącznie do celów prywatnych nie jest traktowana tak samo jak profesjonalny donneur d’ordre.

Jeżeli remontujesz prywatny dom jako konsument, nie zakładaj więc automatycznie, że musisz wykonywać tę samą procedurę co przedsiębiorca. Inaczej może wyglądać sytuacja firmy albo osoby zlecającej prace w ramach działalności gospodarczej.

Co trzeba zrobić przed zapłatą faktury?

Przed każdą płatnością faktury objętej systemem należy sprawdzić aktualny status kontrahenta na oficjalnej stronie:

checkobligationderetenue.be

Wyszukiwanie odbywa się m.in. za pomocą numeru przedsiębiorstwa BCE/KBO albo identyfikatora przedsiębiorstwa zagranicznego.

System pokazuje, czy obowiązuje potrącenie i w jakiej wysokości.

Dlaczego trzeba sprawdzać status przed każdą płatnością?

Status może się zmienić.

INASTI wyjaśnia, że czerwony wynik obowiązuje w momencie konsultacji, natomiast zielony lub szary wynik ma wskazaną datę ważności.

Dlatego stary zrzut ekranu sprzed kilku tygodni nie powinien być traktowany jako trwałe potwierdzenie braku obowiązku. Przy płatności kolejnej faktury wykonaj nową kontrolę.

Co oznacza czerwony status?

Czerwony status w części dotyczącej bezpieczeństwa społecznego oznacza, że kontrahent ma długi powodujące uruchomienie obowiązku potrącenia.

System wskaże właściwy procent. W przypadku długu związanego wyłącznie ze statusem społecznym samozatrudnionych chodzi o 15% faktury bez VAT.

Czy retencja zawsze wynosi 15%?

Nie.

Nowa retencja 15% dotyczy długów w ramach statusu społecznego samozatrudnionych, ale w Belgii istnieją już inne obowiązki potrąceń, m.in. związane z ONSSi oraz długami podatkowymi.

INASTI wskazuje przykładowo:

• 15% — gdy obowiązek dotyczy wyłącznie długów społecznych samozatrudnionego,
• 35% — w określonych sytuacjach związanych z ONSS lub właściwymi funduszami,
• 50% — gdy łączą się określone obowiązki społeczne 35% i 15%.

Nie licz procentów samodzielnie na podstawie starej wiedzy. Oficjalne narzędzie ma wskazać, co zastosować przy danej płatności.

Od jakiej kwoty liczy się 15%?

Podstawą jest kwota faktury bez VAT.

Przykład: faktura wynosi 10 000 euro netto plus VAT. Jeśli system wskazuje wyłącznie nowy obowiązek 15%, potrącenie oblicza się od 10 000 euro, czyli wynosi 1 500 euro.

Tej kwoty nie zatrzymujesz po prostu na swoim rachunku. Trzeba przekazać ją zgodnie z instrukcją do właściwej administracji.

Jak przekazać potrąconą kwotę?

Oficjalny system Check obligation de retenue umożliwia przygotowanie płatności i wygenerowanie odpowiedniej komunikacji strukturalnej.

To ważne, bo pieniądze muszą zostać przypisane do właściwego kontrahenta i jego zadłużenia.

Nie wykonuj zwykłego przelewu bez właściwego oznaczenia.

Co grozi za brak potrącenia?

INASTI przewiduje administracyjną karę równą 15% całkowitej kwoty faktury, jeśli podmiot zobowiązany nie zastosował nowej retencji.

Dla 2026 r. maksymalna kara wskazana przez INASTI wynosi 10 578,23 euro. Limit ma być indeksowany.

Brak prawidłowego działania może więc kosztować więcej niż samo opóźnienie w płatności faktury.

Co z długami ONSS i podatkami?

Nowy system nie zastępuje starych kontroli.

Przy pracach objętych obowiązkiem nadal trzeba zwracać uwagę na:

• długi społeczne ONSS,
• długi podatkowe SPF Finances,
• nowy komponent długów społecznych samozatrudnionych.

INASTI wyjaśnia, że między tymi obowiązkami istnieją reguły koordynacyjne. W niektórych konfiguracjach nowa retencja 15% nie jest nakładana dodatkowo, ponieważ zastosowanie mają inne potrącenia.

Dlatego zawsze opieraj się na wyniku narzędzia, a nie na samodzielnym sumowaniu procentów.

Co powinien zrobić wykonawca, który dostał ostrzeżenie?

Jeśli prowadzisz firmę budowlaną lub sprzątającą i otrzymałeś informację z INASTI/RSVZ:

1. skontaktuj się z kasą ubezpieczeń społecznych,
2. sprawdź, z czego dokładnie wynika zadłużenie,
3. zweryfikuj, czy zaksięgowano ostatnie płatności,
4. sprawdź możliwość uregulowania długu lub obowiązującego planu płatności,
5. ponownie sprawdź status przed dużymi terminami płatności od klientów.

Securex wskazuje, że dla 2026 r. próg długu używany przy identyfikowaniu przedsiębiorstw w nowym systemie wynosi 2 647 euro.

Czy plan spłaty może pomóc?

Nie każdy dług automatycznie uruchamia retencję. W określonych sytuacjach prawidłowo wykonywany plan płatności albo spór dotyczący należności może wpływać na status.

Nie należy jednak zakładać tego bez sprawdzenia. Najbezpieczniej poprosić kasę ubezpieczeń społecznych o potwierdzenie sytuacji i kontrolować wynik w oficjalnym systemie.

Co jeśli zapłaciłem składki, ale nadal jestem „na czerwono”?

Aktualizacja nie zawsze pojawia się natychmiast.

Securex zwraca uwagę, że kasa musi zaksięgować płatność i przekazać dane do INASTI. Może więc wystąpić opóźnienie administracyjne.

Jeśli zbliża się płatność dużej faktury, skontaktuj się z kasą możliwie wcześnie, zamiast czekać do ostatniej chwili.

Procedura dla działu księgowości

W firmie warto od 30 października wdrożyć prostą kontrolę:

1. oznacz dostawców wykonujących objęte prace budowlane i sprzątające,
2. przed każdą płatnością wejdź do Check obligation de retenue,
3. zapisz dowód kontroli z datą,
4. jeśli status wymaga potrącenia — użyj instrukcji systemu,
5. zapłać do administracji właściwą kwotę z komunikacją strukturalną,
6. pozostałą część faktury zapłać kontrahentowi,
7. zachowaj dowody obu przelewów i wyniku kontroli.

Co zrobić z fakturą częściową albo kilkoma płatnościami?

Ponieważ obowiązek jest związany z momentem płatności, przy płatnościach częściowych trzeba zachować szczególną ostrożność i sprawdzić aktualny wynik przed daną płatnością.

Nie zakładaj, że kontrola wykonana przy pierwszej zaliczce automatycznie wystarczy do końcowego rozliczenia.

Najważniejszy wniosek

Od 30 października 2026 profesjonalni zleceniodawcy i wykonawcy w objętym budownictwie i sprzątaniu będą mieli dodatkowy obowiązek kontroli przed płatnością. Jeśli oficjalny system wskaże dług społeczny samozatrudnionego, może powstać obowiązek potrącenia 15% kwoty faktury bez VAT i przekazania jej do INASTI/RSVZ. Najważniejsze jest sprawdzanie aktualnego statusu przy każdej płatności.