Mała działalność w Belgii — czy PDF wystarczy i kiedy muszę używać Peppol?

Od 1 stycznia 2026 r. faktury między belgijskimi firmami będącymi podatnikami VAT trzeba wystawiać i odbierać jako fakturę elektroniczną ustrukturyzowaną — FR: facture électronique structuréei, NL: gestructureerde elektronische factuur. W praktyce oznacza to wymianę faktur przez sieć Peppoli. Wyjaśniamy, kiedy PDF już nie wystarcza, czy obowiązek dotyczy małej firmy na zwolnieniu VAT i co ustalić z księgowym.

Czym faktura ustrukturyzowana różni się od PDF?

PDF, plik Word czy skan to dokument do czytania przez człowieka. Faktura ustrukturyzowana to plik danych (XML w standardzie Peppol BIS), który program księgowy odbiorcy może automatycznie odczytać i zaksięgować.

Dlatego w transakcjach objętych obowiązkiem:

• nie wystarczy PDF wysłany e-mailem,
• nie wystarczy faktura w Wordzie lub Excelu,
• nie wystarczy faktura papierowa.

PDF możesz nadal wysłać jako czytelną kopię, ale nie zastępuje on faktury ustrukturyzowanej.

Kogo obejmuje obowiązek?

Obowiązek dotyczy belgijskich podatników VAT w transakcjach B2B, czyli przy sprzedaży towarów lub usług innej belgijskiej firmie będącej podatnikiem VAT. Liczy się aktywny numer VAT, a nie wielkość firmy: obowiązek obejmuje zarówno samozatrudnionego, także w działalności dodatkowej, jak i dużą spółkę.

Mam zwolnienie VAT dla małych firm — czy to mnie zwalnia?

Nie. Zwolnienie VAT dla małych przedsiębiorstw — FR: régime de la franchise de taxei, NL: vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen — nie wyłącza z e-fakturowania. Nie doliczasz VAT do faktur, ale fakturę dla belgijskiej firmy nadal wysyłasz w formie ustrukturyzowanej i musisz móc odbierać takie faktury od dostawców.

Kto jest poza obowiązkiem?

Uwaga: zwolnienie z art. 44 i zwolnienie dla małych firm to dwie różne rzeczy. Zwolnienie z art. 44 wynika z rodzaju działalności, a zwolnienie dla małych firm — z niskiego obrotu. Jeżeli łączysz czynności zwolnione z art. 44 z opodatkowanymi, obowiązek może dotyczyć części Twoich faktur.

Jeżeli masz polską firmę z belgijskim numerem VAT, ale bez siedziby i bez stałego zakładu w Belgii, obowiązek nie dotyczy ani wysyłania, ani odbierania e-faktur. SPF Finances stosuje to ograniczenie od 1 stycznia 2026 r., a zmiana ustawy ma nadać mu podstawę prawną. Jeżeli masz w Belgii stały zakład (établissement stable / vaste inrichting), obowiązek co do zasady cię obejmuje — czy go masz, ustal z księgowym.

Sprzedaję tylko osobom prywatnym — czy Peppol mnie dotyczy?

Faktury dla konsumentów (B2C) nie muszą być ustrukturyzowane. Możesz je wystawiać jak dotąd.

Jednak nawet firma sprzedająca wyłącznie osobom prywatnym musi odbierać faktury ustrukturyzowane od swoich dostawców — np. hurtowni, operatora telefonu firmowego czy księgowego. Potrzebujesz więc programu albo usługi, która przyjmuje faktury przez Peppol.

Faktury dla instytucji publicznych (B2G) podlegają osobnym zasadom. Jeżeli pracujesz dla gminy, szkoły publicznej lub urzędu, ustal z księgowym, jakiego kanału wymaga zamawiający.

Jak przygotować firmę krok po kroku?

1. Ustal profil firmy z księgowym. Sprawdź, czy wystawiasz faktury B2B, tylko B2C, czy wykonujesz czynności zwolnione z art. 44.
2. Wybierz program lub usługę obsługującą Peppol. Ważne, żeby program umiał zarówno wysyłać, jak i odbierać faktury. Porównaj koszty abonamentu i sprawdź, czy księgowy ma dostęp do dokumentów.
3. Sprawdź dane firmy. Numer przedsiębiorstwa i numer VAT w programie muszą być prawidłowe, bo po nich firma jest odnajdywana w sieci Peppol.
4. Zrób test. Wyślij jedną fakturę i sprawdź, czy dotarła. Poproś dostawcę o fakturę testową i zobacz, gdzie się pojawia.
5. Ustal archiwizację. Zachowuj oryginalny plik XML faktury, a nie tylko jego wydruk lub PDF.

Nie musisz prosić każdego klienta o jego identyfikator Peppol. Program zwykle sam sprawdza, czy odbiorca jest dostępny w sieci.

Co zrobić, gdy klient nie jest gotowy na Peppol?

Jeżeli klient objęty obowiązkiem z przyczyn technicznych naprawdę nie może odebrać faktury ustrukturyzowanej, przepisy przewidują rozwiązanie awaryjne — możesz wtedy doręczyć fakturę w innej formie, np. jako PDF. Klient ma jednak obowiązek niezwłocznie przygotować się do odbioru e-faktur. To nie jest stałe zwolnienie.

W takiej sytuacji:

• zachowaj dowód, że faktura nie mogła zostać dostarczona przez Peppol (np. komunikat z programu),
• zapisz, kiedy i jak wysłałeś fakturę w innej formie,
• poinformuj klienta, że powinien uruchomić odbiór e-faktur.

Okres tolerancji, który administracja podatkowa stosowała w pierwszych trzech miesiącach 2026 r., już się zakończył. Firmy z wyjątkowymi problemami technicznymi mogą prosić o indywidualną analizę przez formularz kontaktowy na federalnym portalu e-facture / e-facturatie.

Jak długo przechowywać e-faktury?

Faktury przechowuj przez 7 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku wystawienia. Dłużej — 15 lub 25 lat — trzeba przechowywać m.in. faktury dotyczące nieruchomości inwestycyjnych, przy których odliczenie VAT podlega korekcie. Federalny portal e-facture zdecydowanie zaleca archiwizowanie oryginalnego pliku XML: zmiana formatu jest dozwolona, ale wtedy trudniej wykazać autentyczność i integralność faktury. Sprawdź, czy Twój program przechowuje faktury przez cały ten okres, także po rezygnacji z abonamentu.

Co grozi za brak e-faktur?

Za nieprzestrzeganie obowiązku przepisy przewidują grzywny, rosnące przy kolejnych naruszeniach. Nie odkładaj wdrożenia — jeśli masz problem techniczny, udokumentuj go i skontaktuj się z księgowym lub dostawcą programu.

Najczęstsze błędy

• „Mam zwolnienie VAT, więc Peppol mnie nie dotyczy” — dotyczy, jeśli fakturujesz belgijskie firmy.
• „Sprzedaję tylko klientom prywatnym, więc nic nie muszę robić” — musisz odbierać e-faktury od dostawców.
• „Wysyłam PDF e-mailem z programu księgowego” — PDF nie jest fakturą ustrukturyzowaną.
• „Archiwizuję tylko wydruki” — formalnie jest to dozwolone, ale trudniej wtedy wykazać autentyczność faktury; bezpieczniej przechowywać oryginalne pliki XML.