Firma nie płaci faktury B2B w Belgii — kiedy odsetki i 40 € za windykację?

Jeżeli belgijski klient biznesowy nie zapłacił za dostarczony towar lub usługę, sprawdź termin wymagalności, prześlij udokumentowane przypomnienie, a następnie możesz dochodzić odsetek za opóźnienie i co do zasady ryczałtu 40 € za koszty odzyskiwania należności. Nie stosuj automatycznie tych zasad do konsumenta: dla B2C obowiązują inne reguły przypomnień i opłat.

Poradnik dotyczy odpłatnej transakcji między przedsiębiorstwami (B2B) podlegającej belgijskim zasadom opóźnień płatniczych. Przy kontrakcie międzynarodowym najpierw sprawdź prawo właściwe i umowę.

Kiedy faktura jest przeterminowana?

Najpierw porównaj datę wykonania usługi lub dostawy, datę doręczenia faktury i termin określony w umowie. Gdy nie uzgodniono terminu, belgijska ustawa z 2 sierpnia 2002 r. przewiduje zasadniczo 30 dni kalendarzowych od dnia następującego po otrzymaniu faktury albo równoważnego żądania zapłaty. Jeżeli faktura dotarła wcześniej niż towar lub usługa albo nie wiadomo, kiedy ją otrzymano, istotny jest moment dostawy albo wykonania usługi.

W relacjach B2B strony mogą uzgodnić inny termin, lecz według omówienia kancelarii Jubel nie może on przekroczyć 60 dni. Nie zakładaj, że długi termin wpisany jednostronnie przez dużego klienta będzie skuteczny. Ustawa przewiduje szczególne wyjątki sektorowe i inne reguły dla należności od instytucji publicznych.

Co przygotować przed wezwaniem?

Zgromadź w jednym miejscu:

• zamówienie, ofertę lub podpisaną umowę i ogólne warunki;
• fakturę wraz z datą wysyłki/doręczenia, numerem i terminem płatności;
• dowód dostarczenia towaru, protokół odbioru albo korespondencję potwierdzającą wykonanie usługi;
• korespondencję o ewentualnej reklamacji i wpłaty częściowe;
• dokładne dane kontrahenta, w tym numer BCEi/KBO i prawidłowy adres.

Sprawdź, czy klient nie kwestionuje zasadnie wykonania umowy. Jeżeli istnieje rzeczywisty spór co do jakości albo zakresu świadczenia, sama faktura nie rozstrzyga go automatycznie.

Jak wysłać przypomnienie i wezwanie?

1. Wyślij krótkie przypomnienie z numerem faktury, kwotą, terminem, numerem IBAN i prośbą o wskazanie konkretnej podstawy ewentualnego sporu.
2. Jeżeli płatność nie wpływa, wyślij mise en demeurei / ingebrekestelling — formalne wezwanie, najlepiej w sposób pozwalający wykazać datę i treść doręczenia.
3. Wyznacz rozsądny końcowy termin dobrowolnej zapłaty i zapowiedz możliwe dalsze kroki. Ustal, czy warto zaproponować pisemny harmonogram rat.
4. Jeśli przedsiębiorstwo nadal nie płaci, oceń mediację, pomoc prawną, procedurę sądową albo odzyskanie należności z wykonalnego tytułu. Przy podejrzeniu niewypłacalności sprawdź odrębne procedury.

Ważne: według omówienia kancelarii Jubel odsetki za opóźnienie i ryczałt 40 € należą się w B2B automatycznie, bez formalnego wezwania, gdy dług stał się wymagalny. Pisemne wezwanie nadal jest przydatne dowodowo i negocjacyjnie.

Ile odsetek i dodatkowych kosztów?

W okresie 1 lipca–31 grudnia 2026 r. unijna tabela wskazuje dla Belgii ustawową stopę za opóźnienie w transakcjach handlowych 10,50% w skali roku. Nie jest to jednorazowa opłata w wysokości 10,5% faktury. Odsetki nalicza się proporcjonalnie do liczby dni opóźnienia i tylko od odpowiednio wymagalnej kwoty; uwzględnij częściowe spłaty.

Co do zasady wierzyciel ma też prawo żądać 40 € ryczałtu na koszty odzyskiwania przeterminowanej należności oraz dodatkowych uzasadnionych kosztów, jeśli przekraczają ryczałt. Sprawdź jednak umowę, prawo właściwe i konkretną transakcję. Nie doliczaj dowolnych „kosztów administracyjnych” ani nie przenoś automatycznie reguł B2B na rachunki wystawione osobie prywatnej.

Dla porównania: belgijskie zasady bezpłatnego pierwszego przypomnienia i ustawowych limitów dodatkowych opłat dotyczą konsumentów (B2C), a nie omawianej tu zwykłej faktury B2B.

Co zrobić, jeśli klient ma siedzibę w Polsce?

Sprawdź klauzulę wyboru prawai, właściwość sądu i sposób doręczenia dokumentów. Sama faktura wystawiona z belgijskim numerem VAT nie oznacza, że dla kontrahenta zagranicznego zawsze zastosujesz belgijskie odsetki i belgijskie postępowanie sądowe. W UE mogą być dostępne procedury dochodzenia roszczeń transgranicznych. Przy większej kwocie skonsultuj właściwy tryb z prawnikiem.

Co zrobić, jeśli klient obiecuje zapłatę, ale płaci tylko część?

Potwierdzaj każdą wpłatę na piśmie, przeliczaj saldo i rozdzielaj sporne od bezspornych pozycji. Uzgodnienie rat dokumentuj z datami. Nie uznawaj częściowej płatności za zrzeczenie się reszty wierzytelności bez sprawdzenia treści porozumienia.

Przydatne nazwy i źródła

• Intérêts de retard / verwijlintresten — odsetki za opóźnienie.
• Indemnité forfaitaire de recouvrement — ryczałt za koszty odzyskiwania należności.
• Mise en demeure / ingebrekestelling — wezwanie do zapłaty.

Podstawę stanowi belgijska ustawa o opóźnieniach płatniczych w transakcjach handlowych (2.08.2002); terminy i automatyczne naliczanie odsetek oraz ryczałtu opisuje m.in. kancelaria Jubel, a stawki dla drugiego półrocza i zasady rekompensaty podaje portal Unii Europejskiej Your Europe.