Zachorowałem podczas urlopu w Polsce — jak zachować dni wolne w Belgii?

Jeśli pracujesz w Belgii na umowie o pracę i zachorujesz albo ulegniesz wypadkowi w czasie ustawowego urlopu (FR: vacances annuelles légales, NL: wettelijke vakantiedagen), te dni nie przepadają. Od 1 stycznia 2024 r. dni urlopu, które pokrywają się z niezdolnością do pracy (FR: incapacité de travail, NL: arbeidsongeschiktheid), traktuje się jak dni choroby, a urlop możesz wykorzystać później. Warunek: dopełnisz kilku formalności — także wtedy, gdy chorujesz w Polsce.

Poradnik dotyczy pracowników najemnych z belgijską umową. Nie obejmuje osób samozatrudnionych ani urzędników mianowanych.

Co zrobić od razu, gdy zachorujesz w Polsce?

1. Zawiadom pracodawcę natychmiast — telefonicznie, SMS-em, e-mailem albo w sposób opisany w regulaminie pracy. Najlepiej tak, żeby został ślad (np. e-mail lub wiadomość, którą możesz pokazać).
2. Podaj adres, pod którym przebywasz w Polsce, jeśli nie jesteś pod swoim zwykłym adresem w Belgii.
3. Idź do lekarza i poproś o zaświadczenie lekarskie (FR: certificat médical, NL: medisch attest).
4. Wyślij zaświadczenie pracodawcy w terminie i zachowaj dowód wysłania.
5. Napisz pracodawcy, że chcesz zachować dni urlopu i ustal z nim, kiedy je wykorzystasz.

Uwaga: przy chorobie w czasie urlopu zaświadczenie jest potrzebne zawsze, także za pierwszy dzień — nawet jeśli normalnie w twojej firmie krótka choroba nie wymaga zaświadczenia.

Dlaczego adres pobytu jest ważny?

Pracodawca może sprawdzić twoją niezdolność do pracy przez lekarza kontrolnego (FR: médecin-contrôleur, NL: controlearts). Dlatego SPF Emploi wymaga, żebyś od razu podał adres pobytu, jeśli nie przebywasz pod swoim adresem domowym, np. za granicą. Jeśli nie podasz adresu w Polsce, lekarz kontrolny może przyjść pod twój adres w Belgii i cię tam nie zastać — według Centrale Générale FGTB grozi to utratą prawa do wynagrodzenia gwarantowanego.

Co musi być w zaświadczeniu?

Zaświadczenie powinno zawierać:

• stwierdzenie niezdolności do pracy (choroba lub wypadek);
• prawdopodobny czas trwania niezdolności;
• informację, czy możesz się przemieszczać — czyli czy możesz stawić się na kontrolę u lekarza.

Istnieje wzór zaświadczenia na chorobę w czasie urlopu, wprowadzony dekretem królewskim z 22 grudnia 2023 r. Według Securex jest dostępny w czterech językach: francuskim, niderlandzkim, niemieckim i angielskim. Wzór jest fakultatywny — możesz użyć innego zaświadczenia, jeśli zawiera wymagane informacje.

Zaświadczenie od polskiego lekarza

Choroba za granicą podlega tym samym zasadom — także wtedy musisz przekazać pracodawcy zaświadczenie. Związek zawodowy CSC podaje, że ważne jest również zaświadczenie wystawione za granicą, np. w szpitalu. W praktyce:

• jeśli możesz, zabierz na urlop wzór zaświadczenia (np. w wersji angielskiej) i poproś polskiego lekarza o jego wypełnienie;
• jeśli dostaniesz zwykłe zaświadczenie po polsku, sprawdź, czy są w nim trzy informacje z listy powyżej;
• zapytaj pracodawcę lub dział kadr, czy przyjmie dokument po polsku, czy potrzebuje tłumaczenia.

W jakim terminie wysłać zaświadczenie?

Wyślij je w terminie, który obowiązuje w twojej firmie — sprawdź regulamin pracy (FR: règlement de travail, NL: arbeidsreglement) albo układ zbiorowyi pracy. Jeśli firma nie ustaliła innego terminu, obowiązuje termin ustawowy: 2 dni robocze od początku niezdolności do pracy.

Jeśli wysłanie w terminie jest niemożliwe z powodu siły wyższej — np. leżysz w szpitalu — prześlij zaświadczenie w rozsądnym terminie, gdy tylko będzie to możliwe.

Jak wysłać, żeby mieć dowód?

Z zagranicy wybierz sposób, który zostawia ślad:

• skan lub zdjęcie e-mailem na adres podany przez pracodawcę (zachowaj wysłaną wiadomość);
• przesyłkę poleconą — zachowaj potwierdzenie nadania;
• aplikację lub portal kadrowy firmy, jeśli taki jest.

Oryginał zachowaj u siebie, dopóki pracodawca nie potwierdzi, że go nie potrzebuje.

Czy urlop przedłuża się automatycznie?

Nie. Choroba nie wydłuża urlopu sama z siebie. Jeśli planowałeś wrócić do pracy w określonym dniu, a chcesz od razu po chorobie wykorzystać odzyskane dni, musisz o to poprosić pracodawcę — najpóźniej wtedy, gdy przekazujesz mu zaświadczenie — i uzyskać jego zgodę.

Bez takiej zgody wracasz do pracy w pierwotnie zaplanowanym dniu (o ile nie jesteś już niezdolny do pracy). Nie przedłużaj pobytu w Polsce „o dni choroby” na własną rękę — nieusprawiedliwiona nieobecność to osobny problem.

Kiedy wykorzystać odzyskane dni?

Odzyskane dni nie przepadają. Możesz je wziąć później, w terminie uzgodnionym z pracodawcą — tak jak zwykły urlop. Nie musisz składać osobnego wniosku o „odzyskanie” dni, ale warto jasno napisać pracodawcy, że chcesz je zachować — tak radzi związek zawodowy FGTB, żeby uniknąć nieporozumień.

Co do zasady wykorzystaj je do 31 grudnia danego roku. Jeżeli z powodu choroby nie zdążysz, według CSC możesz je przenieść i wykorzystać w ciągu 24 miesięcy po zakończeniu roku urlopowego. Jak to wygląda w twoim przypadku, potwierdź w dziale kadr lub sekretariacie socjalnym pracodawcy.

Przykład

Masz urlop od poniedziałku 3 do piątku 14 sierpnia 2026 r. (10 dni roboczych). W środę 5 sierpnia w Polsce lekarz stwierdza niezdolność do pracy do piątku 7 sierpnia.

• Od razu zawiadamiasz pracodawcę i podajesz adres w Polsce.
• Wysyłasz zaświadczenie w terminie z regulaminu i zachowujesz dowód wysłania.
• Dni 5–7 sierpnia to dni choroby, a nie urlopu. 3 dni urlopu zostają do wykorzystania później.
• Wracasz do pracy 17 sierpnia, chyba że pracodawca zgodzi się, żebyś te 3 dni wykorzystał od razu po urlopie.

Kto płaci za dni choroby w czasie urlopu?

Dni urlopu zamienione na dni choroby traktuje się jak zwykłą niezdolność do pracy. Pracodawca wypłaca za nie wynagrodzenie gwarantowane (FR: salaire garanti, NL: gewaarborgd loon) na zwykłych zasadach.

Wysokość i okres wynagrodzenia gwarantowanego zależą od twojego statusu (robotnik czy pracownik umysłowy) i stażu. Osoby z krótkim stażem nie zawsze mają prawo do pełnego wynagrodzenia gwarantowanego. Szczegóły sprawdź w dziale kadr lub w związku zawodowym.

Nie zapomnij o kasie chorych

Zawiadomienie pracodawcy nie zastępuje zgłoszenia niezdolności do pracy w kasie chorych (FR: mutualitéi, NL: ziekenfonds). To osobny obowiązek z innymi terminami — opisujemy je w poradniku Choroba — w jakim terminie zgłosić niezdolność do pracy do mutuelle?.

Jeśli choroba trwa dłużej i zostajesz w Polsce na zwolnieniu po zakończeniu urlopu, sprawdź też poradnik Belgijskie chorobowe i wyjazd do Polski — co zgłosić mutuelle?.

Jakich dni to nie dotyczy?

Zasada dotyczy tylko ustawowych dni urlopu. Nie obejmuje automatycznie dni pozaustawowych (FR: jours de vacances extra-légaux), np. dodatkowych dni za staż, dni przyznanych przez układ zbiorowy albo dni za skrócenie czasu pracy. Dla nich obowiązują zasady z układu zbiorowego, regulaminu pracy lub umowy — sprawdź je przed wyjazdem.

Poradnik nie dotyczy też urlopu bezpłatnego.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia oddania dni?

1. Sprawdź, czy masz dowód zawiadomienia pracodawcy i podania adresu pobytu.
2. Przygotuj zaświadczenie i dowód wysłania w terminie.
3. Poproś pracodawcę na piśmie o uznanie dni choroby i ustalenie terminu wykorzystania urlopu.
4. Jeśli spór trwa, zwróć się do delegacji związkowej w firmie albo do swojego związku zawodowego.

Checklista na urlop w Polsce

• numer telefonu lub e-mail działu kadr albo przełożonego;
• wzór zaświadczenia na chorobę w czasie urlopu (od pracodawcy lub sekretariatu socjalnego);
• informacja z regulaminu pracy o terminie dostarczenia zaświadczenia;
• adres pobytu w Polsce, który podasz pracodawcy;
• EKUZi na wypadek leczenia w Polsce;
• dane swojej kasy chorych.