Zakładam firmę jednoosobową — co załatwić w guichet d'entreprises?

Zakres poradnika: pierwsza rejestracja działalności na własne nazwisko (osoba fizyczna, bez spółki) przez obywatela UE mieszkającego w Belgii — wpis do BCEi/KBO przez guichet d'entreprises / ondernemingsloketi i opłata w 2026 r., wymogi regionalne (podstawy zarządzania i kompetencje zawodowe), aktywacja numeru VAT i system zwolnienia małych firm, kasa ubezpieczeń społecznych, mutuellei i pozwolenia. Nie opisujemy spółek, działalności dodatkowej przy etacie, zamknięcia firmy ani wysokości składek.

Jeśli zakładasz w Belgii jednoosobową firmę jako osoba fizyczna, guichet d'entreprises zrobi za ciebie jedną obowiązkową rzecz: wpisze cię do rejestru przedsiębiorstw BCE/KBO i nada numer przedsiębiorstwa. Ta czynność kosztuje w 2026 r. 111,50 € i ta kwota nie zależy od wybranego guichet. Pozostałe sprawy — numer VAT, kasa ubezpieczeń społecznych, mutuelle, ewentualne pozwolenia — musisz załatwić tak czy inaczej, ale część z nich możesz zrobić sam albo powierzyć guichet za dodatkową opłatą. Pakiety startowe, doradztwo i ubezpieczenia to już oferta handlowa, a nie warunek wpisu.

Jako obywatel Polski (UE) nie potrzebujesz karty zawodowej dla cudzoziemców — ta dotyczy osób spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jak nazywa się to po francusku i niderlandzku?

• Samozatrudniony — FR: indépendant, NL: zelfstandige.
• Firma jednoosobowa (działalność na własne nazwisko, bez spółki) — FR: entreprise individuelle, NL: eenmanszaak.
• Rejestr przedsiębiorstw — FR: Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), NL: Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
• Okienko przedsiębiorcy — FR: guichet d'entreprises, NL: ondernemingsloket. To organizacje zatwierdzone przez państwo; część z nich działa w grupach, które prowadzą też kasy ubezpieczeń społecznych lub sekretariaty socjalne.
• Kasa ubezpieczeń społecznych — FR: caisse d'assurances sociales, NL: socialeverzekeringsfondsi.
• Kasa chorych — FR: mutualité (potocznie mutuelle), NL: ziekenfonds.

W jakiej kolejności to załatwić?

1. Sprawdź, czy twoja działalność wymaga kompetencji zawodowych albo pozwolenia (zależy od regionu i branży — opis niżej).
2. Przygotuj konto bankowe, którego numer podasz przy wpisie.
3. Zarejestruj się w BCE/KBO przez wybrany guichet d'entreprises.
4. Jeśli działalność podlega VAT — aktywuj numer VAT (od razu w guichet albo samodzielnie).
5. Najpóźniej przed pierwszym dniem działalności zapisz się do kasy ubezpieczeń społecznych.
6. W tym samym czasie zapisz się do mutuelle, jeśli jeszcze w żadnej nie jesteś.

Wpis do BCE i aktywację VAT wiele osób załatwia podczas jednej wizyty w guichet, a guichet należący do grupy z własną kasą zaproponuje też zapis do niej. Kasę wybierasz jednak sam — możesz porównać oferty.

Konto bankowe — czy musi być osobne?

Guichet poprosi cię przy wpisie o numer rachunku bankowego. Osobne konto firmowe ułatwia rozliczenia i wiele osób je zakłada. Jeśli bank lub doradca twierdzi, że osoba fizyczna prowadząca działalność musi mieć konto oddzielne od prywatnego, poproś o wskazanie podstawy prawnej.

Wpis do BCE/KBO w guichet d'entreprises

Osoba fizyczna nie zarejestruje się w BCE bezpośrednio — wpisu dokonuje zatwierdzony guichet d'entreprises. Możesz wybrać dowolny guichet; część z nich (np. Securex, Xerius) przyjmuje wnioski także przez internet. Po wpisie dostajesz numer przedsiębiorstwa (FR: numéro d'entreprise), który musisz podawać m.in. na fakturach.

Co przygotować?

• Dowód osobisty.
• Numer konta bankowego.
• Opis działalności — guichet przypisze jej kody NACEBEL. Według Securex dla działalności głównych możesz podać najwyżej pięć kodów NACEBEL.
• Nazwę handlową, jeśli chcesz jej używać.

Ile to kosztuje?

• Wpis do BCE: 111,50 € w 2026 r. Stawkę ustala SPF Économie / FOD Economie i co roku indeksuje (SPF Économie, Securex).
• Według Xerius za późniejsze zmiany danych w BCE (np. zmianę adresu) obowiązuje ta sama stawka — 111,50 € za każdą zmianę i za każdą jednostkę (établissement).
• Aktywacja VAT przez guichet to osobna opłata za obsługę, różna w zależności od guichet — przed wizytą sprawdź aktualny cennik wybranego guichet.
• Pakiety startowe, porady, szkolenia i ubezpieczenia są dobrowolne.

Wymogi regionalne: podstawy zarządzania i kompetencje zawodowe

Do niedawna w Brukseli i Walonii trzeba było przy wpisie udowodnić podstawową wiedzę z zarządzania — FR: connaissances de gestion de base, NL: basiskennis bedrijfsbeheer. Ten wymóg zniesiono już we wszystkich trzech regionach. Nadal w Brukseli i Walonii dla części zawodów trzeba wykazać kompetencje zawodowe — FR: compétences professionnelles, NL: beroepsbekwaamheid. Sprawdza to guichet przy wpisie.

Według Securex i Xerius we Flandrii nie trzeba już wykazywać ani podstaw zarządzania, ani kompetencji zawodowych; Securex nie podaje daty zniesienia kompetencji zawodowych.

Dla osoby fizycznej co do zasady liczy się region, w którym masz adres zamieszkania. Jeśli mieszkasz w jednym regionie, a działasz w innym, zapytaj w guichet, które przepisy cię obejmują.

Jakie zawody wymagają kompetencji w Brukseli i Walonii?

Według Xerius przykłady to m.in.: budownictwo (murarstwo, tynki, stolarka, płytki, dachy, elektrotechnika, malowanie, instalacje sanitarne i grzewcze, generalne wykonawstwo), fryzjerstwo, kosmetyka, optyka, usługi pogrzebowe, warsztaty samochodowe i handel pojazdami, restauracje, catering, piekarnictwo oraz instalacja urządzeń chłodniczych. Securex wymienia też handel i naprawę rowerów. W Brukseli od 1.04.2024 zniesiono ten wymóg m.in. dla pedicure, masażu i techników dentystycznych.

Według Xerius kompetencje udowadniasz dyplomem albo doświadczeniem zawodowym (liczba lat zależy od zawodu), a jeśli nie masz ani jednego, ani drugiego — zaświadczeniem z uznanej instytucji szkoleniowej (np. EFP, IFAPME). Przy co najmniej 3 latach pracy na własny rachunek albo 5 latach pracy na etacie w innym państwie UE możesz poprosić tamtejszą izbę o zaświadczenie CE. Czy twój dyplom się liczy, sprawdzisz w guichet.

VAT: aktywacja numeru i zwolnienie małych firm

Numer VAT to twój numer przedsiębiorstwa poprzedzony oznaczeniem „BE”, aktywowany do celów VAT. Aktywacja to osobny krok po wpisie do BCE. Wniosek składa się na formularzu 604A — przez guichet (za opłatą za obsługę), samodzielnie w MyMinfini albo pocztą do właściwego urzędu VAT. Z wystawianiem faktur z VAT lepiej poczekać na potwierdzenie, że numer jest aktywny.

Małe firmy mogą skorzystać z systemu zwolnienia — FR: régime de la franchise de taxei pour les petites entreprises, NL: vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen:

• limit to 25 000 € rocznego obrotu (bez VAT);
• jeśli zaczynasz w trakcie roku, limit zmniejsza się proporcjonalnie do liczby dni kalendarzowych, które upłynęły od 1 stycznia — według przykładu SPF Finances przy starcie 1 lipca 2026 r. wynosi 12 603 €;
• według SPF Finances w 2026 r. zamiar skorzystania ze zwolnienia zgłaszasz przez aplikację e604; jeśli dopiero rozpoczynasz działalność, wnioskujesz o ten system w deklaracji rozpoczęcia działalności (e604A) — od kiedy zwolnienie zaczyna działać, potwierdź w guichet albo u księgowego;
• niektóre działalności są z tego systemu wyłączone (według SPF Finances m.in. prace dotyczące nieruchomości, czyli travaux immobiliers) — zapytaj w guichet, czy twoja działalność się kwalifikuje;
• w tym systemie nie doliczasz VAT do faktur, ale też nie odliczasz VAT od zakupów firmowych;
• nie składasz okresowych deklaracji VAT, ale co roku do 31 marca składasz listing klientówi.

Możesz zamiast tego wybrać zwykły system VAT, np. przy dużych wydatkach na start. Tę decyzję omów z księgowym lub w guichet.

Kasa ubezpieczeń społecznych — przed startem

Każdy samozatrudniony musi należeć do kasy ubezpieczeń społecznych, którą sam wybiera. Zapisać się trzeba przed rozpoczęciem działalności. Jeśli tego nie zrobisz:

• grozi ci kara administracyjna od 500 do 2000 €;
• INASTIi (NL: RSVZ) wezwie cię do zapisu i da 30 dni;
• po tym terminie zostaniesz automatycznie zapisany do Caisse nationale auxiliaire (NL: Nationale Hulpkas) — kasy prowadzonej przez INASTI.

Kasę możesz zmienić później tylko na 1 stycznia, po co najmniej 4 latach członkostwa i bez zaległości.

Jak działają składki?

• Składki to procent twojego dochodu zawodowego netto (przychód minus koszty), płacony co kwartał.
• Na początku płacisz składki tymczasowe; kasa rozlicza je później według faktycznego dochodu ustalonego przez urząd skarbowy — dopłacisz albo dostaniesz zwrot.
• Samozatrudniony w głównym zawodzie zawsze płaci co najmniej składkę minimalną. Według Socialsecurity.be, jeśli zaczynasz w głównym zawodzie po raz pierwszy (lub ponad 5 lat po zakończeniu poprzedniej działalności na własny rachunek), przez pierwsze cztery kwartały możesz pod pewnymi warunkami płacić niższą składkę minimalną (primo-starter).
• Kasa dolicza też swoje koszty obsługi.

Wysokość składek w twojej sytuacji wyliczy kasa — zapytaj o nią przed wyborem.

Mutuelle

Samozatrudniony musi zapisać się do kasy chorych w tym samym czasie, w którym zapisuje się do kasy ubezpieczeń społecznych. Krok po kroku opisuje to poradnik o zapisie do mutuelle. Jak samozatrudniony zgłasza chorobę i jakie dostaje świadczenie, wyjaśnia osobny poradnik.

Pozwolenia branżowe

Niezależnie od regionu niektóre działalności wymagają dodatkowych zezwoleń lub rejestracji. Przykłady:

• produkcja, import lub sprzedaż żywności — zezwolenie AFSCA / FAVV;
• handel obwoźny i jarmarczny — zasady i zezwolenia zależą od regionu;
• w Brukseli także m.in. noclegi turystyczne i biura podróży — listę prowadzi Bruxelles Economie et Emploi.

Guichet może przygotować część tych wniosków (np. AFSCA) za osobną opłatą. Zapytaj o pozwolenia przed wpisem do BCE. Jeśli zamierzasz pracować w budownictwie lub sprzątaniu, sprawdź też zasady zatrzymywania części faktury przez zleceniodawcę.

Na co jeszcze uważać?

• Zasiłek dla bezrobotnych: rozpoczęcie działalności jako samozatrudniony kończy prawo do zasiłku. Przygotowanie działalności z zachowaniem zasiłku jest możliwe tylko na określonych warunkach — sprawdź je przed wpisem (zob. zasiłek dla bezrobotnych).
• Zmiany w firmie: zmianę sytuacji zawodowej lub rodzinnej musisz zgłosić swojej kasie ubezpieczeń społecznych.
• Rejestracja pobytu: jeśli dopiero meldujesz się w Belgii jako samozatrudniony, twój status ma znaczenie także w gminie — co przygotować, opisuje poradnik o pierwszej rejestracji.