Jak dać księgowemu dostęp do MyMinfin bez hasła — pełnomocnictwo przez CSAM krok po kroku

Aby belgijski księgowy lub doradca podatkowy mógł załatwiać twoje sprawy przez MyMinfini, nie musisz przekazywać mu hasła, PIN-u do eIDi ani kodów itsme. Zamiast tego ustanów odpowiedni mandat fiskalny (mandat fiscaal/fiscal) w aplikacji Mandats, do której logujesz się przez CSAM. Rodzaj mandatu wybiera się według czynności, a dostęp zaczyna działać dopiero po podpisaniu przez obie strony.

MyMinfin, IPP i VAT: który mandat wybrać?

Od 10 czerwca 2024 r. sprawy podatku dochodowego osób fizycznych załatwia się przez księgowego jednym mandatem Déclaration d'impôt IPP-INR. Zastąpił on trzy dawne rodzaje: Tax-on-web IPP, Tax-on-web INR oraz mandat MyMinfin. Starych rodzajów nie da się już tworzyć, ale wcześniej podpisane, aktywne mandaty pozostają ważne.

W systemie dostępne są różne mandaty:

• Déclaration d'impôt IPP-INR — dla profesjonalisty (np. expert-comptable): dostęp do twojego dossier MyMinfin w sprawach podatku dochodowego osób fizycznych (IPP) lub nierezydentów (INR), m.in. deklaracji, płatności, dokumentów, informacji o nieruchomościach i wniosków, np. o zaświadczenie o rezydencji podatkowej.
• mandat między obywatelami — gdy sprawy w MyMinfin ma załatwiać bliska osoba, a nie biuro rachunkowe; jego nazwę i zakres opisuje SPF Finances na stronie o delegowaniu spraw podatkowych między obywatelami.
• Mandaty przedsiębiorcy, m.in. Biztax lub Intervati — obsługa odrębnych obowiązków firmy i spółki, jeżeli taki mandat jest potrzebny.

Jeśli księgowy prosi o „dostęp do podatków”, zapytaj dokładnie, czy ma przygotować PIT, pobrać decyzję, sprawdzić zwrot, działać w VAT czy obsłużyć firmę.

Co przygotować przed założeniem mandatu?

• Dostęp do jednej z oficjalnych metod identyfikacji, np. eID i PIN albo uznanej cyfrowej metody logowania.
• Dane własne jako mandant (mocodawca) i poprawną identyfikację księgowego lub jego firmy jako mandataire (pełnomocnik).
• Uzgodniony zakres czynności i listę rzeczywiście potrzebnych rodzajów mandatów.
• Informację, czy występujesz jako osoba fizyczna, przedsiębiorca czy przedstawiciel spółki/ASBL.

Przy firmie sprawdź, czy osoba nadająca dostęp ma do tego umocowanie, a po stronie biura rachunkowego czy pracownik posiada właściwe role eGov (dla mandatu IPP-INR: SPF Fin Utilisateurs de Mandats oraz Utilisateur de Mandats Tax-on-web). Sam mandat między podmiotami nie wystarcza, jeśli osoba wykonująca pracę nie ma przypisanej roli w swojej organizacji.

Krok 1. Otwórz oficjalną aplikację Mandats przez CSAM

Wejdź na stronę CSAM → Gestion des mandats / Mandatenbeheer → Mandats fiscaux. Sprawdź oficjalną domenę przed logowaniem. Wybierz, czy logujesz się we własnym imieniu, czy jako reprezentant organizacji. Nie korzystaj z linku do logowania otrzymanego w niesprawdzonej wiadomości SMS lub e-mail.

Krok 2. Utwórz upoważnienie dla właściwego odbiorcy

Według CSAM mandat może utworzyć mocodawca albo pełnomocnik — ty albo księgowy. W menu administracji mandatami znajdź funkcję utworzenia mandatu (dokładne nazwy menu mogą się różnić). Wybierz:

1. rodzaj mandatu — dla księgowego w sprawach PIT Déclaration d'impôt IPP-INR;
2. mocodawcę (mandant);
3. pełnomocnika (mandataire);
4. zakres i inne parametry wymagane w bieżącym formularzu.

Sprawdź nazwę i identyfikator biura rachunkowego przed akceptacją. W razie rozbieżności przerwij proces i poproś księgowego o poprawne dane.

Krok 3. Dopilnuj podpisu obu stron

Mandat zaczyna działać dopiero po zatwierdzeniu przez mocodawcę i pełnomocnika. Dlatego utworzenie pozycji na liście nie oznacza od razu, że księgowy może działać: druga strona musi zalogować się do aplikacji Mandats i podpisać oczekujący mandat. Sprawdź stan mandatu w części aplikacji służącej do podpisywania lub aktywacji mandatów, a następnie poproś biuro o potwierdzenie dostępu do właściwej usługi.

Nie zatwierdzaj upoważnienia, którego nazwy i zakresu nie rozumiesz. Księgowy może potrzebować kilku wąsko określonych mandatów zamiast jednego nieadekwatnego.

Jakie dane może zobaczyć księgowy?

Zakres mandatu IPP-INR obejmuje dostęp do twojego dossier MyMinfin w sprawach podatku dochodowego: deklaracje, płatności, dokumenty i informacje o nieruchomościach. Nie przyznawaj takiego dostępu osobie przypadkowej i nie stosuj zasady „daj wszystko, bo wygodniej”.

Uzgodnij na piśmie, do jakich spraw księgowy ma używać mandatu, oraz kto weryfikuje złożone dokumenty i aktualność danych. Mandat techniczny nie zwalnia cię automatycznie z obowiązku dopilnowania terminów podatkowych — to ty jako mocodawca odpowiadasz za czynności wykonane w twoim imieniu.

Co zrobić, jeśli księgowy nie widzi twojego konta?

Sprawdź kolejno:

• czy mandat jest aktywny, a nie dopiero utworzony;
• czy podpisały go obie strony;
• czy wybrano właściwy rodzaj (np. IPP-INR, a nie mandat firmowy);
• czy identyfikator mandataire odpowiada firmie, w której pracuje księgowy;
• czy jego firma przyznała pracownikowi wymaganą rolę eGov.

Nie rozwiązuj problemu wysyłaniem zdjęcia eID z PIN-em, kodów itsme lub danych logowania.

Jak cofnąć dostęp po zmianie księgowego?

Wróć do CSAM → Mandats fiscaux i znajdź funkcję zakończenia pełnomocnictwa. Według CSAM mandat może zakończyć każda ze stron; czy potrzebna jest przy tym zgoda drugiej strony, sprawdź w aplikacji lub na stronie SPF Finances. Cofnij zbędne mandaty osobno i zachowaj dowód ich zamknięcia. Jeśli spółka zmieniła zarząd albo biuro straciło upoważnionego pracownika, skontroluj również wewnętrzne role organizacyjne.

Zmiana księgowego wymaga dodatkowo przekazania dokumentacji i sprawdzenia, czy nie pozostały otwarte deklaracje — cofnięcie mandatu nie anuluje już złożonych dokumentów.

Bezpieczeństwo: krótkie zasady

Nie udostępniaj: kodu PIN do eID, hasła bankowego, potwierdzeń itsme na żądanie przez telefon ani kodów jednorazowych. Udostępnij poprzez mandat: tylko uprawnienia niezbędne do uzgodnionego zadania. Weryfikuj aktywne pełnomocnictwa przy zakończeniu współpracy.

Ten poradnik dotyczy federalnych pełnomocnictw fiskalnych w Belgii. Nie jest instrukcją ogólnego pełnomocnictwa cywilnego ani mandatu medycznego.