Faktury firmy w Belgii — ile lat przechowywać dokumenty i jak archiwizować Peppol w 2026 r.?

W 2026 r. belgijska firma co do zasady przechowuje faktury zakupowe i sprzedażowe przez 7 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku wystawienia faktury. Dotyczy to faktur papierowych, PDF i elektronicznych faktur Peppoli. Nie usuwaj jednak dokumentów związanych z nieruchomościami, trwającą kontrolą ani innym wieloletnim rozliczeniem bez sprawdzenia szczególnych terminów.

Stan informacji: 09.10.2026. Przepisy dotyczące archiwizacji zmieniały się: wcześniejsze poradniki mogły wskazywać 10 lat. Federalny portal e-fakturowania potwierdza ponownie zasadę 7 lat, a RSM omawia zmianę potwierdzoną okólnikiem 2026/C/31.

Jak policzyć termin dla konkretnej faktury?

Dla faktur objętych ogólną regułą VAT termin liczy się od 1 stycznia następnego roku po dacie wystawienia. Przykład:

• faktura z 18 czerwca 2026 r.;
• początek liczenia: 1 stycznia 2027 r.;
• zachowanie dokumentu: co najmniej do 31 grudnia 2033 r.;
• ewentualna ocena możliwości usunięcia: nie wcześniej niż 1 stycznia 2034 r., pod warunkiem że nie obowiązuje dłuższy termin.

Nie stosuj automatycznie takiego samego sposobu liczenia do każdego dokumentu księgowego: zapisy ksiąg, dokumenty dotyczące innego roku obrotowego lub inne obowiązki prawne mogą mieć odrębną podstawę liczenia okresu.

Dlaczego w internecie wciąż pojawia się 10 lat?

W ramach reformy z 2022 r. określone okresy podatkowego przechowywania dokumentów wydłużono z 7 do 10 lat. Ustawa z 18 grudnia 2025 r. cofnęła tę zmianę, a nowe wyjaśnienia administracji i doradców podatkowych potwierdzają ponownie siedmioletnią zasadę. W zakresie VAT zmieniony okres ma zastosowanie do podatku wymagalnego od 1 stycznia 2023 r.; dla ogólnego podatkowego okresu przechowywania ksiąg i dokumentów doradcy wskazują stosowanie wstecz od roku podatkowego (aanslagjaari / exercice d'imposition) 2023.

Nie oznacza to, że wszystkie archiwa firmy można teraz mechanicznie usunąć po siedmiu latach. Najpierw sprawdź, co dokument potwierdza i czy istnieje wyjątek.

Jakie dokumenty przechowywać?

Najważniejsze grupy obejmują:

1. faktury wystawione klientom i faktury otrzymane od dostawców;
2. faktury korygujące oraz dokumenty związane z VAT;
3. dokumenty uzasadniające zakupy, przychody i odliczenia, w tym umowy, potwierdzenia i dokumenty pomocnicze tam, gdzie są potrzebne do udowodnienia operacji;
4. księgi i rejestry księgowe wymagane dla rodzaju działalności;
5. pliki e-faktur, metadane i dane pozwalające udowodnić ich autentyczność oraz integralność.

Dokumenty kadrowe, pracownicze, dotyczące nieruchomości, bezpieczeństwa czy dokumentacja wymagana przez prawo spółek mogą podlegać innym obowiązkom. Ten poradnik nie jest zgodą na zbiorowe niszczenie teczek firmowych po upływie jednego terminu.

Peppol: czy wystarczy sam PDF?

Najbezpieczniej zachować oryginalny plik strukturalny XML oraz czytelną wersję do wglądu. Federalna strona e-fakturowania wskazuje, że przepisy dopuszczają zmianę formatu archiwizacji, lecz trzeba zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Zachowanie oryginalnego XML jest mocno zalecane, ponieważ po konwersji trudniej wykazać te właściwości.

PDF wygenerowany z Peppol może być wygodny do odczytu, ale nie zakładaj, że sam obraz faktury zawsze wystarczy jako archiwum. Nie kasuj XML tylko dlatego, że program księgowy wyświetla dokument w PDF.

Czy papier można zeskanować i zniszczyć?

Federalne wytyczne dopuszczają przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej i odwrotnie, o ile system zachowuje ich pochodzenie, treść oraz czytelność. Przed zniszczeniem papierowego oryginału oceń, czy nie jest on potrzebny z innych przyczyn, np. jako dowód w sporze cywilnym, zabezpieczenie lub załącznik do odrębnej procedury.

Chmura również jest dopuszczalna, lecz firma powinna móc przedłożyć dane urzędowi bez zwłoki. Nawet gdy korzystasz z usługodawcy, odpowiedzialność za spełnienie belgijskich wymogów pozostaje po stronie firmy. Nie wystarczy umowa z dostawcą, jeśli po zakończeniu abonamentu nie masz dostępu do plików.

Jak zorganizować archiwum krok po kroku?

1. Ustal, gdzie faktycznie trafiają e-faktury otrzymywane przez Peppol i czy ich XML można eksportować.
2. Oddziel faktury sprzedaży, zakupu, noty korygujące, raporty VAT i załączniki.
3. Utrzymuj czytelny indeks (rok, kontrahent, numer faktury, rodzaj dokumentu, plik źródłowy).
4. Ustaw politykę przechowywania według rodzaju dokumentu, nie tylko jedną globalną datę usunięcia.
5. Zadbaj o kopię zapasową i możliwość odtworzenia plików po awarii lub zmianie oprogramowania.
6. Sprawdź z księgowym, czy dokument nie podlega wyjątkowej procedurze VAT lub dłuższemu obowiązkowi retencji.
7. Przy zmianie biura księgowego odbierz eksport dokumentów, XML i potwierdzenia złożonych deklaracji.

Kiedy 7 lat nie wystarczy?

Nieruchomości i korekty VAT

Dla określonych nakładów na nieruchomości lub budynków wynajmowanych z VAT federalny portal wskazuje, że termin może wynosić 15 albo 25 lat ze względu na zasady korekty odliczenia. Nie przypisuj automatycznie jednego z tych okresów wszystkim fakturom budowlanym — kwalifikacja zależy od typu inwestycji i sposobu wykorzystania.

Trwa kontrola, spór albo istnieje przeniesiona strata podatkowa

Nie niszcz dokumentów stanowiących dowód w toczącej się kontroli lub postępowaniu, nawet jeżeli ogólny siedmioletni okres już się zakończył. Przy przenoszonych stratach lub innych skutkach wieloletnich trzeba zachować dowody tak długo, jak mogą być potrzebne do uzasadnienia rozliczeń.

Co zrobić, jeśli program księgowy stracił e-faktury?

Natychmiast spróbuj odzyskać kopie z backupu, skrzynki archiwalnej, systemu dostawcy oraz od kontrahentów. Sprawdź z księgowym, które deklaracje oparto na utraconych fakturach, i odnotuj zakres braków. Federalny portal ostrzega, że niedostateczna autentyczność lub integralność dokumentów może zagrozić odliczeniu VAT i prowadzić do sankcji.

Najczęstsze pytania

Czy obowiązek dotyczy także działalności dodatkowej?

Tak, zasady przechowywania faktur nie znikają tylko dlatego, że przedsiębiorca prowadzi działalność à titre complémentaire / in bijberoep. Rodzaj dokumentów zależy od statusu VAT i obowiązków ewidencyjnych firmy.

Czy faktury Peppol muszą być przechowywane w chmurze?

Nie. Można zastosować lokalne lub zewnętrzne archiwum, pod warunkiem dostępności, czytelności, integralności i autentyczności danych.

Czy mogę usunąć stare faktury po zamknięciu firmy?

Zamknięcie działalności nie usuwa obowiązku zachowania dokumentów za okres prowadzenia firmy. Zapewnij ich dostępność do końca właściwego terminu.

Źródła: Federalny portal e-fakturowania — archiwizacja faktur oraz RSM Belgium — zmiana okresów przechowywania VAT w 2026 r..