Jednoosobowa działalność w Belgii — czy potrzebujesz osobnego konta firmowego?

Jeżeli zakładasz jednoosobową działalność w Belgii, potrzebujesz rachunku bankowego, którego numer podasz przy wpisie do BCEi/KBO i będziesz umieszczać na dokumentach handlowych. Nie oznacza to jednak automatycznie, że jako osoba fizyczna musisz kupić bankowy produkt nazwany „compte professionnel” albo „professionele rekening”.

Warto rozróżnić obowiązek wynikający z przepisów od nazwy produktu sprzedawanego przez bank. Wpis do BCE/KBO, aktywację VAT i zapis do kasy ubezpieczeń społecznych załatwiasz w wybranym guichet d'entreprises / ondernemingsloketi.

Co jest obowiązkowe

Według SPF Economie guichet d'entreprises przy wpisie do BCE/KBO rejestruje m.in. numer twojego rachunku bankowego. Kodeks prawa gospodarczego (FR: Code de droit économique, art. III.25) wymaga, aby dokumenty przedsiębiorstwa wpisanego do BCE/KBO podawały m.in. numer co najmniej jednego rachunku płatniczego, którego przedsiębiorstwo jest posiadaczem. Xerius i UNIZO piszą, że numer rachunku trzeba podawać na dokumentach handlowych, takich jak faktury i pisma firmowe; UNIZO dodaje, że razem z numerem należy podać nazwę instytucji finansowej. Xerius zwraca uwagę, że za brak numeru rachunku na fakturze grozi grzywna.

Dotyczy to zarówno:

• entreprise individuelle / eenmanszaak — działalności osoby fizycznej,
• spółki.

Razem z numerem rachunku dokumenty powinny zawierać również wymagane dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa, w tym numer przedsiębiorstwa.

UNIZO mówi o rachunku bieżącym (NL: zichtrekening); ani UNIZO, ani Xerius nie wymagają od działalności osoby fizycznej osobnego produktu nazwanego „konto profesjonalne”.

Czy jednoosobowa działalność musi mieć bankowy „pakiet firmowy”

Nie należy utożsamiać dwóch rzeczy:

1. rachunku wykorzystywanego do działalności,
2. konkretnego produktu bankowego sprzedawanego pod nazwą „konto profesjonalne”.

UCM wyjaśnia, że entreprise personne physique nie musi obowiązkowo otwierać osobnego konta profesjonalnego wyłącznie dlatego, że prowadzi działalność. Podobnie Xerius: przy eenmanszaak osobny rachunek jest zdecydowanie zalecany, ale nie jest prawnie wymagany.

To nie oznacza, że rozsądnie jest mieszać wszystkie operacje prywatne i zawodowe na jednym rachunku.

Dlaczego osobny rachunek jest bardzo dobrym pomysłem

Nawet przy działalności jednoosobowej oddzielny rachunek przeznaczony wyłącznie do firmy upraszcza:

• księgowanie przychodów i kosztów,
• przekazywanie dokumentów księgowemu,
• kontrolę płatności klientów,
• rozliczenie VAT,
• wyjaśnianie transakcji podczas kontroli podatkowej,
• zamknięcie działalności albo zmianę księgowego,
• rozdzielenie prywatnych wydatków od kosztów zawodowych.

UCM zwraca uwagę, że wykorzystywanie prywatnego rachunku do operacji zawodowych może zwiększyć zakres praktycznej kontroli tego rachunku przez administrację podatkową i komplikować wykazywanie kosztów zawodowych.

Sprawdź regulamin banku

Nawet jeżeli przepisy nie nakazują osobie fizycznej zakupienia konkretnego „pakietu professional”, bank może w swoich warunkach umownych ograniczać używanie danego rachunku prywatnego do działalności gospodarczej.

Przed rozpoczęciem przyjmowania płatności firmowych sprawdź więc:

• regulamin rachunku,
• taryfę opłat,
• czy bank dopuszcza obrót zawodowy,
• czy konto obsługuje funkcje potrzebne firmie, np. polecenia zapłaty, karty, integrację księgową lub Peppoli.

Jeżeli regulamin konta prywatnego zabrania używania go zawodowo, argument „prawo nie wymaga pakietu business” nie zmienia warunków umowy z bankiem.

Co ze spółką

Spółka ma odrębną organizację finansową od wspólników i powinna używać rachunku należącego do spółki. UCM, UNIZO i Xerius wskazują, że przy spółce rachunek na jej nazwę jest obowiązkowy.

Nie przelewaj płatności należnych spółce na prywatny rachunek wspólnika lub administratora tylko dlatego, że „to ta sama osoba, która prowadzi firmę”. Przy spółce rozdzielenie majątku prywatnego i firmowego ma znaczenie prawne oraz księgowe.

Jakie dane podawać na fakturach i pismach

Numer rachunku należy umieszczać na dokumentach handlowych.

W praktyce sprawdź, czy wzór faktury zawiera co najmniej:

• nazwę przedsiębiorstwa,
• numer przedsiębiorstwa / BCE-KBO,
• właściwe dane VAT, jeżeli jesteś podatnikiem VAT,
• numer rachunku do płatności,
• nazwę instytucji finansowej (według UNIZO),
• pozostałe elementy obowiązkowej faktury zależne od transakcji.

Sam numer konta nie zastępuje numeru przedsiębiorstwa ani numeru VAT.

Czy rachunek musi być belgijski

UNIZO pisze, że rachunek trzeba otworzyć w banku z siedzibą w Belgii. Obowiązujący od 26 stycznia 2023 r. art. III.25 Kodeksu prawa gospodarczego mówi jednak o rachunku płatniczym otwartym w instytucji bankowej z siedzibą w Europejskim Obszarze Gospodarczym (FR: établissement bancaire établi au sein de l'Espace économique européen). Jeżeli chcesz zgłosić rachunek w banku z innego państwa EOG, np. z Polski, przed wpisem zapytaj w guichet d'entreprises, czy go przyjmie, i sprawdź z księgowym obowiązki deklaracyjne dotyczące zagranicznych rachunków.

Xerius zwraca też uwagę, że rachunek rejestrowany w BCE/KBO musi być prowadzony przez uznany bank — rachunki u dostawców usług finansowych takich jak Wise, Payoneer czy Skrill nie są według Xerius akceptowane. Jeżeli korzystasz z takiej aplikacji, zapytaj w guichet d'entreprises przed rejestracją, jaki rachunek możesz zgłosić.

Jednocześnie przy zakładaniu działalności musisz spełnić belgijskie wymogi identyfikacyjne, księgowe i administracyjne.

Ten poradnik dotyczy przede wszystkim wyboru i organizacji rachunku do bieżącej działalności, a nie deklarowania zagranicznego konta fiskusowi.

Co zrobić, jeśli bank odmawia otwarcia konta

Dla przedsiębiorstw istnieje w Belgii service bancaire de base / basisbankdienst, czyli podstawowa usługa bankowa dla firm. Według UCM mechanizm działa od 1 maja 2021 r.

Według SPF Economie wniosek do Izby ds. podstawowej usługi bankowej (FR: Chambre du service bancaire de base) przy SPF Economie możesz złożyć, gdy:

• trzy różne banki odmówiły ci usługi minimalnej, albo
• dwa różne banki odmówiły, a twój obecny rachunek został wypowiedziany.

Jeśli bank nie odpowie na wniosek o otwarcie rachunku w ciągu 15 dni roboczych, SPF Economie traktuje to jako odmowę. Do wniosku dołączasz m.in. wyciąg z rejestru karnego (extrait de casier judiciaire) na przedsiębiorstwo, jego administratorów i osoby nim kierujące, nie starszy niż 3 miesiące. Jeśli wniosek przejdzie weryfikację, Izba ma 60 dni kalendarzowych na wyznaczenie banku — przedsiębiorstwo nie wybiera go samo. Usługa nie musi być bezpłatna: według SPF Economie roczna opłata nie może przekroczyć 420 € (kwota może być indeksowana).

Bank może odmówić m.in. wtedy, gdy masz już podstawową usługę bankową albo inny rachunek bieżący w Belgii lub innym państwie UE (SPF Economie, podobnie UCM). Szczegóły procedury i aktualny formularz znajdziesz na stronie SPF Economie o podstawowej usłudze bankowej dla przedsiębiorstw (link w źródłach).

Nie składaj wniosku o podstawową usługę bankową „na zapas” — jest to mechanizm na wypadek realnego problemu z uzyskaniem usług płatniczych.

Jak ustawić konto przy starcie działalności

Najprostszy praktyczny schemat:

1. wybierz rachunek, którego regulamin dopuszcza działalność,
2. najlepiej przeznacz go wyłącznie na firmę,
3. podaj numer księgowemu,
4. ustaw ten numer na fakturach i innych dokumentach handlowych,
5. wszystkie zawodowe przychody przyjmuj na ten rachunek,
6. zawodowe koszty również opłacaj z niego, gdy to możliwe,
7. prywatne wypłaty do siebie opisuj w sposób zrozumiały dla księgowości.

Najważniejsze w skrócie

Działalność jednoosobowa: potrzebujesz rachunku, którego numer zgłosisz w BCE/KBO i podasz na dokumentach handlowych, ale nie utożsamiaj tego automatycznie z obowiązkiem zakupu bankowego produktu nazwanego „konto profesjonalne”. Osobny rachunek jest jednak zdecydowanie najbezpieczniejszym rozwiązaniem księgowym.

Spółka: używaj rachunku spółki i nie mieszaj go z finansami prywatnymi.

W obu przypadkach numer rachunku powinien znaleźć się na dokumentach handlowych, a warunki konkretnego konta trzeba sprawdzić również w regulaminie banku.