Pamiętaj! Prawo pracy zmienia się regularnie, a niektóre zasady mogą być już częściowo lub całkowicie nieaktualne.
Regulamin pracy (règlement de travail po francusku / arbeidsreglement po niderlandzku) to wewnętrzne „prawo zakładowe” – obowiązuje wszystkich pracowników i pracodawcę, ale nie może być sprzeczny z ustawami, układami zbiorowymi pracy ani indywidualnymi umowami o pracę. Bez niego nie da się w sposób przejrzysty uregulować czasu pracy, urlopów, zasad bezpieczeństwa czy kar dyscyplinarnych.
Czym jest regulamin pracy?
Regulamin pracy to pisemny dokument, który:
– określa podstawowe zasady organizacji pracy w firmiej
– porządkuje relację między pracodawcą a pracownikamij
– doprecyzowuje, jak w praktyce stosuje się przepisy prawa pracy w danym przedsiębiorstwie
Można powiedzieć, że umowa o pracę dotyczy konkretnej osoby, a regulamin – całej załogi. Oba dokumenty działają równolegle.
Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy?
Regulamin pracy jest obowiązkowy od chwili zatrudnienia pierwszego pracownika, niezależnie od:
– rodzaju umowy (czas określony, nieokreślony, zastępstwo, dorywcza),
– wymiaru etatu (pełen etat, część etatu, godziny elastyczne),
– branży (handel, usługi, opieka, budownictwo, sektor non-profit itd.).
Można wprowadzić jeden wspólny regulamin dla wszystkich albo osobne regulaminy dla różnych grup (np. osobno dla pracowników umysłowych i fizycznych), ale każdy zatrudniony musi być objęty jakimś regulaminem.
Miejsce regulaminu w hierarchii przepisów
Regulamin pracy:
– nie może ograniczać praw przyznanych pracownikowi przez ustawę lub układ zbiorowyj
– nie może być mniej korzystny niż postanowienia umowy o pracęj
– może doprecyzować i uszczegółowić zasady, o ile mieści się w granicach prawa.
Jeśli regulamin przewiduje coś mniej korzystnego niż przepisy wyższego rzędu, w razie sporu pierwszeństwo ma zawsze ustawa lub układ zbiorowy pracy.
Najważniejsze elementy regulaminu pracy
Czas pracy i grafiki
Regulamin musi w jasny sposób określać:
– standardowe godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– długość i moment przerw,
– dni, w których praca co do zasady nie jest wykonywana,
– zasady pracy zmianowej, nocnej, w systemie ciągłym lub półciągłym,
– szczegółowe zasady dla pracy w niepełnym wymiarze (minima i maksima godzin, ramy czasowe, informowanie o grafiku).
Przy elastycznych godzinach pracy regulamin opisuje, kiedy obecność jest obowiązkowa, a kiedy pracownik może sam decydować o porach rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Wynagrodzenie i sposób jego ustalania
W regulaminie powinny się znaleźć informacje dotyczące:
– sposobu obliczania wynagrodzenia (stała pensja, prowizje, akord, dodatki),
– terminów wypłaty i formy płatności (najczęściej przelew bankowy),
– ewentualnych zaliczek i zasad ich przyznawania,
– narzędzi pomiaru czasu pracy, na podstawie których liczone jest wynagrodzenie.
To właśnie do regulaminu odwołuje się pracodawca, gdy tłumaczy, dlaczego dana pensja została policzona w taki, a nie inny sposób.
Święta i urlopy
Regulamin pracy powinien:
– wymieniać święta ustawowe i zasady wyznaczania dni zastępczych,
– wyjaśniać, jak ustala się wymiar urlopu rocznego,
– opisywać procedurę składania wniosków urlopowych i ich zatwierdzania,
– określać zasady urlopów zbiorowych, jeśli firma takie stosuje.
Część informacji może być podana w formie odesłania do przepisów ustawowych lub układów zbiorowych.
Zakończenie stosunku pracy
W regulaminie znajdziemy również:
– zasady obliczania okresów wypowiedzenia dla pracownika i pracodawcy,
– sposób i terminy wręczania wypowiedzenia,
– przykłady sytuacji, które mogą zostać potraktowane jako poważne naruszenie obowiązków,
– odwołanie do aktów prawnych regulujących ochronę przed zwolnieniem.
To ułatwia obu stronom zrozumienie, jak w praktyce wygląda rozstanie z firmą.
Bezpieczeństwo, pierwsza pomoc i medycyna pracy
Regulamin musi wskazywać:
– gdzie znajduje się apteczka pierwszej pomocy,
– kto jest odpowiedzialny za udzielanie pierwszej pomocy,
– z jakimi lekarzami lub placówkami medycznymi współpracuje firma w razie wypadku przy pracy,
– dane zewnętrznej firmy zajmującej się bezpieczeństwem i ochroną zdrowia w pracy oraz medycyną pracy,
– podstawowe procedury ewakuacji i zasady postępowania w razie zagrożenia.
Regulamin pracy uzupełnia w tym zakresie ogólną politykę BHP i dokumentację przygotowywaną z firmą ds. bezpieczeństwa.
Zgłaszanie choroby i wypadków
Praktycznie każdy regulamin opisuje:
– kogo i jak należy zawiadomić o niezdolności do pracy,
– w jakim terminie trzeba dostarczyć zwolnienie lekarskie,
– ewentualne zasady dotyczące wizyt lekarza kontrolnego,
– sposób zgłaszania wypadku przy pracy.
Dzięki temu pracownik z góry wie, jakie są wymagania i nie musi zgadywać „co wypada”.
Zasady dyscyplinarne i kary
Jeżeli pracodawca chce stosować jakiekolwiek kary, musi je opisać w regulaminie. Chodzi między innymi o:
– rodzaje możliwych sankcji (upomnienie, nagana, zawieszenie, kara pieniężna),
– katalog naruszeń uzasadniających konkretne kary,
– zasady wymierzania kar pieniężnych (maksymalny procent wynagrodzenia),
– sposób, w jaki pracownik może się od kary odwołać.
Najpoważniejsze naruszenia (np. kradzież, agresja, poważne łamanie zasad bezpieczeństwa) mogą prowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego, ale ostateczna ocena należy do sądu pracy.
Zasady wewnętrzne specyficzne dla firmy
Poza elementami obowiązkowymi pracodawca może dopisać własne reguły, na przykład:
– politykę ubioru oraz zasady dotyczące widocznych tatuaży i piercingu,
– zasady używania internetu, poczty służbowej, telefonów, mediów społecznościowych,
– korzystanie z samochodów służbowych i parkingów firmowych,
– politykę pracy zdalnej i hybrydowej,
– szczegółowe reguły przyznawania dodatkowych świadczeń (ubezpieczenie grupowe, bony żywnościowe, inne benefity).
Takie doprecyzowanie ogranicza pole do nieporozumień.
Równe traktowanie i ryzyka psychospołeczne
W nowoczesnym regulaminie pojawiają się też:
– zasady równego traktowania kobiet i mężczyzn w zakresie płac i warunków pracy,
– procedury zgłaszania mobbingu, przemocy i molestowania,
– kontakty do osób zaufania lub doradców ds. ryzyk psychospołecznych.
Dzięki temu pracownicy wiedzą, gdzie szukać pomocy i jakie są ich prawa.
Jak ustala się regulamin pracy?
Gdy w firmie jest rada zakładowa
W większych firmach regulamin uchwala rada zakładowa. W skrócie wygląda to tak:
– przygotowywany jest projekt regulaminu lub jego zmian,
– projekt trafia do członków rady i jest komunikowany pracownikom,
– rada omawia dokument i dąży do porozumienia,
– po uzgodnieniu regulamin zaczyna obowiązywać po upływie określonego terminu,
– w razie sporu sprawa może trafić do inspekcji i organów sektorowych.
Taki tryb zapewnia udział przedstawicieli pracowników w kształtowaniu zasad.
Gdy rady zakładowej nie ma
Jeżeli pracodawca nie ma rady zakładowej:
– sam przygotowuje projekt regulaminu,
– wywiesza go w widocznym miejscu na 15 dni, umożliwiając pracownikom wpisywanie uwag do specjalnego rejestru,
– po tym czasie przekazuje projekt i rejestr do inspekcji pracy,
– jeśli uwag nie ma, regulamin zaczyna obowiązywać po upływie kolejnych 15 dni,
– jeśli uwagi są, inspekcja próbuje doprowadzić do kompromisu, a następnie – w razie potrzeby – włącza komisję sektorową.
Procedura ta dotyczy zarówno wprowadzenia pierwszego regulaminu, jak i istotnych zmian.
Zmiany w regulaminie – kiedy pełna procedura nie jest potrzebna?
Nie każda korekta wymaga uruchamiania całego procesu konsultacji. Bez pełnej procedury można zaktualizować na przykład:
– dane kontaktowe instytucji (kasa urlopowa, ubezpieczyciel, inspekcja),
– listę członków rady zakładowej lub komitetu BHP,
– adresy i numery telefonów lekarzy oraz służb pierwszej pomocy,
– informacje techniczne, które nie zmieniają praw ani obowiązków pracowników.
Głębsze zmiany, jak nowe zasady czasu pracy, system kar czy wprowadzenie monitoringu, wymagają jednak zastosowania ustawowych procedur.
Jak pracownik ma dostęp do regulaminu?
Pracodawca ma obowiązek:
– przekazać regulamin każdemu nowemu pracownikowi przy zatrudnieniu,
– przekazywać również każdą późniejszą aktualizację,
– umożliwić stały wgląd do aktualnej wersji (np. na tablicy ogłoszeń, w intranecie, w dziale kadr),
– wywiesić informację, gdzie regulamin można przeczytać.
Jeżeli pracodawca nie potrafi udowodnić, że przekazał pracownikowi regulamin, trudniej mu później powoływać się na jego postanowienia w razie sporu.
Co grozi za brak regulaminu pracy?
Brak regulaminu lub brak wymaganych informacji może oznaczać dla pracodawcy:
– ryzyko sankcji administracyjnych lub karnych,
– problemy przy kontroli inspekcji pracy,
– większe ryzyko przegranej w sporach z pracownikami,
– chaos organizacyjny i niejasne zasady w firmie.
Dla pracownika oznacza to przede wszystkim niepewność i brak jasnych reguł. Dlatego warto już na początku zatrudnienia:
– poprosić o kopię regulaminu, jeśli nie została wręczona automatycznie,
– sprawdzić w nim godziny pracy, zasady urlopu, choroby, nadgodzin i kar,
– w razie wątpliwości zwrócić się do działu kadr, delegacji związkowej lub swojej organizacji związkowej.
Regulamin pracy to nie tylko wymóg formalny – to praktyczny przewodnik po zasadach funkcjonowania firmy, z którego warto świadomie korzystać na co dzień.