Chcę usunąć swoje dane z firmy lub serwisu — jak złożyć żądanie i dlaczego nie wszystko znika?

Chcesz, żeby sklep internetowy, operator, aplikacja albo dawny pracodawca usunął twoje dane? Unijne rozporządzenie o ochronie danych (RODO — FR: RGPD, NL: AVG) daje ci prawo do usunięcia danych (FR: droit à l’effacement, NL: recht op gegevenswissingi), nazywane też „prawem do bycia zapomnianym”. Nie jest to jednak przycisk „skasuj wszystko”. Firma może i czasem musi zachować część informacji, na przykład faktury.

Ten poradnik wyjaśnia, jak złożyć skuteczne żądanie w Belgii, ile czasu ma firma na odpowiedź, czego zwykle nie da się usunąć i co zrobić, gdy firma milczy albo odmawia.

Usunięcie konta i usunięcie danych to nie to samo

Kliknięcie „usuń konto” w aplikacji zwykle zamyka profil, ale nie oznacza automatycznie, że firma skasowała wszystkie informacje o tobie. Mogą zostać m.in.:

• historia zamówień i faktury;
• korespondencja z obsługą klienta;
• dane potrzebne do rozliczenia sporu lub reklamacji;
• informacje przekazane wcześniej innym firmom (np. firmie kurierskiej).

Podobnie wypisanie się z newslettera zatrzymuje wiadomości reklamowe, ale nie usuwa całej historii klienta. Jeśli chcesz, żeby zniknęło więcej, złóż wyraźne żądanie usunięcia danych.

Kiedy możesz żądać usunięcia danych?

Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) przysługuje w kilku sytuacjach. Najczęstsze to:

• dane nie są już potrzebne do celu, w którym je zebrano (np. konto, z którego od dawna nie korzystasz);
• wycofałeś zgodę, na której opierało się przetwarzanie (np. zgoda na newsletter);
• skutecznie sprzeciwiłeś się przetwarzaniu danych, np. do marketingu;
• dane są przetwarzane niezgodnie z prawem;
• usunięcia wymaga obowiązek prawny ciążący na firmie.

Jeśli dane zostały opublikowane w internecie, firma, która je upubliczniła, powinna dodatkowo poinformować inne strony, na których je udostępniono, że żądasz ich usunięcia. Firma powinna też co do zasady powiadomić odbiorców, którym przekazała twoje dane, chyba że okaże się to niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernego wysiłku.

Od czego zacząć? Najpierw sprawdź, co firma o tobie wie

Jeśli nie wiesz, jakie dane ma firma, zacznij od żądania dostępu do danych (art. 15 RODO; FR: droit d’accès, NL: recht op inzage). Firma powinna odpowiedzieć w ciągu miesiąca i przekazać ci bezpłatnie kopię danych oraz informacje o tym, jak z nich korzysta.

Dzięki temu łatwiej wskażesz w kolejnym piśmie, co dokładnie ma zostać usunięte. Możesz też połączyć oba żądania w jednej wiadomości: najpierw poproś o informację, jakie dane są przetwarzane, a następnie o usunięcie tych, których firma nie musi zachować.

Do kogo wysłać żądanie?

Żądanie kierujesz do administratora danych — FR: responsable du traitementi, NL: verwerkingsverantwoordelijke — czyli firmy lub instytucji, która decyduje, po co i jak przetwarza twoje dane. Zwykle jest to sklep, operator, bank czy serwis, z którym masz umowę.

Gdzie znaleźć kontakt:

1. Otwórz politykę prywatności na stronie firmy lub w aplikacji.
2. Poszukaj adresu e-mail lub formularza do spraw ochrony danych.
3. Jeśli firma ma inspektora ochrony danych (FR: délégué à la protection des données, NL: functionaris voor gegevensbescherming, skrót DPO), napisz bezpośrednio do niego.
4. Gdy nie ma osobnego kontaktu, wyślij żądanie na ogólny adres obsługi klienta, wyraźnie zaznaczając w temacie, że chodzi o żądanie z RODO.

Jeśli firma udostępnia własny formularz do spraw danych osobowych, możesz z niego skorzystać. W każdym przypadku zadbaj, żeby z wiadomości jasno wynikało, o co prosisz, i zachowaj potwierdzenie wysłania.

Jak udowodnić swoją tożsamość?

Firma może poprosić o dodatkowe informacje, jeśli ma uzasadnione wątpliwości, czy wniosek naprawdę pochodzi od ciebie — na przykład gdy piszesz z innego adresu e-mail niż ten, który podałeś przy zakładaniu konta.

Praktyczne wskazówki:

• pisz z adresu e-mail przypisanego do konta albo przez formularz po zalogowaniu;
• podaj numer klienta, login lub numer zamówienia;
• nie wysyłaj automatycznie skanu dowodu osobistego — zrób to dopiero, gdy firma o to poprosi i wyjaśni, dlaczego jest to potrzebne; możesz wtedy zasłonić dane, które nie służą identyfikacji.

Jak napisać żądanie? Wzór po polsku i zwroty po francusku i niderlandzku

Wiadomość powinna zawierać:

• Twoje imię i nazwisko oraz dane pozwalające znaleźć konto (e-mail, numer klienta);
• wskazanie, których danych dotyczy żądanie (wszystkich czy np. tylko profilu i danych marketingowych);
• podstawę: art. 17 RODO;
• krótki powód (np. „nie korzystam już z usługi”, „wycofuję zgodę”);
• prośbę o potwierdzenie, co usunięto, a czego nie i dlaczego.

Wzór (do przetłumaczenia lub wysłania po polsku do polskiej firmy)

Temat: Żądanie usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO)

Dzień dobry,

na podstawie art. 17 RODO żądam usunięcia moich danych osobowych związanych z kontem [adres e-mail / numer klienta]. Nie korzystam już z Państwa usług [lub: wycofuję zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych].

Jeżeli części danych nie mogą Państwo usunąć, proszę o wskazanie, których danych to dotyczy, na jakiej podstawie prawnej i jak długo będą przechowywane.

Proszę o potwierdzenie realizacji żądania w terminie przewidzianym w art. 12 ust. 3 RODO.

Z poważaniem, [imię i nazwisko], [data]

Przydatne zwroty po francusku i niderlandzku

Zachowaj kopię wysłanej wiadomości z datą. Jeśli wysyłasz list, wybierz przesyłkę poleconą — data doręczenia przyda się, gdyby trzeba było złożyć skargę.

Ile czasu ma firma i ile to kosztuje?

• Firma powinna odpowiedzieć w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.
• Termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące, ale tylko jeśli firma poinformuje cię o tym w pierwszym miesiącu.
• Jeśli firma odmawia, powinna w ciągu miesiąca podać powody odmowy i poinformować cię o możliwości złożenia skargi do organu ochrony danych oraz drogi sądowej.
• Skorzystanie z praw z RODO jest co do zasady bezpłatne. Firma może pobrać opłatę albo odmówić tylko wtedy, gdy żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne (np. wielokrotnie powtarzane) — i musi to wykazać.

Uwaga: brak odpowiedzi w terminie nie oznacza, że dane zostały usunięte. To sygnał, że możesz zwrócić się do organu ochrony danych.

Dlaczego nie wszystko znika?

Firma może odmówić usunięcia tylko w ograniczonej liczbie przypadków. Najczęściej spotkasz się z następującymi powodami.

Obowiązki księgowe i podatkowe

Belgijskie firmy muszą przechowywać dokumentację księgową i podatkową przez wiele lat, nawet jeśli klient zażąda usunięcia danych. Według prawa księgowego (Kodeks prawa gospodarczego — FR: Code de droit économique, NL: Wetboek van economisch recht) księgi i dowody księgowe przechowuje się 7 lat. Reforma z 2022 r. wydłużyła okres przechowywania dla celów podatkowych do 10 lat, ale ustawa z 18 grudnia 2025 r. przywróciła 7 lat (wstecz od roku podatkowego 2023, według biura d&p), a okólnik SPF Finances 2026/C/31 potwierdza 7 lat dla dokumentów VAT dotyczących VAT wymagalnego od 1 stycznia 2023 r. (według RSM Belgium). Przy niektórych dokumentach VAT dotyczących dóbr inwestycyjnych, np. nieruchomości, okresy mogą być jeszcze dłuższe.

Dlatego sklep może usunąć twoje konto i dane marketingowe, ale zachować fakturę z twoim imieniem, nazwiskiem i adresem. Powinien jednak używać jej tylko do wypełnienia obowiązku prawnego, a nie np. do wysyłania reklam.

Roszczenia i spory

Firma może zachować dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na przykład gdy trwa spór o płatność, reklamacja albo postępowanie sądowe.

Interes publiczny i wolność wypowiedzi

Informacje opublikowane w interesie publicznym (np. kontrowersyjne wypowiedzi osób publicznych w mediach) nie zawsze zostaną usunięte. Prawo do usunięcia danych trzeba wtedy wyważyć z wolnością informacji.

Kopie zapasowe

Twoje dane mogą znajdować się także w kopiach zapasowych systemów firmy. Jeśli ci na tym zależy, zapytaj w żądaniu również o kopie zapasowe: czy są w nich twoje dane i kiedy zostaną z nich usunięte.

Uwaga: odmowa powinna dotyczyć konkretnych danych. Jeśli firma odpisuje ogólnikowo „musimy przechowywać Pana dane”, poproś o wskazanie, których danych, na jakiej podstawie i jak długo.

Jak usunąć wyniki z wyszukiwarki?

Zasady RODO obejmują także wyszukiwarki. Możesz poprosić wyszukiwarkę o usunięcie z wyników wyszukiwania dla twojego imienia i nazwiska linków do informacji, które są nieprawdziwe, nieadekwatne, nieistotne lub nadmierne (tzw. usunięcie z wyników wyszukiwania, FR: déréférencement).

W Google służy do tego formularz usuwania treści na podstawie przepisów o ochronie prywatności w UE. Przygotuj:

1. dokładne adresy URL stron, które mają zniknąć z wyników;
2. opis twojego związku z treścią;
3. zapytanie, przy którym pojawiają się wyniki (zwykle twoje imię i nazwisko);
4. adres e-mail do kontaktu.

Google rozpatruje każde zgłoszenie indywidualnie i bierze pod uwagę m.in. twoją rolę publiczną, źródło informacji, jej aktualność i to, czy dotyczy danych wrażliwych. Pamiętaj:

• usunięcie dotyczy tylko wyników wyszukiwania twojego imienia i nazwiska — strona może nadal pojawiać się przy innych zapytaniach;
• sama strona źródłowa dalej istnieje; najskuteczniejsze jest usunięcie treści u źródła, dlatego równolegle napisz do właściciela strony;
• jeśli wyszukiwarka lub strona odmówi, możesz zwrócić się do belgijskiego organu ochrony danych.

Nie chcesz reklam? Sprzeciw wobec marketingu i listy zastrzeżeń

Wobec marketingu bezpośredniego możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw (art. 21 RODO; FR: droit d’opposition, NL: recht van bezwaar). Firma musi wtedy natychmiast przestać wykorzystywać twoje dane w tym celu. Możesz to połączyć z żądaniem usunięcia danych.

Niezależnie od tego w Belgii działają dwie listy, na które możesz się wpisać.

Telefony: lista „Ne m’appelez plus”

Lista Ne m’appelez plus (NL: Bel-me-niet-meeri), prowadzona przez stowarzyszenie DNCM, chroni przed telefonami w celach handlowych — także przed telefonami z prośbą o datki na cele charytatywne.

• Wpis jest bezpłatny (płacisz tylko za zwykłe połączenie krajowe).
• Zadzwoń pod numer 02 882 19 75 z numeru, który chcesz zastrzec. Tą samą drogą sprawdzisz lub usuniesz wpis.
• Działa dla belgijskich numerów stacjonarnych i komórkowych. Przy numerze zastrzeżonym albo wyłączonej identyfikacji numeru zwróć się do swojego operatora.
• Wpis jest ważny, dopóki masz ten numer. Zmiany zwykle zaczynają działać w ciągu ok. 5 dni roboczych.
• Lista nie obejmuje telefonów informacyjnych (np. potwierdzenie wizyty) ani SMS-ów i e-maili.
• Jeśli po rejestracji nadal dostajesz takie telefony, złóż skargę do Inspekcji Ekonomicznej (FR: Inspection économiquei, NL: Economische Inspectie) przez Consumer Connect.

Rząd federalny zapowiedział zastąpienie tej listy systemem, w którym firmy będą mogły dzwonić tylko do osób, które się na to zgodziły („bel-me-wel”). Na dzień przygotowania poradnika lista Ne m’appelez plus nadal przyjmuje zgłoszenia.

Reklamy pocztowe: lista Robinson

Lista Robinson (FR: liste Robinson), prowadzona przez Belgian Association of Marketing (BAM), dotyczy reklam wysyłanych pocztą na twoje nazwisko i adres.

• Wpis jest bezpłatny. Zapiszesz się przez stronę robinson.be albo listownie: BAM asbl, Raketstraat 50, 1130 Bruxelles.
• Po przeprowadzce zarejestruj się ponownie z nowym adresem.
• Firmy nie mają prawnego obowiązku korzystania z listy, więc wpis nie gwarantuje końca wszystkich reklam pocztowych.

E-maile i SMS-y

Na reklamy e-mailem i SMS-em firma co do zasady potrzebuje twojej wcześniejszej zgody. Nie ma centralnej listy zastrzeżeń — wypisz się przez link w wiadomości albo napisz bezpośrednio do nadawcy, że wycofujesz zgodę.

Firma nie odpowiada albo odmawia — co dalej?

1. Napisz ponownie i przypomnij datę pierwszego żądania. Poproś o konkretne uzasadnienie odmowy.
2. Zwróć się do belgijskiego organu ochrony danych — FR: Autorité de protection des donnéesi (APD), NL: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Organ oferuje trzy drogi:
   • zapytanie o informację (FR: demande d’information) — APD zaleca je przy konkretnym pytaniu o ochronę danych; przy poważnych sygnałach naruszenia może po nim wszcząć postępowanie, w którym pytający zwykle nie uczestniczy;
   • mediację — według APD łatwo dostępną procedurę, która może zakończyć się szybciej niż skarga i ma doprowadzić do polubownego rozwiązania z firmą;
   • skargę — najbardziej formalną i najdłuższą drogę.
3. Rozważ drogę sądową — możesz też pozwać firmę bezpośrednio przed sądem, a przy szkodzie domagać się odszkodowania.

Jak złożyć skargę do APD/GBA?

• Najpierw skorzystaj ze swoich praw wobec firmy. Jeśli skarga dotyczy np. usunięcia danych, APD oczekuje dowodu, że wcześniej złożyłeś żądanie. Po wysłaniu żądania odczekaj miesiąc, zanim złożysz skargę, i dołącz całą korespondencję (e-maile, potwierdzenie listu poleconego, zrzuty ekranu).
• Pobierz formularz skargi ze strony APD, wypełnij go i podpisz.
• Skarga musi być opatrzona datą i podpisem (odręcznym lub elektronicznym), napisana po francusku, niderlandzku lub niemiecku i zawierać opis faktów. Bez tych elementów zostanie uznana za niedopuszczalną.
• Wyślij ją przez stronę APD albo pocztą: Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (NL: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).
• Twoja tożsamość z reguły zostanie ujawniona firmie; skargi anonimowe są wyjątkiem.
• Rozpatrzenie skargi trwa zwykle kilka miesięcy. Izba ds. sporów (FR: Chambre Contentieuse, NL: Geschillenkamer) może nałożyć sankcje, np. grzywnę, ale nie przyzna ci odszkodowania — o nie trzeba walczyć w sądzie.

Firma z Polski lub z innego kraju UE

Jeśli twoje dane przetwarza firma z innego państwa UE, nie musisz szukać organu w tym kraju. Skargę możesz złożyć do organu ochrony danych w państwie, w którym:

• zwykle przebywasz (mieszkając w Belgii — do APD/GBA),
• pracujesz,
• doszło do naruszenia.

W sprawach transgranicznych sprawę prowadzi organ wiodący w kraju głównej siedziby firmy (np. polski Urząd Ochrony Danych Osobowych — UODO — dla firmy z Polski), ale twoim punktem kontaktu pozostaje organ, do którego złożyłeś skargę. Decyzję możesz zaskarżyć przed sądem w swoim państwie.

Podsumowanie: lista kontrolna

1. Sprawdź politykę prywatności i znajdź kontakt do administratora lub DPO.
2. W razie wątpliwości najpierw zażądaj dostępu do danych.
3. Wyślij żądanie usunięcia z art. 17 RODO z adresu przypisanego do konta i zachowaj dowód wysłania.
4. Czekaj na odpowiedź do miesiąca (lub do trzech miesięcy, jeśli firma w pierwszym miesiącu poinformowała o przedłużeniu).
5. Przy odmowie poproś o wskazanie konkretnych danych, podstawy i okresu przechowywania.
6. Brak odpowiedzi lub nieuzasadniona odmowa: mediacja lub skarga do APD/GBA.
7. Osobno: formularz wyszukiwarki, lista Ne m’appelez plus i lista Robinson.

Stan informacji: 8 października 2026 r. Poradnik opracowano na podstawie odczytanych w tym dniu stron Komisji Europejskiej (Your Europe), Europejskiej Rady Ochrony Danych (EDPB), belgijskiego organu ochrony danych (APD/GBA — skarga), Google, DNCM, listy Robinson oraz opracowań dotyczących okresów przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych. Okresy przechowywania dokumentów i zasady list zastrzeżeń mogą się zmieniać — przed wysłaniem pisma sprawdź aktualne informacje.