# Polskie zaświadczenie z KRK, gdy mieszkasz w Belgii — online, pocztą czy przez pełnomocnika?

- Adres: https://popolsku.be/baza-wiedzy/polska-informacja-z-krk-mieszkajac-w-belgii/
- Rodzaj: poradnik
- Region: cała Belgia
- Dział: Pobyt, meldunek i obywatelstwo › Zaświadczenia i e-administracja
- Stan informacji na dzień: 12.10.2026
- Zweryfikowano: 13.10.2026
- Ostatnia zmiana: 13.10.2026
- Źródła:
  - [gov.pl — Uzyskaj zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (online, osobiście, pocztą; opłaty; rachunek MS)](https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-zaswiadczenie-z-krajowego-rejestru-karnego)
  - [Ministerstwo Sprawiedliwości, KRK — uzyskanie informacji drogą tradycyjną (poczta, pełnomocnik, terminy)](https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/uzyskanie-informacji-z-krajowego-rejestru-karnego-droga-tradycyjna)
  - [Ministerstwo Sprawiedliwości, KRK — system e-KRK: pytania i odpowiedzi](https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/system-e-krk-pytania-i-odpowiedzi)
  - [Ministerstwo Sprawiedliwości, KRK — wielojęzyczne standardowe formularze do zaświadczeń](https://www.gov.pl/web/krajowy-rejestr-karny/wydawanie-wielojezycznych-standardowych-formularzy-jako-zalacznikow-do-zaswiadczen-z-krajowego-rejestru-karnego2)
  - [Ambasada RP w Brukseli — apostille i rozporządzenie 2016/1191](https://www.gov.pl/web/belgium/apostille)
  - [Randstad Polska — zaświadczenie o niekaralności: jak i gdzie je zdobyć (25.11.2025)](https://www.randstad.pl/strefa-pracownika/praca-na-co-dzien/zaswiadczenie-o-niekaralnosci-jak-i-gdzie-mozna-je-zdobyc/)
- Cytowanie: „Polskie zaświadczenie z KRK, gdy mieszkasz w Belgii — online, pocztą czy przez pełnomocnika?”, PoPolsku.be, stan informacji na dzień 12.10.2026, https://popolsku.be/baza-wiedzy/polska-informacja-z-krk-mieszkajac-w-belgii/

---

Mieszkasz w Belgii, a pracodawca, szkoła albo urząd żąda **zaświadczenia z polskiego Krajowego Rejestru Karnego (KRK)**? Nie musisz jechać do Polski. Najszybciej złożysz wniosek **przez internet w systemie e-KRK** (20 zł, odpowiedź do 7 dni), jeśli masz profil zaufany albo certyfikat kwalifikowany. Bez nich zostaje **wniosek pocztowy** (30 zł) albo **pełnomocnik** w Polsce.

Ten poradnik dotyczy polskiego zaświadczenia. Belgijski wyciąg z rejestru karnego (*extrait de casier judiciaire* / *uittreksel uit het strafregister*) to inny dokument — opisujemy go w osobnym poradniku: [Belgijskie zaświadczenie o niekaralności — model 595, 596-1 czy 596-2?](/baza-wiedzy/belgijskie-zaswiadczenie-niekaralnosc-casier/).

## Polski czy belgijski dokument — najpierw zapytaj odbiorcę

Zanim zapłacisz, ustal z instytucją, która żąda dokumentu:

- czy chodzi o **polski KRK**, belgijski wyciąg, czy oba dokumenty;
- czy przyjmie **dokument elektroniczny** (plik), czy potrzebuje papieru;
- czy wystarczy dokument po polsku, czy potrzebny jest **formularz wielojęzyczny** albo tłumaczenie;
- jak świeży ma być dokument.

Przepisy nie określają jednego „terminu ważności” zaświadczenia. Pokazuje ono stan rejestru w dniu wydania, a pracodawcy i urzędy często ustalają własny wymóg, np. dokument nie starszy niż 1 lub 3 miesiące.

## Sposób 1: przez internet (e-KRK)

To najtańsza i zwykle najwygodniejsza droga z Belgii.

**Czego potrzebujesz:**

- konta w systemie **e-KRK** (ekrk.ms.gov.pl);
- **profilu zaufanego** albo **certyfikatu kwalifikowanego** — nimi podpisujesz wniosek;
- możliwości zapłaty **20 zł w samym systemie e-KRK**. Ministerstwo zaznacza, że przy wniosku elektronicznym płacisz tylko przez e-KRK, a nie zwykłym przelewem.

**Jak to wygląda krok po kroku:**

1. Zakładasz konto w e-KRK i wypełniasz wniosek (zapytanie o udzielenie informacji o osobie).
2. Podpisujesz wniosek profilem zaufanym albo certyfikatem kwalifikowanym.
3. Płacisz 20 zł w systemie i wysyłasz wniosek.
4. Odpowiedź pobierasz z zakładki „Odpowiedzi” na swoim koncie, jako folder .zip.

**Ile to trwa:** według Ministerstwa Sprawiedliwości do **7 dni kalendarzowych**, licząc od dnia następnego po złożeniu wniosku. Gdy system wyśle wezwanie brakowe (prośbę o poprawienie wniosku), masz na odpowiedź 14 dni od jego otrzymania.

**W jakiej formie dostajesz dokument:** jako plik XML podpisany elektronicznie. **Nie drukuj go jako dokumentu urzędowego** — według Ministerstwa wydruk nie jest dokumentem urzędowym. Plik przekazujesz odbiorcy elektronicznie, np. na pendrivie lub płycie albo w sposób, który odbiorca wskaże.

> Jeśli belgijski pracodawca albo urząd nie umie otworzyć pliku XML lub wymaga papieru, wybierz drogę pocztową albo pełnomocnika. Zapytaj o to przed złożeniem wniosku.

Nie masz profilu zaufanego? Zapytaj w swoim polskim banku, czy pozwala go założyć, albo wybierz jeden ze sposobów poniżej.

## Sposób 2: wniosek pocztą z Belgii

**Co wysłać:**

- wypełniony i podpisany formularz **„Zapytanie o udzielenie informacji o osobie”** (do pobrania ze strony KRK na gov.pl);
- **potwierdzenie opłaty 30 zł**.

**Dokąd:** do **Biura Informacyjnego KRK**, ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa, albo do dowolnego punktu informacyjnego KRK przy sądzie w Polsce (lista na stronie KRK).

**Jak zapłacić z Belgii:** przelewem na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości. Na stronie gov.pl Ministerstwo podaje:

- odbiorca: Ministerstwo Sprawiedliwości, Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa;
- rachunek: **PL 77 1010 1010 0400 1922 3100 0000** (NBP O/O Warszawa);
- kod SWIFT/BIC dla przelewów z zagranicy: **NBPLPLPW**;
- tytuł przelewu: twoje imię i nazwisko oraz data wpisana we wniosku. **Data we wniosku musi być taka sama jak data w tytule przelewu.**

Przed przelewem porównaj te dane z aktualną stroną KRK. Twój belgijski bank może pobrać własną opłatę za przelew w złotych.

**Ile to trwa:** urząd wysyła zaświadczenie w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Jeśli sprawa wymaga wyjaśnień, termin się wydłuża. Do tego dolicz czas poczty w obie strony.

**Uwaga na adres:** jeśli chcesz otrzymać dokument w Belgii, zapytaj wcześniej Biuro Informacyjne KRK (dane kontaktowe na gov.pl), czy wyśle go za granicę — albo podaj adres w Polsce, pod którym ktoś odbierze list.

## Sposób 3: pełnomocnik w Polsce

Członek rodziny albo znajomy może złożyć wniosek i odebrać zaświadczenie za ciebie w Biurze Informacyjnym KRK w Warszawie albo w punkcie informacyjnym KRK przy sądzie.

Pełnomocnik potrzebuje:

- **oryginału pisemnego pełnomocnictwa** — wpisz w nim, że pełnomocnik może **złożyć wniosek i odebrać zaświadczenie** w twoim imieniu (a jeśli chcesz formularz wielojęzyczny — także o jego wydanie);
- potwierdzenia **opłaty skarbowej 17 zł** za pełnomocnictwo;
- opłaty **30 zł** za zaświadczenie (gotówką w kasie, znakiem opłaty sądowej albo przelewem);
- własnego dokumentu ze zdjęciem.

Przy składaniu wniosku na miejscu zaświadczenie zwykle wydaje się od razu, a wyjątkowo w ciągu 7 dni. Biuro w Warszawie przyjmuje bezpośrednio od jednej osoby maksymalnie 3 zapytania dziennie.

## Polski dokument w Belgii: apostille, tłumaczenie, formularz wielojęzyczny

Zaświadczenie o niekaralności należy do dokumentów objętych **rozporządzeniem UE 2016/1191**. Belgijski urząd nie może więc żądać na nim **apostille**. Szczegóły opisujemy w poradniku [Polski dokument w belgijskim urzędzie — kiedy apostille i tłumaczenie są zbędne?](/baza-wiedzy/polski-dokument-w-belgijskim-urzedzie-apostille-tlumaczenie/).

Zamiast tłumaczenia możesz zamówić **wielojęzyczny standardowy formularz** (FR: *formulaire type multilingue*, NL: *meertalig modelformulier*):

- kosztuje **17 zł**;
- jest przeznaczony dla **obywateli polskich** i tylko do informacji, że nie figurujesz w kartotece karnej;
- zamówisz go razem z zaświadczeniem albo później — przez e-KRK, w punkcie informacyjnym KRK lub w Biurze Informacyjnym KRK (osobiście albo przez pełnomocnika);
- we wniosku wybierasz jeden język urzędowy UE, np. francuski albo niderlandzki — zależnie od tego, gdzie złożysz dokument;
- jest tylko **tłumaczeniem pomocniczym** i zawsze idzie razem z zaświadczeniem.

Jeżeli odbiorca mimo to chce tłumaczenia, według KRK wykona je tylko tłumacz przysięgły, na twój koszt. Biuro Informacyjne KRK nie przekazuje dokumentów do MSZ w celu nadania apostille.

## Co zrobić, jeśli…

**…odbiorca nie przyjmuje pliku XML?** Złóż wniosek pocztą albo przez pełnomocnika i poproś o dokument papierowy.

**…nie zdążysz z terminem?** Najszybciej działa pełnomocnik w Polsce — przy wizycie na miejscu zaświadczenie zwykle wydaje się od razu.

**…masz też obywatelstwo innego państwa UE?** KRK sprawdza wtedy także rejestr karny tego państwa, co może wydłużyć czas oczekiwania.

**…działasz jako wolontariusz przy koloniach lub obozach dla dzieci?** Kandydaci na wychowawców lub kierowników wypoczynku dzieci i młodzieży mogą dostać zaświadczenie bez opłaty — dołącz pismo organizatora.

## Krótka checklista

- zapytaj odbiorcę: polski KRK czy belgijski wyciąg, plik czy papier, jaki język;
- masz profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany → e-KRK, 20 zł, płatność tylko w systemie;
- nie masz → poczta (30 zł, przelew na rachunek MS z tą samą datą co we wniosku) albo pełnomocnik (30 zł + 17 zł za pełnomocnictwo);
- do Belgii zamów formularz wielojęzyczny (17 zł) zamiast tłumaczenia, jeśli odbiorca go przyjmie;
- nie drukuj pliku XML jako „oryginału”.