Zaświadczenie ONSS o składkach pracodawcy — jak sprawdzić zaległości i uzyskać dokument?

Jeśli belgijska firma ma potwierdzić stan zadłużenia z tytułu składek pracodawcy, powinna zamówić odpowiednie zaświadczenie ONSS/RSZi. W przypadku kredytu, dotacji albo kontroli kontrahenta służy do tego zwykle attestation de dettes (hors marché public). Przy zamówieniu publicznym obowiązuje inna procedura: stan rozliczeń co do zasady sprawdza sam zamawiający.

To instrukcja dotycząca dokumentów ONSS — FR: Office national de sécurité sociale, NL: Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Nie zastępują one zaświadczenia podatkowego z MyMinfini ani potwierdzeń składek osoby samozatrudnionej z jej kasy ubezpieczeń społecznych.

Jaki dokument jest potrzebny?

Nie istnieje jedno uniwersalne „zaświadczenie o niezaleganiu”, które załatwia wszystkie sprawy.

Powyższy podział pochodzi z oficjalnego katalogu ONSS. Nie używaj zaświadczenia o stanie długu zamiast certyfikatu do zbycia przedsiębiorstwa: urząd wyraźnie rozróżnia te dokumenty.

Jak zamówić attestation de dettes?

1. Wejdź na oficjalną stronę Attestations ONSS w portalu securitesociale.be.
2. W części Données relatives à la situation du compte de l’entreprise wybierz Attestation de dettes (hors marché public).
3. Otwórz odsyłacz Demander attestation de dettes, prowadzący do zabezpieczonej usługi ONSS.
4. Zaloguj się jako uprawniony przedstawiciel firmy albo osoba mająca odpowiednie upoważnienie do działania w jej imieniu.
5. Wskaż przedsiębiorstwo i wymagane informacje zgodnie z formularzem. Zatwierdź żądanie.
6. Sprawdź e-Box Enterprise / e-Box Entreprise, ponieważ ONSS doręcza tam dokumenty dotyczące rachunku przedsiębiorstwa.

Przed złożeniem wniosku miej pod ręką numer przedsiębiorstwa BCEi/KBO, dane osoby reprezentującej spółkę i informację, w jakim celu instytucja żąda dokumentu. Wniosku nie składa się w MyMinfin — to inny urząd.

ONSS wskazuje, że przedsiębiorstwa, które nie przeszły na pełną komunikację cyfrową, otrzymują dodatkowo papierowy egzemplarz pocztą. Nie zakładaj jednak, że zaświadczenie dotrze w tej samej chwili co złożenie wniosku.

Co sprawdzić po otrzymaniu zaświadczenia?

• Czy dokument dotyczy właściwej firmy i numeru BCE/KBO.
• Czy adresat wymaga właśnie potwierdzenia ONSS, czy dokumentu z SPF Finances.
• Czy zaświadczenie pokazuje zadłużenie lub jego brak według danych dostępnych ONSS.
• Czy bank albo organ dotacyjny określił maksymalny wiek dokumentu.
• Czy wszystkie wpłaty zostały już zaksięgowane.

Oficjalna instrukcja ostrzega, że wpłata dokonana późnym wieczorem (po godz. 19.00) może zostać zaksięgowana na rachunku ONSS później, niż się spodziewasz — lepiej płacić wcześniej w ciągu dnia. Jeśli właśnie opłaciłeś zaległość, nie obiecuj kontrahentowi natychmiastowego „czystego” zaświadczenia. Zachowaj potwierdzenie przelewu i zweryfikuj stan po zaksięgowaniu.

Zamówienia publiczne — dlaczego firma nie składa zwykłego zaświadczenia?

ONSS wyjaśnia, że przy przetargu zamawiający odpowiada za weryfikację zadłużenia oferenta wobec urzędu. Może to zrobić przez system Telemarc albo odpowiednią usługę administracyjną ONSS. Według INAMIi Telemarc to bezpłatna usługa internetowa dostępna dla uprawnionych zamawiających w okienku elektronicznym Digiflow, przez którą pobierają oni dane m.in. z ONSS, SPF Finances (VAT i podatki), Banku Narodowego i BCE o sytuacji oferentów.

Jeżeli uczestniczysz w przetargu, wykonaj przede wszystkim to, czego żąda dokumentacja postępowania. Specjalne zaświadczenie dla przedsiębiorstwa przy zamówieniach publicznych przydaje się m.in. wtedy, gdy po wezwaniu organu firma chce wykazać, że uporządkowała zaległości.

Brak pracowników lub firma jednoosobowa

Attestation de non-identification potwierdza, że firma nie figuruje w ONSS jako pracodawca w momencie składania wniosku. Nie oznacza to jednak, że niezależny przedsiębiorca nie ma własnych składek do opłacenia w kasie ubezpieczeń społecznych.

Nie przedstawiaj dokumentu ONSS jako pełnego potwierdzenia sytuacji wobec INASTI/RSVZi lub SPF Finances. Zapytaj odbiorcę, czy wymaga osobno dowodów podatkowych i składkowych.

Co zrobić, jeśli...

W dokumencie pojawia się dług, który już spłaciłeś

Sprawdź datę przelewu, komunikat strukturalny i konto odbiorcy. Skontaktuj się z ONSS i przedstaw potwierdzenie płatności; poproś o ustalenie statusu księgowania. W razie potrzeby ponownie zamów zaświadczenie po aktualizacji danych.

Bank żąda „attestation fiscale”, a otrzymałeś ONSS

To różne dokumenty. Belgijskie zaświadczenie o stanie długów podatkowych uzyskuje się w ramach usług SPF Finances / MyMinfin. Zaświadczenie ONSS dotyczy składek społecznych pracodawcy. Jeżeli bank wymaga obu, trzeba przedstawić dwa oddzielne dokumenty.

Nie masz numeru przedsiębiorstwa

Oficjalny serwis ONSS wskazuje dla takiej sytuacji kontakt pisemny z urzędem pod adresem [email protected]. W wiadomości podaj powód wystąpienia i dane identyfikujące podmiot; nie przesyłaj niepotrzebnych danych wrażliwych.

Zbywasz przedsiębiorstwo

Nie używaj standardowego zaświadczenia o długu. W katalogu ONSS dostępny jest odrębny dokument certificat en cas de cession du fonds de commerce, mający inne skutki prawne: nabywca odpowiada solidarnie za składki zbywcy, chyba że do aktu sprzedaży dołączono certyfikat ONSS potwierdzający brak wymagalnych długów i toczącej się windykacji. Skonsultuj wymagane formalności przed podpisaniem umowy sprzedaży.

Lista przed wysłaniem dokumentu

1. Ustal, który urząd i jaki rodzaj zadłużenia chce sprawdzić odbiorca.
2. Wybierz dokument ONSS odpowiedni do celu.
3. Zamów przez oficjalną usługę, nie przez niezweryfikowany pośredni formularz.
4. Pobierz i zachowaj dokument z e-Box Enterprise.
5. Sprawdź dane firmy, aktualność oraz ewentualne rozbieżności.
6. Wyślij wyłącznie właściwy dokument do uprawnionego odbiorcy.