Dziecko urodziło się w Belgii — kto zgłasza urodzenie i gdzie dostaniesz akt?

Po narodzinach dziecka w Belgii trzeba odróżnić zawiadomienie o narodzinach od właściwego zgłoszenia urodzenia — déclaration de naissance / geboorteaangifte. Szpital przekazuje pierwszą informację urzędowi bez działania rodziców, ale rodzic lub rodzice nadal muszą formalnie zgłosić dziecko.

Co do zasady masz na to 15 dni od urodzenia i zgłoszenie wykonujesz w urzędzie stanu cywilnego gminy, w której dziecko się urodziło, a nie automatycznie w gminie, w której mieszkasz.

Zawiadomienie szpitala to nie to samo co zgłoszenie rodziców

Parentia rozróżnia dwa etapy.

Avis de naissance / kennisgeving van geboorte

To informacja przekazywana urzędnikowi stanu cywilnego o samym fakcie narodzin.

• przy porodzie w szpitalu odpowiada za nią szpital;
• przy porodzie domowym obowiązek spoczywa na lekarzu, położnej lub innych osobach obecnych przy porodzie;
• zawiadomienie powinno nastąpić najpóźniej w pierwszy dzień roboczy po porodzie.

Rodzice nie muszą samodzielnie zastępować tej czynności kolejnym zgłoszeniem do urzędu. Działa to jednak tylko w jedną stronę: zawiadomienie szpitala nie zastępuje zgłoszenia urodzenia przez rodziców.

Déclaration de naissance / geboorteaangifte

To właściwa czynność w urzędzie stanu cywilnego, na podstawie której sporządzany jest akt urodzenia dziecka.

Tę formalność wykonuje matka, ojciec lub oboje rodzice zgodnie z ich sytuacją rodzinną i zasadami właściwej gminy.

Gdzie zgłosić dziecko?

W gminie miejsca urodzenia.

Przykład: mieszkasz w Leuven, ale dziecko urodziło się w szpitalu w Brukseli. Formalne zgłoszenie urodzenia prowadzi urząd stanu cywilnego miejsca urodzenia dziecka, czyli odpowiednia gmina brukselska.

Nie musisz następnie samodzielnie tworzyć drugiego belgijskiego aktu w gminie zamieszkania. Według Parentii i portalu belgium.be urząd stanu cywilnego miejsca urodzenia informuje gminę zamieszkania.

W części gmin możliwe jest wykonanie formalności bezpośrednio na porodówce — taką możliwość opisują belgium.be, Region Stołeczny Brukseli (be.brussels) i Parentia. Według belgium.be zgłoszenie na porodówce przebiega podobnie jak w urzędzie gminy i daje te same gwarancje autentyczności aktu. Sposób obsługi sprawdź na stronie gminy, w której znajduje się szpital.

Jaki jest termin?

Zgłoszenia należy dokonać w ciągu 15 dni po urodzeniu.

Miasto Bruksela wskazuje wprost 15 dni kalendarzowych, wliczając weekendy i dni świąteczne. Nie odkładaj więc formalności do ostatniego dnia.

Jeżeli koniec terminu wypada w dzień, w którym urząd jest zamknięty, albo z przyczyn medycznych nie możesz stawić się osobiście, skontaktuj się z urzędem miejsca urodzenia od razu i poproś o instrukcję właściwą dla konkretnej gminy.

Kto musi przyjść?

To zależy od sytuacji rodzinnej i od tego, czy pochodzenie dziecka zostało już prawnie ustalone.

Na przykład Ville de Bruxelles wskazuje:

• przy rodzicach pozostających w małżeństwie i mieszkających razem zwykle wystarczy jeden rodzic;
• przy rodzicach niepozostających w małżeństwie albo rozdzielonych urząd może wymagać obecności obojga;
• wcześniejsze formalne uznanie dziecka — reconnaissance / erkenning może uprościć procedurę.

Nie traktuj tego przykładu jako uniwersalnej listy dla każdej gminy. Przed wizytą sprawdź instrukcję urzędu miejsca urodzenia.

Jakie dokumenty przygotować?

Podstawą są ważne dokumenty tożsamości rodziców.

Gmina może dodatkowo poprosić o dokumenty związane z:

• stanem cywilnym;
• wcześniejszym uznaniem dziecka;
• zagranicznym małżeństwem lub rozwodem, jeżeli danych nie ma w belgijskich rejestrach;
• szczególną sytuacją dotyczącą pochodzenia dziecka;
• porodem domowym.

Przy porodzie domowym potrzebny może być dokument wystawiony przez położną lub lekarza.

Jeżeli gmina wymaga zagranicznego dokumentu, poproś ją najpierw o dokładną listę oraz informację, czy potrzebne są tłumaczenie przysięgłe lub dodatkowe formalności. Nie zamawiaj kosztownych dokumentów „na wszelki wypadek”.

Co dzieje się po zgłoszeniu?

Na podstawie déclaration de naissance urząd sporządza acte de naissancei / geboorteakte, czyli belgijski akt urodzenia.

Akt urodzenia służy później m.in. do:

• potwierdzania danych dziecka;
• spraw związanych z mutuellei/mutualiteit;
• świadczeń rodzinnych;
• dokumentów tożsamości;
• procedur konsularnych i transkrypcji w Polsce, jeżeli rodzice chcą uzyskać polski akt.

Według Parentii i be.brussels gmina wydaje zaświadczenia o urodzeniu, m.in. dla kasy chorych (do zapisania dziecka jako osoby na utrzymaniu) i dla instytucji wypłacającej świadczenia rodzinne. Według Parentii i belgium.be dziecko zostaje też wpisane do rejestru ludnościi gminy zamieszkania, a według belgium.be gmina wysyła następnie wezwanie (convocation) po dokument tożsamości dziecka.

Czy po zgłoszeniu trzeba osobno iść do mutuelle i po świadczenia rodzinne?

Samo powstanie aktu uruchamia przepływ danych w belgijskich rejestrach, ale nie zakładaj, że każdy podmiot automatycznie zakończy wszystkie formalności.

Po otrzymaniu danych dziecka sprawdź osobno:

• swoją kasę chorych — czy dziecko zostało prawidłowo dopisane;
• właściwy system świadczeń rodzinnych: Groeipakketi we Flandrii, Famiris w Brukseli albo FAMIWAL w Walonii, zależnie od sytuacji;
• polski konsulat, jeżeli chcesz zarejestrować belgijski akt w polskim systemie.

Gmina lub szpital może wydać zaświadczenia przeznaczone dla tych instytucji.

Co z nazwiskiem i imionami?

Imiona i nazwisko dziecka są ustalane w ramach rejestracji stanu cywilnego zgodnie z prawem właściwym dla danej sytuacji.

Przy rodzicach mających różne obywatelstwa lub przy zagranicznych aktach stanu cywilnego mogą pojawić się dodatkowe pytania o prawo właściwe i sposób zapisu nazwiska.

Jeżeli chcesz, aby belgijski akt od początku odzwierciedlał konkretną formę nazwiska zgodną z prawem polskim, porusz tę kwestię przed podpisaniem zgłoszenia. Późniejsza korekta aktu jest bardziej kłopotliwa.

Co zrobić, jeśli dziecko urodziło się poza gminą, w której mieszkamy?

To normalna sytuacja.

1. Zgłoś narodziny w gminie, gdzie dziecko faktycznie się urodziło.
2. Urząd miejsca urodzenia sporządzi akt.
3. Dane trafią do właściwych rejestrów.
4. Sprawdź po kilku dniach, czy twoja gmina zamieszkania i instytucje rodzinne widzą dziecko prawidłowo.

Nie trzeba tworzyć drugiego belgijskiego aktu tylko dlatego, że miejsce urodzenia i miejsce zamieszkania są różne.

Co zrobić, jeśli minął termin 15 dni?

Nie próbuj „naprawiać” sytuacji przez inną gminę. Skontaktuj się natychmiast z urzędem stanu cywilnego miejsca urodzenia dziecka i wyjaśnij, dlaczego zgłoszenie nie zostało wykonane w terminie.

Urząd wskaże procedurę dla spóźnionego zgłoszenia. Im szybciej zgłosisz problem, tym łatwiej uniknąć dalszych opóźnień w rejestracji dziecka, mutuelle i świadczeniach.

A co z polskim aktem urodzenia?

Belgijskie zgłoszenie tworzy belgijski akt. Jeżeli dziecko ma mieć również polski akt w polskim rejestrze stanu cywilnego, jest to odrębna procedura transkrypcji.

Nie mieszaj tych dwóch etapów:

1. najpierw prawidłowo zgłoś dziecko w Belgii i uzyskaj belgijski akt;
2. następnie, jeżeli potrzebujesz polskiego aktu, przeprowadź transkrypcję przez polski urząd stanu cywilnego lub właściwą procedurę konsularną.

Jak to zrobić przez konsulat, opisuje poradnik Dziecko urodzone w Belgii — jak złożyć transkrypcję aktu przez polski konsulat?.

Najważniejsze w skrócie

• Szpital zgłasza sam fakt narodzin urzędowi, ale nie zastępuje to formalnej déclaration de naissance rodziców.
• Na zgłoszenie masz zasadniczo 15 dni.
• Właściwa jest gmina miejsca urodzenia dziecka.
• Przygotuj dokumenty tożsamości i sprawdź wcześniej, czy urząd wymaga dodatkowych aktów.
• Po zgłoszeniu powstaje belgijski akt urodzenia.
• Sprawdź następnie mutuelle, świadczenia rodzinne i — jeśli chcesz — osobną transkrypcję do polskiego USC.