Procedura psychospołeczna w pracy — jak złożyć formalny wniosek?

Belgijskie przepisy o dobrostanie w pracy przewidują formalną interwencję psychospołeczną. Wniosek składa się do conseiller en prévention aspects psychosociaux / preventieadviseur psychosociale aspecten, właściwego dla pracodawcy.

Droga nieformalna może być pomocna, ale nie jest obowiązkowym etapem przed złożeniem formalnego wniosku.

Do kogo złożyć wniosek?

Ustal, kto pełni funkcję doradcy ds. aspektów psychospołecznych dla Twojego pracodawcy. Może to być osoba z:

• wewnętrznej służby prewencji;
• zewnętrznej służby prewencji i ochrony w pracy.

Dane kontaktowe powinny być dostępne w informacjach pracodawcy dotyczących dobrostanu w pracy.

Kiedy stosuje się tę procedurę?

Procedura może dotyczyć m.in. sytuacji kwalifikowanych w przepisach jako:

• violence au travail / geweld op het werk;
• harcèlement moral / pesterijen;
• harcèlement sexuel / ongewenst seksueel gedrag;
• innych poważnych ryzyk psychospołecznych związanych z pracą.

Nie każdy konflikt albo negatywna decyzja przełożonego spełnia ustawowe kryteria. Formalny wniosek powinien opisywać konkretne zdarzenia.

Co powinien zawierać formalny wniosek?

Przy wniosku dotyczącym przemocy lub nękania SPF Emploi wymaga szczegółowego opisu. Dokument powinien zawierać:

1. dokładny opis faktów;
2. czas i miejsce każdego opisywanego zdarzenia;
3. tożsamość osoby, której zachowania dotyczą opisane fakty;
4. jeżeli ma to znaczenie — wskazanie związku z kryterium chronionym przez przepisy antydyskryminacyjne;
5. prośbę o podjęcie przez pracodawcę odpowiednich działań.

Praktycznie warto opisać zdarzenia chronologicznie, oddzielając fakty od ocen.

Jak przygotować chronologię?

Dla każdego zdarzenia zapisz:

• datę;
• przybliżoną godzinę;
• miejsce;
• osoby obecne;
• przebieg zdarzenia;
• dokument lub wiadomość, która może je potwierdzać;
• skutki dla pracy.

Zachowuj dokumenty związane z własną sprawą w sposób zgodny z zasadami poufności i ochrony danych.

Czy najpierw trzeba korzystać z procedury nieformalnej?

Nie.

SPF Emploi wskazuje, że po otrzymaniu informacji o dostępnych możliwościach pracownik może wybrać drogę formalną bez wcześniejszej interwencji nieformalnej.

Droga nieformalna może obejmować np. rozmowę, interwencję osoby zaufania albo próbę rozwiązania problemu w uzgodniony sposób.

Obowiązkowa rozmowa przed złożeniem wniosku

Zanim złożysz formalny wniosek, musisz odbyć obowiązkową rozmowę osobistą (entretien personnel obligatoire) z conseiller en prévention aspects psychosociaux. Powinna się ona odbyć w ciągu 10 dni kalendarzowych od chwili, gdy zgłosisz doradcy, że chcesz złożyć wniosek formalny.

Podczas rozmowy doradca wyjaśnia m.in.:

• co musi zawierać wniosek, aby był ważny;
• jak przebiega procedura;
• jakie są konsekwencje i ryzyka złożenia wniosku;
• czy i jaka ochrona przed represjami może ci przysługiwać.

Doradca potwierdza w dokumencie, że rozmowa się odbyła, a ty otrzymujesz jego kopię. Zachowaj ją razem z kopią wniosku.

Co dzieje się po złożeniu wniosku?

Doradca sprawdza, czy opisane fakty mogą mieścić się w zakresie procedury.

Decyzja o przyjęciu albo odmowie przyjęcia wniosku powinna zostać przekazana w ciągu 10 dni kalendarzowych od otrzymania wniosku.

Jeżeli w tym terminie nie przekazano decyzji, wniosek uważa się za przyjęty.

O czym zostaje poinformowany pracodawca?

Po przyjęciu wniosku właściwy doradca informuje pracodawcę o uruchomieniu procedury, tożsamości wnioskodawcy oraz rodzaju opisanych faktów zgodnie z zasadami przewidzianymi przez SPF Emploi.

Pracodawca nie otrzymuje na tym etapie po prostu pełnej kopii całego wniosku.

Ochrona przed niekorzystnymi działaniami

Przepisy przewidują szczególną ochronę osób korzystających z określonych formalnych procedur.

Ochrona dotyczy działań podejmowanych z powodu zgłoszenia lub faktów objętych procedurą. Nie oznacza natomiast, że przez cały okres pracodawca nie może podjąć żadnej decyzji kadrowej z innych, niezależnych przyczyn.

Jeżeli po zgłoszeniu pojawiają się istotne decyzje dotyczące zatrudnienia, zachowaj dokumenty wskazujące ich datę i uzasadnienie.

Co może zrobić doradca?

W zależności od sprawy może m.in.:

• zbierać informacje;
• analizować ryzyka;
• proponować pracodawcy odpowiednie środki;
• przy poważnym ryzyku wskazać środki zabezpieczające;
• w sytuacjach przewidzianych przepisami skierować sprawę do Contrôle du bien-être au travail / Toezicht op het Welzijn op het Werk.

Formalna procedura nie jest tym samym co wyrok sądu i nie przesądza automatycznie odpowiedzialności konkretnej osoby.

Kiedy kontaktować się z inspekcją?

Oficjalna ścieżka zaczyna się zasadniczo od właściwego conseiller en prévention aspects psychosociaux.

Jeżeli procedura wewnętrzna nie działa albo zachodzą okoliczności opisane w przepisach, możliwy jest kontakt z właściwą dyrekcją Contrôle du bien-être au travail.

W zależności od charakteru sprawy mogą istnieć również inne środki prawne. Przy sporze o dalsze kroki warto skorzystać ze związku zawodowego, prawnika lub specjalistycznej pomocy prawnej.

Co zrobić, jeśli problem ma związek z dyskryminacją?

Jeżeli opisane zachowania są związane np. z pochodzeniem, płcią, wiekiem, niepełnosprawnością, stanem zdrowia lub innym kryterium chronionym, zaznacz to we wniosku.

Może to mieć znaczenie dla dodatkowych zasad ochrony przed dyskryminacją.

Praktyczna checklista przed złożeniem wniosku

• ustaliłeś właściwego doradcę ds. aspektów psychospołecznych;
• odbyłeś obowiązkową rozmowę osobistą i masz kopię potwierdzenia;
• każde zdarzenie ma datę lub możliwie dokładny okres;
• opisałeś miejsce i osoby;
• oddzieliłeś fakty od przypuszczeń;
• wskazałeś, jakiej interwencji oczekujesz;
• zachowałeś kopię złożonego dokumentu i potwierdzenie przekazania.

Najważniejsze w skrócie

• Formalny wniosek składa się do conseiller en prévention aspects psychosociaux.
• Nie trzeba najpierw przechodzić drogi nieformalnej, ale przed złożeniem wniosku obowiązkowa jest rozmowa osobista z doradcą.
• Wniosek powinien zawierać konkretne fakty, daty, miejsca i osoby.
• Decyzja o przyjęciu lub odmowie powinna nadejść w ciągu 10 dni kalendarzowych.
• Po przyjęciu uruchamia się procedura i przewidziana prawem ochrona związana ze zgłoszeniem.
• Jeżeli procedura nie działa, w określonych przypadkach możliwy jest dalszy kontakt z inspekcją pracy.