Ślub cywilny w Belgii dla Polaków — gdzie zgłosić małżeństwo i jakie dokumenty przygotować?

Dwoje obywateli Polski może zawrzeć małżeństwo cywilne przed belgijskim urzędnikiem stanu cywilnego, jeżeli spełnione są warunki zawarcia ślubu w Belgii. Najpierw skontaktuj się z działem stanu cywilnego właściwej gminy, ustal indywidualną listę dokumentów i złóż déclaration de mariage / huwelijksaangifte. Samo zarezerwowanie sali lub terminu uroczystości nie zastępuje deklaracji.

Kto może zawrzeć ślub w Belgii?

Belgijskie prawo wymaga co do zasady, aby każda z osób była pełnoletnia, wyraziła dobrowolną zgodę, nie pozostawała już w małżeństwie i nie zachodziły ustawowe przeszkody wynikające z pokrewieństwa.

Nie trzeba mieć belgijskiego obywatelstwa. Według belgijskiego Kodeksu prawa prywatnego międzynarodowego (art. 44) ślub może zostać zawarty w Belgii, gdy jedna z przyszłych małżonków jest Belgiem, ma miejsce zamieszkania (domicile) w Belgii albo od ponad trzech miesięcy ma w Belgii zwykły pobyt w chwili ślubu. Kodeks cywilny przewiduje, że do deklaracji dołącza się w razie potrzeby dowód aktualnego miejsca pobytu i zwykłego pobytu w Belgii od ponad trzech miesięcy. Gminy przyjmują deklaracje także wtedy, gdy jedna z osób nie jest zapisana w belgijskich rejestrach — Schaerbeek przewiduje dla takiej sytuacji dłuższy termin oczekiwania (patrz niżej). Szczegóły dotyczące pobytu i powiązania z Belgią potwierdź w swojej gminie przed planowaniem uroczystości.

W sprawach międzynarodowych urząd sprawdzi również właściwe prawo i dokumenty stanu cywilnego danej osoby. Nie zakładaj, że polski komplet będzie identyczny dla osoby nigdy niezamężnej, rozwiedzionej i wdowca.

W której gminie złożyć déclaration de mariage?

Co do zasady chodzi o gminę, w której co najmniej jedna osoba ma miejsce zamieszkania albo jest wpisana do rejestru ludnościi, rejestru cudzoziemców lub rejestru oczekujących. Zadzwoń lub napisz do service de l'état civili / dienst Burgerlijke Stand. W Brukseli załatwia się sprawę w konkretnej gminie (np. Schaerbeek czy Etterbeek), a nie w jednym wspólnym urzędzie całego regionu.

Na początku prześlij dane obojga narzeczonych, obywatelstwa i aktualne statusy pobytowe. Gmina poda właściwą listę dokumentów i sposób umawiania wizyty.

Jakie dokumenty przygotować?

Dla osób zapisanych w belgijskim rejestrze ludności lub cudzoziemców punktem wyjścia są:

• ważny dowód tożsamości lub paszport;
• akt urodzenia każdej osoby (urzędnik sam pobiera odpis, jeśli osoba urodziła się w Belgii lub jej akt urodzenia został w Belgii transkrybowany);
• jeśli sporządzono małżeńską umowę majątkową — potwierdzenie od notariusza.

Osoby niezapisane w rejestrze ludności ani cudzoziemców przedstawiają według Kodeksu cywilnego (art. 164/2) dodatkowe dowody, m.in. dowód obywatelstwa i dowód stanu wolnego albo rozwiązania lub unieważnienia poprzedniego małżeństwa. Przy sytuacji zagranicznej urząd może żądać dodatkowo:

• potwierdzenia obywatelstwa;
• dokumentu o stanie cywilnym, a po poprzednim małżeństwie — dokumentu o rozwodzie, unieważnieniu albo śmierci małżonka;
• dowodu pobytu lub miejsca zamieszkania;
• dokumentów poświadczających zmianę nazwiska albo rozbieżności w zapisach danych.

Dokładna lista zależy od twojej historii i rejestrów dostępnych gminie. O tym, czy dokumenty wystarczą, decyduje urzędnik stanu cywilnego. Nie zamawiaj drogich tłumaczeń lub legalizacji wszystkich dokumentów „na zapas”. Najpierw zapytaj o możliwość pobrania danych przez belgijski rejestr oraz o zastosowanie unijnych przepisów dotyczących dokumentów urzędowych i formularzy wielojęzycznych. Szczegóły opisujemy w poradniku Polski dokument w belgijskim urzędzie — kiedy apostille i tłumaczenie są zbędne?.

Kiedy zgłosić ślub?

Według Kodeksu cywilnego (art. 164/1) urzędnik podpisuje deklarację, gdy otrzyma komplet dokumentów — co do zasady w ciągu miesiąca od wydania pokwitowania, a przy wątpliwościach co do dokumentów termin może się wydłużyć do trzech miesięcy. Terminy na ślub liczy się od podpisania deklaracji, a nie od pierwszego dostarczenia dokumentów.

Według Kodeksu cywilnego (art. 165) ślub nie może się odbyć przed 14. dniem od podpisania deklaracji, a jeśli nie odbędzie się w ciągu sześciu miesięcy od upływu tego 14-dniowego terminu, potrzebna jest nowa deklaracja. Z ważnych powodów prokurator może zwolnić z terminu oczekiwania. Ślub odbywa się przed urzędnikiem, który przyjął deklarację. W praktyce oznacza to, że deklarację składasz najwcześniej około 6 miesięcy i najpóźniej 14 dni przed planowaną datą ślubu — tak opisuje to np. gmina Wemmel. Schaerbeek opisuje to od strony ślubu: uroczystość może się odbyć od 14. dnia po deklaracji — albo od 30. dnia, jeśli jedna z osób nie jest zapisana w Belgii — i do 6 miesięcy i 14 dni po niej. Dłuższy, 30-dniowy termin podaje Schaerbeek — jeśli dotyczy cię ta sytuacja, potwierdź go w swojej gminie. Zgłoszenie wymaga złożenia odpowiednio wcześnie i skompletowania dokumentów. Sam formularz wysłany do gminy nie zawsze oznacza, że deklaracja została już formalnie przyjęta.

Zarezerwuj czas na rozpatrzenie dokumentów zagranicznych. Koszty i terminy wizyt różnią się między gminami; przed ustaleniem daty uroczystości poproś o potwierdzenie przyjęcia deklaracji.

Jak wygląda procedura krok po kroku?

1. Ustal gminę właściwą dla jednego z narzeczonych i wyślij zapytanie do działu stanu cywilnego.
2. Dostarcz skany lub informacje wstępne wymagane do ustalenia dokumentów.
3. Uzyskaj polskie akty i zaświadczenia wskazane przez gminę, w odpowiedniej postaci językowej.
4. Złóż formalną déclaration de mariage i odbierz potwierdzenie daty.
5. Uzgodnij dzień ceremonii, miejsce i ewentualne wymagania dotyczące tłumacza ustnego. Według Kodeksu cywilnego urzędnik informuje przy deklaracji, że możecie mieć najwyżej czterech świadków, wybranych przez was, w wieku co najmniej 18 lat.
6. Po uroczystości poproś o odpis lub wyciąg belgijskiego aktu małżeństwa i sprawdź poprawność imion, nazwisk oraz dat.

Co zrobić, jeśli...

Jeden z narzeczonych jest rozwiedziony w Polsce?

Powiadom urząd przed zgłoszeniem, przedstaw szczegóły poprzedniego małżeństwa i zapytaj, jaki dokument potwierdzający jego rozwiązanie zaakceptuje gmina. Sprawdź, czy orzeczenie jest prawomocne i czy jego dane są zgodne z aktami stanu cywilnego.

Gmina odmawia przyjęcia deklaracji lub wstrzymuje ślub?

Poproś o pisemne wskazanie braków i podstawy odmowy oraz o pouczenie, czy i w jakim terminie można się odwołać — terminy są krótkie, dlatego warto szybko skonsultować się z prawnikiem. Kodeks cywilny (art. 164/1) opisuje sytuację, w której urzędnik odmawia podpisania deklaracji, bo nie przedstawiono wymaganych dokumentów albo nie uznaje ich ważności lub autentyczności: od takiej odmowy można się odwołać do sądu rodzinnego (tribunal de la famille) w ciągu miesiąca od powiadomienia o decyzji. Odmowa udzielenia samego ślubu (art. 167) — gdy nie są spełnione warunki albo ślub byłby sprzeczny z porządkiem publicznym — także podlega odwołaniu do sądu rodzinnego w ciągu miesiąca. Przy poważnych wątpliwościach urzędnik może też odroczyć ślub, najwyżej o dwa miesiące, na dodatkowe wyjaśnienia. Schaerbeek przypomina, że urzędnik może wstrzymać lub odmówić ślubu, jeśli okoliczności wskazują, że jego jedynym celem jest uzyskanie korzyści pobytowej albo że jest zawierany pod przymusem.

Planujecie intercyzę?

Contrat de mariage / huwelijkscontract sporządza notariusz. Ustal kwestie majątkowe przed ślubem i dostarcz gminie wymagane potwierdzenie. Nie utożsamiaj braku intercyzy z dowolnie wybranym prawem majątkowym przy transgranicznym małżeństwie.

Chcemy potem korzystać z aktu w Polsce?

Po ślubie odbierz belgijski akt i sprawdź w polskim USC lub konsulacie, czy w twojej sprawie potrzebna jest transkrypcja albo aktualizacja rejestrów i dokumentów. Nie zakładaj automatycznego odzwierciedlenia wszystkich danych po obu stronach granicy.

Najważniejsze

Najpierw właściwa gmina i indywidualna lista dokumentów, potem deklaracja, a dopiero następnie ślub w ustawowym przedziale czasowym. Obywatelstwo polskie nie wyklucza ślubu cywilnego w Belgii.