Praca zdalna między Belgią a Polską — gdzie płacisz składki i kiedy potrzebujesz A1?

Jeżeli mieszkasz w Polsce, a pracodawca ma siedzibę w Belgii — albo odwrotnie — i regularnie część tygodnia pracujesz z domu, miejsce opłacania składek nie zależy wyłącznie od adresu pracodawcy ani od obywatelstwa. Najpierw stosuje się unijne zasady pracy w kilku państwach. W określonych przypadkach można jednak skorzystać z porozumienia ramowego o transgranicznej telepracy i pozostać w systemie państwa pracodawcy. Potwierdzeniem właściwego ustawodawstwa jest dokument A1.

Najpierw ustal, gdzie rzeczywiście wykonujesz pracę

Dla ubezpieczeń społecznych liczy się faktyczne miejsce wykonywania pracy. Jeżeli regularnie pracujesz w dwóch państwach, wchodzą w grę zasady dotyczące pracy w kilku państwach UE.

W typowym przypadku pracownika wykonującego znaczną część pracy w państwie zamieszkania granicą jest co najmniej 25% aktywności. Osiągnięcie tego poziomu może prowadzić do objęcia systemem zabezpieczenia społecznego państwa zamieszkania.

To nie oznacza jednak, że każdy pracownik mieszkający w Polsce i pracujący zdalnie jeden lub dwa dni tygodniowo automatycznie musi przejść do ZUS. Dla regularnej telepracy transgranicznej istnieje szczególne porozumienie ramowe.

Kiedy można skorzystać z porozumienia o telepracy?

Belgia i Polska stosują porozumienie ramowe dotyczące zwyczajowej transgranicznej telepracy od 1 lipca 2023 r.

W uproszczonym profilu można wnioskować o pozostanie w systemie państwa, w którym pracodawca ma siedzibę, gdy między innymi:

• pracownik regularnie telepracuje w państwie swojego zamieszkania,
• pracodawca ma siedzibę w drugim państwie objętym porozumieniem,
• oba państwa są sygnatariuszami porozumienia,
• telepraca w państwie zamieszkania stanowi mniej niż 50% całkowitego czasu pracy,
• pracownik i pracodawca chcą zastosowania wyjątku,
• sytuacja nie wpada w wyłączenia porozumienia.

Dokładnie 50% nie mieści się w warunku „mniej niż 50%”.

Przykłady

Mieszkasz w Polsce, pracujesz dla belgijskiego pracodawcy i zdalnie pracujesz 1 dzień z 5

Około 20% pracy wykonujesz w Polsce. W typowym układzie nie osiągasz progu 25% istotnej aktywności w państwie zamieszkania. Trzeba jednak formalnie ustalić właściwe ustawodawstwo i mieć A1, jeżeli sytuacja tego wymaga.

Pracujesz z Polski 2 dni z 5, a 3 dni w Belgii

Około 40% czasu pracy przypada na państwo zamieszkania. Zwykła zasada pracy w kilku państwach mogłaby wskazywać system państwa zamieszkania, ale przy spełnieniu warunków porozumienia ramowego można wnioskować o pozostanie w systemie państwa pracodawcy.

Pracujesz z Polski połowę czasu

Przy 50% nie spełniasz warunku porozumienia ramowego wymagającego telepracy poniżej 50%. Trzeba zastosować zwykłe reguły koordynacji albo sprawdzić, czy możliwy jest inny indywidualny wyjątek.

Te przykłady dotyczą prostego modelu jednego pracodawcy i regularnego rozkładu pracy. Przy kilku pracodawcach, samozatrudnieniu lub pracy w trzecim państwie wynik może być inny.

Czym jest A1?

A1 to dokument potwierdzający, które państwo ma zastosowanie do twoich składek na ubezpieczenia społeczne w sytuacji transgranicznej.

A1 nie ustala:

• rezydencji podatkowej,
• miejsca opodatkowania wynagrodzenia,
• prawa pobytu,
• zasad belgijskiego lub polskiego prawa pracy.

Podatki i składki społeczne to dwa różne zagadnienia. Fakt, że A1 wskazuje Belgię, nie oznacza automatycznie, że cały dochód podlega opodatkowaniu wyłącznie w Belgii.

Belgijski pracodawca, pracownik mieszkający w Polsce

Jeżeli właściwym systemem ma pozostać Belgia w ramach porozumienia o telepracy, belgijska instrukcja kieruje do procedury ONSS/RSZi dotyczącej pracy za granicą.

Przed złożeniem wniosku pracodawca i pracownik powinni ustalić przewidywany rytm telepracy. Belgijska administracja wymaga, aby pracownik zgadzał się na zastosowanie wyjątku.

W praktyce:

1. ustal procent pracy wykonywanej z Polski,
2. sprawdź, czy Polska i Belgia nadal są stronami porozumienia,
3. pracodawca składa wniosek w e-usłudze ONSS/RSZ „Travailler à l'étranger” (opcja „Demande d'occupation dans plusieurs pays”) i potwierdza w niej zgodę pracownika,
4. po ustaleniu belgijskiego ustawodawstwa uzyskuje się dokument A1,
5. zachowaj A1 i uzgodniony schemat pracy.

Według instrukcji ONSS/RSZ wniosek składa się na najbliższe 12 miesięcy kalendarzowych, według przewidywanego rytmu pracy, i można go odnawiać co roku. Przed kolejnym okresem warto sprawdzić, czy rzeczywisty rozkład pracy nadal odpowiada zgłoszonemu.

Polski pracodawca, pracownik mieszkający w Belgii

Jeżeli pracodawca ma siedzibę w Polsce, właściwą instytucją po polskiej stronie jest ZUS.

Nie należy wybierać instytucji według obywatelstwa. Decydują konfiguracja zatrudnienia, państwo zamieszkania i miejsce faktycznego wykonywania pracy.

ZUS opisuje odrębną procedurę dla porozumienia ramowego oraz późniejszego poświadczenia A1. Według strony ZUS o porozumieniu ramowym najpierw składa się wniosek US-36 o zawarcie porozumienia (przez PUE ZUS albo na papierze; rozpatruje go oddział ZUS w Kielcach). Po informacji, że warunki porozumienia są spełnione, składa się przez PUE ZUS wniosek US-34 o dokument A1 — obsługuje go oddział ZUS właściwy dla siedziby pracodawcy. Formularze i nazwy ekranów usług elektronicznych mogą się zmieniać, dlatego przy składaniu wniosku trzeba korzystać z aktualnej instrukcji ZUS.

Kiedy porozumienie ramowe nie jest prostym rozwiązaniem?

Szczególną ostrożność zachowaj, gdy:

• jesteś jednocześnie pracownikiem i osobą samozatrudnioną,
• regularnie wykonujesz inną pracę niż telepraca w państwie zamieszkania,
• pracujesz również w trzecim państwie,
• masz kilku pracodawców w różnych państwach,
• pracujesz zdalnie 50% lub więcej czasu w państwie zamieszkania,
• przeprowadzasz się w trakcie obowiązywania A1,
• rzeczywisty harmonogram znacząco różni się od deklarowanego.

W takich przypadkach nie należy automatycznie stosować prostego schematu „25–50%”.

Co zrobić przed rozpoczęciem regularnej telepracy?

1. Policz przewidywany udział pracy w każdym państwie. Patrz na normalny, powtarzalny schemat, nie pojedynczy tydzień.
2. Ustal państwo zamieszkania dla celów zabezpieczenia społecznego. Nie utożsamiaj go automatycznie z adresem korespondencyjnym czy rezydencją podatkową.
3. Sprawdź zwykłe zasady pracy w kilku państwach.
4. Jeżeli telepraca w państwie zamieszkania wynosi co najmniej 25%, ale mniej niż 50%, sprawdź porozumienie ramowe.
5. Złóż wniosek przed poleganiem na wyjątku. Sam zapis w umowie o pracę nie zastępuje ustalenia ustawodawstwa.
6. Uzyskaj A1 i zachowaj go.
7. Kontroluj zmianę rytmu pracy. Jeśli zaczynasz pracować zdalnie częściej, zgłoszona sytuacja może przestać odpowiadać rzeczywistości.

Co zrobić, jeśli pracujesz tak już od kilku miesięcy bez A1?

Nie zakładaj, że sytuację można po prostu „dopisać wstecz” bez ograniczeń. Możliwość ustalenia okresu wstecz zależy od konkretnych zasad i okoliczności.

Skontaktuj się z:

• ONSS/RSZ, jeśli właściwa procedura jest belgijska,
• ZUS, jeśli właściwa procedura jest polska,
• działem płac lub specjalistą od zabezpieczenia społecznego pracodawcy.

Przygotuj kalendarz rzeczywistych dni pracy w obu państwach, umowę, adres zamieszkania i dane pracodawcy.

Najważniejsze rozróżnienie

Porozumienie ramowe nie daje prawa do dowolnej pracy zdalnej za granicą. Rozwiązuje jeden konkretny problem: które państwo stosuje swoje przepisy ubezpieczeń społecznych przy zwyczajowej transgranicznej telepracy.

Zgoda pracodawcy na home office, A1, podatki i prawo do pobytu to osobne kwestie i każdą z nich trzeba ocenić oddzielnie.