Klient z Polski nie płaci faktury — jak uzyskać europejski nakaz zapłaty z Belgii?

Jeżeli mieszkasz lub prowadzisz firmę w Belgii, a kontrahent z Polski albo innego państwa UE nie płaci wymagalnej i zasadniczo bezspornej kwoty, możesz rozważyć europejski nakaz zapłaty (injonction de payer européenne / Europees betalingsbevel). To uproszczona procedura sądowa oparta na formularzach, przewidziana dla transgranicznych spraw cywilnych i handlowych. Nie oznacza to, że wolno automatycznie pozwać w belgijskim sądzie: najpierw trzeba ustalić jurysdykcję.

Kiedy ta procedura pasuje

• Dochodzisz oznaczonej sumy pieniędzy, która jest już wymagalna: np. nieopłaconej faktury, zwrotu ustalonej należności lub ceny wynikającej z umowy.
• Sprawa jest transgraniczna w rozumieniu rozporządzenia UE: co najmniej jedna strona ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w państwie członkowskim innym niż państwo rozpoznające sprawę.
• Roszczenie jest cywilne lub handlowe i nie mieści się w wyłączeniach przewidzianych w przepisach (według ECC Belgium m.in. zabezpieczenie społeczne, sprawy małżeńskie i spadkowe).
• Liczysz się z tym, że dłużnik może złożyć sprzeciw, a wtedy sprawa przestanie toczyć się jako proste postępowanie nakazowe.

Procedura działa między państwami UE z wyjątkiem Danii. Nie ma w niej ogólnego limitu 5 000 euro — to limit innej procedury, europejskiego postępowania w sprawie drobnych roszczeń. Nakaz zapłaty może dotyczyć wyższej kwoty, lecz koszty, jurysdykcja i ryzyko sporu pozostają.

Krok 1. Sprawdź, który sąd może wydać nakaz

Zacznij od umowy, siedziby dłużnika, rodzaju świadczenia i ewentualnej klauzuli wyboru sądu. Szczególną ochroną objęte są m.in. niektóre umowy konsumenckie. Nie zakładaj, że mieszkając w Belgii zawsze wybierasz belgijski sąd; czasem właściwy będzie sąd w Polsce.

W europejskim portalu e-Justice wybierz procedurę European payment order, a następnie kraj sądu. Sprawdź właściwy sąd rzeczowo i terytorialnie, język pism, sposób składania formularzy i opłaty. Według ECC Belgium w Belgii sprawy do 5 000 euro rozpatruje sędzia pokoju (juge de paixi / vrederechter), a powyżej tej kwoty sąd pierwszej instancji albo — w sporach między przedsiębiorcami — sąd przedsiębiorstw. Nie zastępuje to sprawdzenia właściwości w konkretnej sprawie.

Krok 2. Przygotuj dowody i dane

Zbierz:

• pełną nazwę lub imię i nazwisko oraz adres dłużnika, w razie potrzeby numer przedsiębiorstwa;
• umowę, zamówienie, fakturę i dowód wykonania świadczenia;
• datę wymagalności, historię płatności i pisemne wezwanie do zapłaty;
• dokładną kwotę główną, osobno wyliczone odsetki i ewentualne koszty, z podstawą ich naliczenia;
• informacje, dlaczego właściwy jest konkretny sąd.

Nie podawaj przypadkowych odsetek „ustawowych” bez ustalenia prawa właściwego. Wezwanie przed skierowaniem sprawy do sądu jest praktycznie ważne dla udokumentowania sporu, a w poszczególnych kategoriach spraw mogą obowiązywać dodatkowe wymogi.

Krok 3. Wypełnij formularz A

Na portalu e-Justice otwórz formularze European Order for Payment i wybierz formularz A — wniosek o europejski nakaz zapłaty. Wpisz strony, żądaną kwotę, jej podstawę, okoliczności sprawy i podstawę jurysdykcji. Sprawdź wymagany język i sposób złożenia do wybranego sądu; dostępność formularza elektronicznego nie znaczy, że każdy sąd przyjmuje go tą samą drogą.

Sąd może:

• poprosić o uzupełnienie lub poprawienie wniosku — formularz B;
• zaproponować jego zmianę — formularz C;
• odrzucić wniosek — formularz D;
• wydać europejski nakaz zapłaty — formularz E.

Gdy warunki są spełnione, rozporządzenie zakłada wydanie nakazu co do zasady w terminie 30 dni od wniesienia wniosku, z wyłączeniem czasu przeznaczonego na jego uzupełnienia i poprawki. Nie jest to gwarancja, że w 30 dni otrzymasz zapłatę.

Krok 4. Poczekaj na doręczenie i ewentualny sprzeciw

Po doręczeniu nakazu dłużnik ma 30 dni na wniesienie sprzeciwu, zwykle przy użyciu formularza F. Nie musi przy tym szczegółowo uzasadniać sprzeciwu.

Jeżeli wniesie sprzeciw: sprawa może przejść do właściwego zwykłego postępowania cywilnego lub innego przewidzianego trybu, zależnie od zasad i wyborów wskazanych we wniosku. Oznacza to więcej formalności, możliwe rozprawy, tłumaczenia i koszty. Samo złożenie formularza A nie przesądza o wygranej.

Jeżeli sprzeciw nie wpłynie w terminie: sąd stwierdza wykonalność nakazu — formularz G. W wyjątkowych sytuacjach prawo przewiduje późniejszą kontrolę, więc „brak sprzeciwu” nie jest obietnicą braku dalszego sporu.

Krok 5. Odzyskaj pieniądze

Wykonalny europejski nakaz zapłaty może być wykonywany w innym uczestniczącym państwie UE bez odrębnego postępowania o uznanie. Jeśli dłużnik nie płaci, sprawdź procedurę egzekucji w kraju jego majątku. Przygotuj nakaz i potwierdzenie wykonalności, a jeśli wymagają tego właściwe organy — odpowiednie tłumaczenie.

Egzekucja nie jest automatyczna. Osobnym problemem jest to, czy dłużnik ma majątek i czy koszty dochodzenia będą proporcjonalne do kwoty.

Kiedy wybrać europejskie drobne roszczenia zamiast nakazu

Jeżeli dłużnik już kwestionuje, czy towar dostarczono prawidłowo lub czy w ogóle jest zobowiązany zapłacić, sprawdź europejskie postępowanie w sprawie drobnych roszczeń (zasadniczo do 5 000 euro). Na PoPolsku.be opisuje je poradnik Sklep w innym kraju UE nie zwraca pieniędzy — kiedy użyć procedury małych roszczeń?. Nie są to dwie nazwy tego samego trybu.

Co zrobić, jeśli...

Dłużnik jest z Polski, ale umowa wskazuje polski sąd

Sprawdź ważność klauzuli oraz przepisy jurysdykcyjne. Być może formularz A trzeba złożyć w Polsce, nie w Belgii. Pismo może wymagać polskiego języka.

Nie znasz aktualnego adresu dłużnika

Nie wpisuj na ślepo starego adresu — skuteczność doręczenia jest kluczowa dla dalszych terminów. Spróbuj ustalić aktualne dane rejestrowe przedsiębiorstwa.

Kwota jest sporna lub sprawa dotyczy osoby prywatnej

Zweryfikuj ochronę konsumencką, jurysdykcję i wyłączenia. Przy realnym sporze co do zasadności długu zwykłe postępowanie lub drobne roszczenia mogą lepiej odpowiadać sprawie.

Obawiasz się kosztów

Przed wniesieniem wniosku sprawdź w sądzie aktualną opłatę, koszty doręczenia, tłumaczenia i ewentualnej egzekucji. Według ECC Belgium w Belgii przy wniesieniu sprawy płaci się ryczałt 24 euro, a opłatę za wpis (50 euro u sędziego pokoju, 165 euro w sądzie pierwszej instancji lub sądzie przedsiębiorstw na powoda) ponosi strona przegrywająca. Nie traktuj tych stawek jako automatycznie aktualnych na dzień składania wniosku — potwierdź je w sekretariacie sądui.

Stan informacji: 10 października 2026 r. To instrukcja wyboru procedury, nie ocena konkretnej właściwości sądu ani gwarancja ściągnięcia długu.