Polskie zaświadczenie z KRK, gdy mieszkasz w Belgii — online, pocztą czy przez pełnomocnika?

Mieszkasz w Belgii, a pracodawca, szkoła albo urząd żąda zaświadczenia z polskiego Krajowego Rejestru Karnego (KRK)? Nie musisz jechać do Polski. Najszybciej złożysz wniosek przez internet w systemie e-KRK (20 zł, odpowiedź do 7 dni), jeśli masz profil zaufany albo certyfikat kwalifikowany. Bez nich zostaje wniosek pocztowy (30 zł) albo pełnomocnik w Polsce.

Ten poradnik dotyczy polskiego zaświadczenia. Belgijski wyciąg z rejestru karnego (extrait de casier judiciaire / uittreksel uit het strafregister) to inny dokument — opisujemy go w osobnym poradniku: Belgijskie zaświadczenie o niekaralności — model 595, 596-1 czy 596-2?.

Polski czy belgijski dokument — najpierw zapytaj odbiorcę

Zanim zapłacisz, ustal z instytucją, która żąda dokumentu:

• czy chodzi o polski KRK, belgijski wyciąg, czy oba dokumenty;
• czy przyjmie dokument elektroniczny (plik), czy potrzebuje papieru;
• czy wystarczy dokument po polsku, czy potrzebny jest formularz wielojęzyczny albo tłumaczenie;
• jak świeży ma być dokument.

Przepisy nie określają jednego „terminu ważności” zaświadczenia. Pokazuje ono stan rejestru w dniu wydania, a pracodawcy i urzędy często ustalają własny wymóg, np. dokument nie starszy niż 1 lub 3 miesiące.

Sposób 1: przez internet (e-KRK)

To najtańsza i zwykle najwygodniejsza droga z Belgii.

Czego potrzebujesz:

• konta w systemie e-KRK (ekrk.ms.gov.pl);
• profilu zaufanego albo certyfikatu kwalifikowanego — nimi podpisujesz wniosek;
• możliwości zapłaty 20 zł w samym systemie e-KRK. Ministerstwo zaznacza, że przy wniosku elektronicznym płacisz tylko przez e-KRK, a nie zwykłym przelewem.

Jak to wygląda krok po kroku:

1. Zakładasz konto w e-KRK i wypełniasz wniosek (zapytanie o udzielenie informacji o osobie).
2. Podpisujesz wniosek profilem zaufanym albo certyfikatem kwalifikowanym.
3. Płacisz 20 zł w systemie i wysyłasz wniosek.
4. Odpowiedź pobierasz z zakładki „Odpowiedzi” na swoim koncie, jako folder .zip.

Ile to trwa: według Ministerstwa Sprawiedliwości do 7 dni kalendarzowych, licząc od dnia następnego po złożeniu wniosku. Gdy system wyśle wezwanie brakowe (prośbę o poprawienie wniosku), masz na odpowiedź 14 dni od jego otrzymania.

W jakiej formie dostajesz dokument: jako plik XML podpisany elektronicznie. Nie drukuj go jako dokumentu urzędowego — według Ministerstwa wydruk nie jest dokumentem urzędowym. Plik przekazujesz odbiorcy elektronicznie, np. na pendrivie lub płycie albo w sposób, który odbiorca wskaże.

Jeśli belgijski pracodawca albo urząd nie umie otworzyć pliku XML lub wymaga papieru, wybierz drogę pocztową albo pełnomocnika. Zapytaj o to przed złożeniem wniosku.

Nie masz profilu zaufanego? Zapytaj w swoim polskim banku, czy pozwala go założyć, albo wybierz jeden ze sposobów poniżej.

Sposób 2: wniosek pocztą z Belgii

Co wysłać:

• wypełniony i podpisany formularz „Zapytanie o udzielenie informacji o osobie” (do pobrania ze strony KRK na gov.pl);
• potwierdzenie opłaty 30 zł.

Dokąd: do Biura Informacyjnego KRK, ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa, albo do dowolnego punktu informacyjnego KRK przy sądzie w Polsce (lista na stronie KRK).

Jak zapłacić z Belgii: przelewem na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości. Na stronie gov.pl Ministerstwo podaje:

• odbiorca: Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa;
• rachunek: PL 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000 (NBP O/O Warszawa);
• kod SWIFT/BIC dla przelewów z zagranicy: NBPLPLPW;
• tytuł przelewu: twoje imię i nazwisko oraz data wpisana we wniosku. Data we wniosku musi być taka sama jak data w tytule przelewu.

Przed przelewem porównaj te dane z aktualną stroną KRK. Twój belgijski bank może pobrać własną opłatę za przelew w złotych.

Ile to trwa: urząd wysyła zaświadczenie w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Jeśli sprawa wymaga wyjaśnień, termin się wydłuża. Do tego dolicz czas poczty w obie strony.

Uwaga na adres: jeśli chcesz otrzymać dokument w Belgii, zapytaj wcześniej Biuro Informacyjne KRK (dane kontaktowe na gov.pl), czy wyśle go za granicę — albo podaj adres w Polsce, pod którym ktoś odbierze list.

Sposób 3: pełnomocnik w Polsce

Członek rodziny albo znajomy może złożyć wniosek i odebrać zaświadczenie za ciebie w Biurze Informacyjnym KRK w Warszawie albo w punkcie informacyjnym KRK przy sądzie.

Pełnomocnik potrzebuje:

• oryginału pisemnego pełnomocnictwa — wpisz w nim, że pełnomocnik może złożyć wniosek i odebrać zaświadczenie w twoim imieniu (a jeśli chcesz formularz wielojęzyczny — także o jego wydanie);
• potwierdzenia opłaty skarbowej 17 zł za pełnomocnictwo;
• opłaty 30 zł za zaświadczenie (gotówką w kasie, znakiem opłaty sądowej albo przelewem);
• własnego dokumentu ze zdjęciem.

Przy składaniu wniosku na miejscu zaświadczenie zwykle wydaje się od razu, a wyjątkowo w ciągu 7 dni. Biuro w Warszawie przyjmuje bezpośrednio od jednej osoby maksymalnie 3 zapytania dziennie.

Polski dokument w Belgii: apostille, tłumaczenie, formularz wielojęzyczny

Zaświadczenie o niekaralności należy do dokumentów objętych rozporządzeniem UE 2016/1191. Belgijski urząd nie może więc żądać na nim apostillei. Szczegóły opisujemy w poradniku Polski dokument w belgijskim urzędzie — kiedy apostille i tłumaczenie są zbędne?.

Zamiast tłumaczenia możesz zamówić wielojęzyczny standardowy formularz (FR: formulaire type multilinguei, NL: meertalig modelformulier):

• kosztuje 17 zł;
• jest przeznaczony dla obywateli polskich i tylko do informacji, że nie figurujesz w kartotece karnej;
• zamówisz go razem z zaświadczeniem albo później — przez e-KRK, w punkcie informacyjnym KRK lub w Biurze Informacyjnym KRK (osobiście albo przez pełnomocnika);
• we wniosku wybierasz jeden język urzędowy UE, np. francuski albo niderlandzki — zależnie od tego, gdzie złożysz dokument;
• jest tylko tłumaczeniem pomocniczym i zawsze idzie razem z zaświadczeniem.

Jeżeli odbiorca mimo to chce tłumaczenia, według KRK wykona je tylko tłumacz przysięgły, na twój koszt. Biuro Informacyjne KRK nie przekazuje dokumentów do MSZ w celu nadania apostille.

Co zrobić, jeśli…

…odbiorca nie przyjmuje pliku XML? Złóż wniosek pocztą albo przez pełnomocnika i poproś o dokument papierowy.

…nie zdążysz z terminem? Najszybciej działa pełnomocnik w Polsce — przy wizycie na miejscu zaświadczenie zwykle wydaje się od razu.

…masz też obywatelstwo innego państwa UE? KRK sprawdza wtedy także rejestr karny tego państwa, co może wydłużyć czas oczekiwania.

…działasz jako wolontariusz przy koloniach lub obozach dla dzieci? Kandydaci na wychowawców lub kierowników wypoczynku dzieci i młodzieży mogą dostać zaświadczenie bez opłaty — dołącz pismo organizatora.

Krótka checklista

• zapytaj odbiorcę: polski KRK czy belgijski wyciąg, plik czy papier, jaki język;
• masz profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany → e-KRK, 20 zł, płatność tylko w systemie;
• nie masz → poczta (30 zł, przelew na rachunek MS z tą samą datą co we wniosku) albo pełnomocnik (30 zł + 17 zł za pełnomocnictwo);
• do Belgii zamów formularz wielojęzyczny (17 zł) zamiast tłumaczenia, jeśli odbiorca go przyjmie;
• nie drukuj pliku XML jako „oryginału”.