Pierwsze wezwanie do zapłaty — kiedy musi być bezpłatne?

Nie zapłaciłeś faktury na czas, a firma już w pierwszym przypomnieniu dolicza „koszty upomnienia”? W Belgii pierwsze wezwanie do zapłaty wysłane konsumentowi musi być bezpłatne. Dopiero po nim firma może — w ograniczonym zakresie — żądać odszkodowania i odsetek.

Ten poradnik dotyczy sytuacji, w której jesteś konsumentem i masz zwykłą umowę z przedsiębiorcą (sklep, usługodawca, abonament), zawartą od 1 września 2023 r. Nie dotyczy sporów między firmami (B2B), podatków ani najmu między osobami prywatnymi.

Kiedy pierwsze przypomnienie musi być bezpłatne?

Od 1 września 2023 r. obowiązują przepisy o długach konsumentów w Kodeksie prawa gospodarczego — FR: Code de droit économique (księga XIX, Dettes du consommateur). Zgodnie z nimi:

• pierwsze przypomnienie o zapłacie — FR: premier rappel — jest dla ciebie bezpłatne;
• firma nie może doliczyć do niego żadnych kosztów związanych z nieopłaconą fakturą;
• dopiero po bezpłatnym przypomnieniu i upływie terminu na zapłatę firma może żądać odszkodowania lub odsetek, jeśli przewiduje je umowa.

Jeżeli w pierwszym przypomnieniu widzisz dopłatę za „rappel”, „frais de rappel” albo „frais administratifs”, firma najpewniej nie stosuje tych zasad.

Ile czasu masz na zapłatę po pierwszym przypomnieniu?

Od pierwszego przypomnienia masz co najmniej 14 dni kalendarzowych na zapłatę bez dodatkowych kosztów i odsetek.

Termin nie liczy się od daty na piśmie, tylko od chwili, gdy przypomnienie mogło do ciebie dotrzeć:

Przykład: firma wysyła list w poniedziałek (bez świąt w tym tygodniu). Termin 14 dni zaczyna biec w czwartek.

Co musi zawierać pierwsze przypomnienie?

Bezpłatne przypomnienie musi jasno podawać:

• kwotę, którą jeszcze jesteś winien (należność główną), oraz kwotę odszkodowania, jakiej firma zażąda, jeśli nie zapłacisz w terminie;
• nazwę firmy i jej numer przedsiębiorstwa (FR: numéro d'entreprise);
• opis towaru lub usługi, której dotyczy dług, oraz datę wymagalności płatności;
• termin, w którym możesz zapłacić bez dodatkowych kosztów.

Co się dzieje przy umowach z regularnymi dostawami?

Przy umowach na regularne dostawy towarów lub usług (np. abonament, siłownia, cykliczne dostawy) zasada jest szersza:

• bezpłatne są przypomnienia dotyczące 3 nieopłaconych rat w roku kalendarzowym;
• od czwartego przypomnienia w danym roku firma może pobrać opłatę, ale najwyżej 7,50 euro plus koszty wysyłki obowiązujące w dniu nadania.

Uwaga: dla niektórych usług (np. telekomunikacja, energia, kredyt konsumencki) obowiązują też przepisy szczególne. Pierwsze przypomnienie za fakturę telekomunikacyjną również musi być bezpłatne, ale limity kolejnych przypomnień mogą się różnić. Sprawdź je w ConsumerConnect — opłaty za przypomnienia przy fakturach telekomunikacyjnych.

Ile firma może naliczyć po upływie 14 dni?

Jeśli nie zapłacisz w terminie z przypomnienia, firma może żądać odszkodowania ryczałtowego i odsetek za opóźnienie, ale tylko wtedy, gdy przewiduje je umowa, i tylko w granicach prawa:

Odsetki za opóźnienie nie mogą przekroczyć stopy referencyjnej powiększonej o 8 punktów procentowych.

Co zrobić, gdy firma doliczyła koszty do pierwszego przypomnienia?

1. Sprawdź datę umowy — czy zawarłeś ją 1 września 2023 r. lub później.
2. Sprawdź pismo — czy to rzeczywiście pierwsze przypomnienie i czy zawiera wszystkie wymagane informacje.
3. Zapłać samą należność główną w terminie 14 dni, jeśli faktura jest prawidłowa. Zachowaj potwierdzenie przelewu.
4. Napisz do firmy (e-mail lub list) i zakwestionuj doliczone koszty. Powołaj się na zasadę bezpłatnego pierwszego przypomnienia z księgi XIX Kodeksu prawa gospodarczego.
5. Zachowaj kopie faktury, przypomnienia, korespondencji i dowodu wpłaty.

Jeżeli firma nie wysłała prawidłowego bezpłatnego przypomnienia albo nie zachowała 14-dniowego terminu, co do zasady nie musi płacić odszkodowania przewidzianego w umowie. Sąd może też nakazać zwrot kwot pobranych niezgodnie z przepisami.

Gdzie szukać pomocy?

• ConsumerConnect — serwis informacyjny Federalnej Służby Publicznej Gospodarki (FR: SPF Economie, NL: FOD Economie). Możesz tam zadać pytanie, znaleźć mediację albo zgłosić naruszenie prawa konsumenckiego.
• Bezpłatna infolinia SPF Economie: 0800 120 33 (od poniedziałku do piątku, 9:00–17:00).
• Mediacja — jeśli nie dogadasz się z firmą, ConsumerConnect wskaże właściwą służbę mediacyjną.

Jeżeli sprawę przejęła firma windykacyjna, komornik albo adwokat, obowiązują dodatkowe zasady. Sprawdź je w ConsumerConnect — pismo od firmy windykacyjnej, komornika lub adwokata.

Lista kontrolna

• umowa z firmą zawarta od 1 września 2023 r.;
• pierwsze przypomnienie bez żadnych opłat;
• co najmniej 14 dni kalendarzowych na zapłatę, liczone od 3. dnia roboczego po wysłaniu listu albo od dnia po wysłaniu e-maila;
• w przypomnieniu: kwota, możliwe odszkodowanie, dane firmy, opis długu, termin;
• przy umowach z regularnymi dostawami: 3 bezpłatne przypomnienia w roku, potem najwyżej 7,50 euro plus koszty wysyłki;
• przy sporze: pismo do firmy, potem ConsumerConnect lub infolinia 0800 120 33.